Digitale Sprachassistenten in Büros auf vielfältige Weise einsetzen

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Digitale Sprachassistenten wie Alexa, Cortana und Siri befinden sich weiter auf dem Vormarsch. Galten sie lange als hilfreiches Gadget für den Privatbereich, entdecken nun auch immer mehr Unternehmen die Systeme für sich. Wie im privaten Umfeld finden die Assistenzen auch in Unternehmen vielfältige Einsatzmöglichkeiten. 

Längst gibt es für die Anwendung im Büro mehr als einen digitalen Sprachassistenten. Unternehmen wie Apple, Google und IBM buhlen um die Gunst der gewerblichen Anwender. Auch Amazon hat mit seiner Alexa auf das wachsende Interesse von Seiten der Gewerbebetriebe reagiert und arbeitet unaufhaltsam an Lösungen, die das System für Betriebe attraktiver machen sollen.

Dabei verfolgen die digitalen Sprachassistenten ganz unterschiedliche Ziele. Cortana wurde als eines der ersten Systeme speziell für Unternehmen auf den Markt gebracht und dient als Assistentin bei einer Vielzahl von klassischen Büroaufgaben. Bei Alexa geht es dagegen vor allem für Entwickler Amazon darum, zusätzlichen Umsatz im eCommerce zu realisieren. Dagegen ist Watson Assistant wiederum eine Lösung, die speziell für den Einsatz in den Unternehmen entwickelt wurde. In vielen Unternehmen stehen die digitalen Sprachassistenten bislang noch am Anfang und werden nur zögerlich verwendet. Das ist teilweise auch den Funktionen geschuldet, die noch nicht vollständig auf den Einsatz im beruflichen Umfeld ausgelegt sind.

Nach Einschätzungen von Experten dürfte sich das aber in den kommenden Jahren schlagartig ändern. Die Entwickler arbeiten permanent daran, ihre KI-Systeme noch attraktiver und spannender zu machen. Gleichzeitig soll die Zuverlässigkeit der Funktionen weiter verbessert werden. Erste Fortschritte sind längst bei der Auswahl der Funktionen erkennbar, sodass der Einsatz der Systeme tatsächlich die Effizienz steigern kann.

Digitale Sprachassistenten versprechen Mitarbeiterentlastung

Auch wenn sich die digitalen Sprachassistenten erheblich in ihren Funktionen unterscheiden, verfolgen sie im Wesentlichen ein Ziel: sie versprechen eine effiziente Entlastung der Mitarbeiter. Hierfür erledigen sie quasi auf Zuruf verschiedene Aufgaben, die sonst noch von Hand erfolgen müssten. Wie genau das aussehen kann, hat Amazon mit seiner Anwendung Alexa for Business, die leicht über den Amazon Echo nutzbar ist, vorgemacht. Die Funktion trägt verschiedene Termine, die die Mitarbeiter nennen, automatisch in den Kalender ein. Weiterhin können Erinnerungen für Meetings abgerufen werden, sodass keine wichtigen Termine vergessen werden.

Unternehmen, die noch einen Schritt weitergehen möchten, können zudem auf das Alexa Raumbuchungs-Tool ausweichen. Dieses ermöglicht den einfachen Zugriff auf den Konferenzraum, sodass dieser von den Mitarbeitern für eigene Tagungen gebucht werden kann. Auch zum Start von Meetings verspricht Alexa eine wertvolle Unterstützung. So werden die Teilnehmer automatisch angerufen.

Nachdem die Funktionalität von Alexa beim Einsatz in Unternehmen lange Zeit doch stark begrenzt war, schaffte die Kombination mit Cortana von Microsoft schliesslich den erhofften Durchbruch. Seitdem kann über die Sprachassistentin von Amazon beispielsweise auch ganz einfach auf die verschiedenen Windows-Anwendungen wie zum Beispiel Outlook zugegriffen werden.


AI-Sprecher

Digitale Sprachassistenten sollen kleinere Aufgaben übernehmen und im Alltag Zeit sparen. (Bild: metamoworks – shutterstock.com)


Anwendung in Unternehmen setzt massgeschneiderte Lösungen voraus

Damit die digitalen Sprachassistenten in den Unternehmen wirklich eine Hilfe sind und die erhoffte Effizienz bieten, sind die Betriebe auf massgeschneiderte Lösungen angewiesen. Es reicht keinesfalls mehr aus, einen Sprachassistenten, der aus dem Privatbereich bekannt ist, einfach für die Anwendung in Unternehmen zu nutzen. Wie genau diese aussehen kann, hat IBM mit seinem Sprachassistenten Watson vorgemacht.

Mit Watson ist IBM von Anfang an einen ganz anderen Weg gegangen als dies bei vielen Systemen der Fall ist. Während sich Google, Apple und auch Amazon nicht nur für einen digitalen Assistenten, sondern auch für die passende Hardware entschieden haben, verfolgt IBM das Ziel, dass Hardwarehersteller auf die Software zurückgreifen. Watson soll demnach als White-Label-Technologie in verschiedenen Geräten auf Bedarf abrufbar sein.

Diese Vorgehensweise bringt nicht nur für die Hardwarehersteller erhebliche Vorteile mit, sondern auch für die Anwender selbst. So müssen sie sich bei den Befehlen, die im Büro gegeben werden, nicht an ein bestimmtes Schema halten. Stattdessen können sie die Befehle ganz flexibel wählen.

Vor- und Nachteile der Sprachassistenten im Büro

Die Anwendung von Sprachassistenten in den Büros ist vor allem aus Sicht der Effizienz sehr interessant, stellt aber nur eine Seite dar. Die Weiterentwicklung der KI-Systeme lässt es zu, dass die Sprachassistenten mit verschiedenen Anwendungen kombiniert werden. Dadurch können die Anwendungen von den Mitarbeitern in Zukunft noch effizienter genutzt werden.

Ein Punkt, der bei vielen Unternehmen mit Blick auf den Einsatz der digitalen Sprachassistenten noch für Verunsicherung sorgt, ist der Datenschutz. Tatsächlich ist es so, dass alle gängigen Systeme dieser Art in der Vergangenheit schon mehr als einmal in der Kritik standen, weil sie Daten gesammelt und an die Mutterkonzerne weitergegeben haben. Gerade für Unternehmen ist das besonders brisant. Zum einen sind sie natürlich zu einem sensiblen Umgang mit den Kundendaten verpflichtet, zum anderen fürchten sie, dass Daten so auch von der Konkurrenz abgegriffen werden können.

 

Titelbild: MagicPitzy – shutterstock.com


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