So wird das Charity Event ein voller Erfolg
Ein Charity Event zu planen, macht besonders viel Freude, wenn es richtig angegangen wird. Hier profitieren nämlich nicht nur die geladenen Gäste, sondern auch die Bedürftigen oder der Verein, welcher mit den eingenommenen Geldern unterstützt wird.
Damit die Wohltätigkeitsveranstaltung allen Beteiligten gefällt und für noch mehr Einnahmen sorgt, ist eine sorgfältige Planung vorab unabdingbar. Grob werden die Phasen der Planung und Ausrichtung in vier bis fünf verschiedene Phasen aufgeteilt, die aus der Ideenfindung, der Organisation, den Vorbereitungen und dem Marketing sowie der Nachbereitung bestehen.
Ausgefallene Ideen führen zum Erfolg
Um ein Charity Event zu veranstalten, stehen viele verschiedene Mottos zur Auswahl. Besonders gut kommen aufregende Shows an, welche sich vor allem um das Thema Fashion drehen. Alternativ hierzu kann eine Movie-Nacht veranstaltet werden. Handelt es sich bei der Vorführung um solche Filme, die einem breiten Publikum gefallen, ist dieses Motto besonders erfolgsversprechend.
Wer würde nicht gerne einmal einige Stunden in einem echten Casino verbringen, hat sich bisher aber nicht so richtig getraut? Diese Tatsache können sich Veranstalter eines Charity Events zu Nutzen machen. Eine Casino-Nacht gilt als besonders ausgefallen und lockt viele Gäste an. Ob zu diesem Zweck ein bestehendes Casino angemietet wird oder lieber ein provisorisches Casino auf eigene Faust zum Beispiel in einer Festahalle eingerichtet wird, hängt vom Budget sowie vom Zeitrahmen ab.
Als besonderer Klassiker, welcher dennoch ausgefallen ist, gilt die Gala. Hier wird nicht nur die Location selbst eher mondän gestaltet, sondern auch die Speisen und Getränke müssen hohen Standards entsprechen. Diese Art des Charity Events bietet sich besonders dann an, wenn prominente Gäste erwartet werden. Diese sind in der Regel nicht so einfach zu beeindrucken und erwarten daher einiges.
Konzept festlegen und Chance auf hohe Spendensumme verbessern
Wenn erst einmal feststeht, welche Art des Charity Evets veranstaltet werden soll, wird das Konzept entwickelt. Wie soll zum Beispiel das Geld für die Spenden eingesammelt werden? Wie werden die Zwecke präsentiert, zu welchem die Spendengelder benötigt werden?
Damit möglichst viel Geld zusammenkommt, sollten nicht nur „normale“ Menschen von nebenan, sondern auch Prominente eingeladen werden. In diesem Fall sitzt der Geldbeutel aufgrund eines psychologischen Phänomens in der Regel etwas lockerer, da niemand als Knauser dastehen möchte.
Hinsichtlich der Spendensumme kann auch die Jahreszeit eine grosse Rolle spielen. Es bietet sich an, die Charity Veranstaltung im Winter oder Herbst und noch besser kurz vor Weihnachten zu veranstalten. Hier kommt mehr zusammen, da die Menschen in dieser Zeit eher an Bedürftige denken und mehr Sinn für soziale Projekte mitbringen.
Budget genau kalkulieren
Wie bei anderen Veranstaltungen auch, ist das Budget ausschlaggebend für die Grösse des Events. Es sollte von Anfang an feststehen, wie viel Geld insgesamt zur Verfügung steht. Anschliessend muss die Summe unterteilt werden in Posten wie Personal, Location, Marketing, Ausstattung und Verpflegung sowie Unterhaltung.
Wer sich rechtzeitig um zahlungskräftige Sponsoren kümmert, der kann eine Firma oder eine private Person finden, welche auch höhere Ausgaben mitfinanziert. Hier ergibt es Sinn, wenn der Entscheider eine gewisse Verbindung zu dem Zweck der Charity Veranstaltung hat. Handelt es sich zum Beispiel um eine Veranstaltung, welche Spendengelder für Tierheime sammelt, so bieten sich Tierfuttermittelhersteller oder ähnliches an.
Das Budget sollte nicht zu knapp geplant werden. Ein kleiner Betrag in Höhe von zehn bis zwanzig Prozent darf nicht verplant werden, sondern als eine Art „Notgroschen“ herhalten. Stellt sich gegen Mitte oder Ende der Planungsphase heraus, dass an einer Stelle zu knapp gerechnet wurde, kann dieser Betrag die entstandene Lücke stopfen.
Marketing für das anstehende Event organisieren
Das Charity Event bekannt zu machen gehört zu einer der wichtigsten Aufgaben überhaupt. Wenn niemand von der Veranstaltung weiss, dann kommen weniger Gäste und es wird folglich kaum Geld eingenommen.
Zum einen können die klassischen Möglichkeiten ausgeschöpft werden. Hierzu gehört zum Beispiel das Werben in den Printmedien oder im Radio. Ergänzend bietet es sich an, gut designte Plakate direkt vor Ort aufzuhängen. Diese sind allerdings nicht nur im Hinblick auf den Entwurf und den Druck recht kostspielig, sondern bedürfen auch einer ausdrücklichen Genehmigung der Gemeinde oder Stadt.
Persönliche Einladungen können dann verschickt werden, wenn die Gäste bereits im Vorfeld ausgesucht wurden und es sich eher um eine kleine Anzahl handelt. Natürlich es auch möglich, dass die klassische Werbung mit den persönlichen Einladungen kombiniert werden. Auf diese Weise kann erzielt werden, dass sowohl die Öffentlichkeit als auch einzelne, sehr wichtige Personen von dem geplanten Event erfahren.
Da sich bei einem Charity Event alles um den wohltätigen Zweck dreht, sollte dieser auch in puncto Marketing im Fokus stehen. Deshalb wird bei der Werbung nicht nur das Events selbst mit allen seinen Vorzügen wie zum Beispiel der Bewirtung und Unterhaltung in den Vordergrund gestellt. Vor allem der Zweck des Spendensammelns steht im Fokus. Im besten Fall werden auf diese Weise sowohl potenzielle Gäste als auch weitere Sponsoren aufmerksam.
Auch nach einem erfolgreichen Event sollte die Veranstaltung noch einmal öffentlich erwähnt werden, um sich für Spenden zu bedanken.
Quellen:
Titelbild: K. Decha – shutterstock.com
