Effektive Betriebsverwaltung mit Content-Management-Systemen

Word ist ein Programm, welches aus dem allgemeinen Office-Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Quasi konkurrenzlos, ist es das Standardprogramm in der Textverarbeitung. Doch es ist längst nicht für alle denkbaren Texte die beste Lösung.

Mit den Formatvorlagen kann Word zwar hervorragend einen Text strukturieren. Auch ist mit der Einrichtung einer DOT-Datei das vernetzte Arbeiten mit mehreren Mitarbeitern zur Herstellung gleichförmiger Produkte möglich. Dennoch: Word hat seine Grenzen, insbesondere dann, wenn es um das Einbinden von Grafiken wie Piktogrammen, Fotos oder anderen Illustrationen geht.

In der Einzelfertigung technischer Dokumente hat sich deshalb FRAME MAKER als Standardprogramm durchgesetzt. In grösseren Betrieben ist es aber ebenfalls nur bedingt als Lösung zu gebrauchen.

Besonders in der technischen Redaktion ist die gleichförmige Formatierung von Texten geradezu lebenswichtig. Unsauber eingepflegte Warnhinweise, durch Formatierungsfehler missverständliche Handlungsschritte oder einfach nicht normgerecht erstellte Dokumente können nicht nur empfindliche Rechtsfolgen haben.

Vor allem ist der sichere Betrieb eines Produktes durch eine fehlerhafte Dokumentation nicht mehr gewährleistet. Die technische Redaktion eines Betriebes leidet oft genug unter dem Stigma, ein lästiges Anhängsel der Konstruktion zu sein. Nach europäischer und internationaler Rechtslage ist die Bedienungsanleitung jedoch ein integraler Bestandteil des Produktes, ebenso wie es seine Betriebsmittel, seine Steuerung oder seine Komponenten sind. Die Bereitstellung eines leistungsstarken Content-Management-Systems (CMS) ist deshalb für den effizienten und vor allem rechtssicheren Betrieb einer technischen Redaktion unabdingbar.

Die Effizienz ist jedoch ein weiterer, entscheidender Faktor für die Einführung eines leistungsstarken CMS. Einmal eingeführt, geht die Arbeit in einer Dokumentationsabteilung einfach wesentlich schneller. Die Dokumente werden nicht nur gleichförmiger, sie sind auch erheblich schneller erstellbar. Ermöglicht wird dies durch weitreichende Standardisierungsmöglichkeiten, welche ein modernes CMS bietet. Die Wiederverwendung von Kapiteln, Textbausteinen und sogar Sätzen wird mit einem leistungsstarken CMS ebenso unterstützt wie die Einbindung von Grafiken und einer produktionsfertigen Druckvorlage.

Den grössten Vorteil haben CMS jedoch dadurch, dass sie sich weitreichend in ein Betriebsverwaltungssystem einbinden lassen. Die Anbieter dieser Systeme sind in puncto SAP-Schnittstellen, Datenbanken und internationale Vernetzung wesentlich fortgeschrittener als das gute alte Word.

Bei allen Vorteilen gibt es bei hochwertigen CMS auch Nachteile. Dies betrifft vor allem den Preis. Der guter Lösungen ist mit dem hochwertiger Grafikprogramme vergleichbar. Erträglich wird die Lizensierung dieser Programme durch modular erweiterbare Lösungen. Auch die Beschränkung auf wenige Anwender macht ein gutes CMS bezahlbar.

Abgeraten werden soll hingegen an dieser Stelle von Freeware-Lösungen. Diese haben häufig gegenüber Word und FRAME MAKER kaum Vorteile, dafür aber erhebliche Nachteile, welche erst mit dem Zukauf einer erweiterten Version beseitigt werden. Grundsätzlich kann man aber von einem gut eingeführten CMS eine Steigerung der Effizienz erwarten, welche den Anschaffungspreis schnell amortisiert.

 

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