Nutzen Sie Ihre Zeit effektiv und selbstbestimmt
VON Ulrich Beck Organisation Selbstmanagement
Aber: Von alleine wird das nicht passieren. Sie müssen schon entschlossen an die Sache herangehen und die Initiative ergreifen, damit Sie eine dauerhafte und nachhaltige Lösung für Ihr Zeitproblem finden.
Die Verantwortung liegt bei Ihnen
Ohne Wenn und Aber: Die Verantwortung für ein gutes Zeitmanagement liegt bei Ihnen selbst! Sie wissen, dass ständiger Termindruck auf Dauer zu Rückschlägen in Ihrer Karriere führt, Sie körperlich und psychisch belastet und Ihnen letztlich die Freude am Job nimmt. Am Ende steht gar der in den letzten Jahren viel diskutierte Burn-out. Lassen Sie es nicht so weit kommen!
Wer in der Zeitfalle steckt, weiss in der Regel ganz genau, dass er sich diese Falle selbst aufgestellt hat bzw. selbst hineingelaufen ist. Am Ende hilft nur eins: Sie müssen Ihre täglichen Aufgaben exakt strukturieren und dann methodisch abarbeiten, um wieder der souveräne Herr über Ihre Zeit zu werden. Dazu gehört aber als erster Schritt, dass Sie die Verantwortung für sich selbst übernehmen und sich nicht in Ausreden verrennen oder auf Umstände von aussen verweisen.
Das heisst konkret, dass Sie heute noch beginnen, Ihre Zeit neu einzuteilen. Warten Sie nicht bis morgen, nächste Woche oder auf eine „günstige Gelegenheit“. Sie sind für die Organisation Ihrer Projekte und Aufgaben, für Ihr eigenes Arbeitspensum und die entsprechende Planung selbst verantwortlich. Wenn Sie dies verinnerlicht haben, können Sie loslegen. Folgende Schritte können Ihnen am Anfang dabei helfen.
Bringen Sie Struktur in Ihre Aufgaben
Legen Sie folgende Kategorien für Ihre Aufgaben fest: Was ist unerledigt und muss noch bearbeitet werden? Was ist erledigt und kann in die Ablage? Welche Aufgaben und Projekte sind im Prozess und bedürfen einer Wiedervorlage? Was ist Müll und kann in die „Rundablage“? Wenn dies geschehen ist, bleiben die unerledigten und die schwebenden Aufgaben übrig. Jetzt ist es wiederum sinnvoll, Kategorien bzw. Prioritäten festzulegen.
Weisen Sie den unerledigten Jobs Prioritäten zu. Was ist dringend und wichtig und muss getan werden (Priorität 1)? Was ist wichtig, aber nicht so dringend (Priorität 2)? Was ist zeitlich dringend, aber inhaltlich nicht so wichtig (Priorität 3)? Bei den im Prozess befindlichen Jobs gehen Sie ähnlich vor, indem Sie sie in vier Zeitkategorien einteilen. Was muss innerhalb von einer oder zwei Wochen, was innerhalb des nächsten Monats oder des nächsten Quartals erledigt werden? Wenn Sie auf diese Weise ein Ordnungsschema für Ihre Aufgaben angelegt haben, können Sie systematisch mit dem Abarbeiten beginnen, ohne sich zu verzetteln.
Atmen Sie einmal tief durch. Sie haben den ersten Schritt erfolgreich bewältigt. Das sollte Sie motivieren, erfolgreich am Ball zu bleiben. Strukturieren Sie nun Ihre Arbeitszeit und legen Sie verschiedene Phasen fest. Für unerledigte Jobs der Priorität 1 sollten Sie jede Störung von aussen abblocken. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen darüber und erklären Sie, dass Sie auch für Kunden in dieser Zeit nicht erreichbar sind.
Reservieren Sie sich für diese Phase die Zeit, in der Ihre Leistungsfähigkeit besonders hoch ist. Bleiben Sie trotz aller Struktur flexibel, indem Sie Pufferzeiten festlegen. Sollten sich Prioritäten plötzlich ändern oder etwas Unvorhergesehenes eintreten, bleibt Ihnen genug Luft. Gönnen Sie sich Pausen, um Energie zu tanken. Auch kurze Entspannungsphasen gehören zu einem guten Zeitmanagement.
Verzichten Sie auf Kleinkram
Ein letzter, aber beileibe kein unwichtiger Schritt: Überlegen Sie, welche Tätigkeiten nur sogenannte Zeitfresser sind, und schalten Sie diese freundlich aber bestimmt ab. Oft sind es nur Kleinigkeiten, aber in der Summe kommt einiges zusammen. Vermeiden Sie zum Beispiel unnötige Telefonate oder zeitlich ausufernde Meetings und Konferenzen, wenn es irgendwie geht. Blocken Sie allzu schwatzhafte Kollegen und Mitarbeiter mit Hinweis auf ihre Aufgaben ab.
Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen, Streitereien um Prinzipien und langwierige Diskussionen ohne Ergebnisse. Als Führungskraft sollten Sie sich auch folgende Fragen stellen: Habe ich genügend Vertrauen in meine Mitarbeiter, um einen Teil meiner Aufgaben entsprechend zu delegieren, statt sie selbst zu erledigen? Versuche ich vielleicht, zu perfekt zu sein? Wenn ich delegiere, sind meine Aufgabenstellungen dann klar und deutlich genug, dass ich keine Missverständnisse hervorrufe und somit Rückfragen provoziere, die mich wieder unnötig Zeit kosten?
Sie werden sehen, wieviele Freiräume Sie sich schaffen können, wenn sie diese Zeitfresser ausschalten. Souveränität über Ihre eigene Zeit bedeutet aber mehr als „Zeit sparen“. Nur wenn Sie bewusst und effektiv Ihren Tag planen, kommen Sie langfristig aus der Zeitfalle heraus und vermeiden Stress und Termindruck.
Oberstes Bild: © merzzie – Shutterstock.com
Mehr zu Ulrich Beck
hat Germanistik, Geschichte und Philosophie studiert und ist zusätzlich ausgebildeter Mediendesigner im Segment Druck. Er schreibt seit über 30 Jahren belletristische Texte und seit rund zwei Jahrzehnten für Auftraggeber aus den unterschiedlichsten Branchen.
