Ein professionelles Meeting erfordert eine perfekte Umgebung

Die Einladung für das Meeting ist ausgesprochen, der Termin steht an. Die letzten Überlegungen sausen durch den Kopf. Ist die Präsentation gelungen? Wurden alle wichtigen Punkte berücksichtigt, um den Kunden ganz sicher vom eigenen Produkt zu überzeugen? Wird es eine zähe Verhandlung oder überzeugt die Produktqualität von Anfang an?

Nicht zu unterschätzen ist dabei immer auch das räumliche Ambiente.

Eine positive Grundstimmung findet schon beim Betreten des Konferenzraumes statt. Dieser sollte professionell eingerichtet sein und das Anspruchsdenken des Unternehmens widerspiegeln. Dabei kann mit Farbgestaltung und Lichteffekten eine vertrauliche Atmosphäre geschaffen werden. Eine Präsens des Logos ist verschiedentlich möglich.

Lassen Sie sich dabei immer professionell beraten. Präsentationsmittel, wie z. B. der Beamer, sollten immer vor Eintreffen der Besucher auf Funktionsfähigkeit überprüft werden. Tische und Stühle sowie andere nützliche Gegenstände sollten aufeinander abgestimmt sein und die Wertigkeit des Unternehmens zum Ausdruck bringen. Die Tischdekoration sollte stilvoll und minimalistisch gewählt werden. Dadurch kann jeder Besucher, aber auch die einladende Firma den Tischbereich mit Akten bzw. Laptops nutzen, ohne dabei Gefahr zu laufen, Dekorationen umzukippen bzw. wegstellen zu müssen. Die Gestaltung mit einem Profi des Innenausbaus abzustimmen, macht sich immer bezahlt.

Häufig wird es sehr positiv aufgenommen, wenn Besprechungsräume eine schalldichte Tür aufweisen, so können vertrauliche Dinge gut ausgetauscht werden. Da die Lage des Konferenzraumes wegen der Raumhelligkeit gerne südlich ausgerichtet wird, ist eine Verdunkelungsmöglichkeit unabdingbar.

Staubschichten oder Flecken jeglicher Art sind ein No-go und ohne Diskussion zu vermeiden. Der erste Eindruck zählt und innerhalb der ersten drei Sekunden entscheidet der Kunde schon, ob er der Firma jemals einen Auftrag erteilen wird oder nicht. Dabei gibt es keine zweite Chance.

Professionalität macht sich immer bezahlt. Nutzen Sie den Besprechungsraum als Marketinginstrument.

 

Oberstes Bild: © g-stockstudio – Shutterstock.com