KI-Technologie: Was ist Intelligence Document Processing?

Die KI wird 2024 immer mehr Prozesse in Wirtschaft, Business und der Arbeitswelt allgemein übernehmen.

Denn bei allen Zweifeln, Skepsis und Kritik wird sie enorm Zeit und Energie sparen. Ein Bereich von vielen ist das Intelligence Document Processing

Die Grundlagen von Intelligence Document Processing (IDP)

Intelligence Document Processing bezieht sich auf den Einsatz von fortgeschrittenen KI-Technologien zur automatisierten Extraktion, Verarbeitung und Analyse von Informationen aus verschiedenen Arten von Dokumenten. Dieser Ansatz revolutioniert die herkömmliche Dokumentenverarbeitungsprozesse, indem er maschinelles Lernen, Natural Language Processing (NLP) und andere intelligente Algorithmen nutzt.

Das bedeutet natürlich auch, dass keine Menschen mehr benötigt werden, wenn wissenschaftliche Dokumente und Daten ausgewertet werden sollen. In kürzester Zeit kann KI-Technologie hochkomplexe Inhalte auswerten, zusammenfassen und zusammenfügen.

Die Schlüsselkomponenten: Wie arbeitet IDP?

Zunächst greift die IDP mit Optischer Zeichenerkennung auf gedruckte oder handgeschriebene Texte oder Dokumente zu. Dann kann sie in den Dokumenten bestimmte Muster erkennen und diese automatisch klassifizieren. So identifiziert die IDP unterschiedlichste Dokumententypen und wertet sie aus.

Mit der sogenannten Entitätsextraktion holt sich die IDP spezifische Infos wie Namen, Daten, Orte und eben alle gewünschten Details aus den Dokumenten. Zudem kann sie Kontext verstehen und Beziehungen zwischen den Daten erkennen. Basierend auf diesem Schritt trifft sie vorab programmierte Entscheidungen, integriert relevante Daten in die Geschäftsprozesse oder löscht Überflüssiges.

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Was ist der Unterschied zwischen der bisherigen automatischen Auswertung von Daten und IDP?

Während man bisher Datenbankabfragen oder einfache Regelbasierte Systeme nutzte, kann die IDP Dokumente auf intelligente Art und Weise verstehen, verarbeiten bzw. auswerten.

Vor allem kann die IDP aus unstrukturierten Dokumenten Infos extrahieren. Beispielsweise aus Bildern Text lesen und gescannte Dokumente auswerten. Bisher konnte man nur mit Tabellen und standardisierten Formaten arbeiten.

Die IDP versteht den Kontext von Texten und sieht nicht nur die Daten. Durch das Deep Learning kann sie sich auch an neue Muster anpassen und ihre Leistung im Verstehen und Auswerten noch verbessern.

Effizienzsteigerung: IDP reduziert den manuellen Arbeitsaufwand bei der Dokumentenverarbeitung erheblich. Dies führt zu schnelleren Durchlaufzeiten und geringeren Fehlerquoten.  Während die menschliche Konzentration nach einer Weile nachlässt und das menschliche Auge nicht alles erkennen und erfassen kann, sind Maschinen pausenlos einsatzbereit.

Bessere Datengenauigkeit: Durch den Einsatz von maschinellem Lernen und fortgeschrittener Analytik verbessert IDP die Genauigkeit bei der Extraktion und Interpretation von Informationen.

Skalierbarkeit: Die automatisierte Natur von IDP ermöglicht eine einfache Skalierung, um den Anforderungen wachsender Datenmengen gerecht zu werden.

Compliance und Sicherheit: IDP kann dazu beitragen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem es sicherstellt, dass Dokumentenverarbeitungsvorgänge den gesetzlichen Richtlinien entsprechen. Gleichzeitig bietet es fortschrittliche Sicherheitsmechanismen, um vertrauliche Informationen zu schützen.

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Zukunftsaussichten für den Einsatz von IDP

Mit kontinuierlichen Fortschritten in den Bereichen maschinelles Lernen und KI werden IDP-Systeme noch leistungsfähiger und vielseitiger werden. Unternehmen werden dadurch in der Lage sein, ihre Datenströme effizienter zu verwalten und wertvolle Einblicke aus Dokumenten zu gewinnen.

Das bedeutet, dass in Zukunft sowohl grosse als auch kleine Firmen oder auch einzelne Selbstständige ihre Daten viel schneller und effizienter analysieren und auswerten lassen können. Während dies bei grossen Firmen bedeutet, dass sie sämtliche Prozesse optimieren können, den Einkauf besser steuern, die Ausgaben reduzieren und schneller auf Trends und Veränderungen reagieren, bedeutet das auch für kleine Unternehmer bedeutsame Fortschritte.

Auch Einzelunternehmer können mit Intelligence Document Processing arbeiten und so ihre einzelnen Arbeitsschritte optimieren, kundenspezifischer arbeiten und sich Fehlinvestitionen sparen. Das eigene Unternehmen kann durch die KI-Technologie stets auf den neuesten Stand gebracht werden.

Jeder kann damit trendorientierter arbeiten und seine Arbeitsabläufe auch im Kleinen optimieren.

Wie können z.B. auch Handwerker und Bauern von Intelligence Document Processing profitieren?

Intelligence Document Processing (IDP) wird auch für Handwerksbetriebe und Bauern bedeutende Vorteile bieten, indem es die Art und Weise, wie sie Informationen verwalten und Geschäftsprozesse abwickeln auf ein neues Level bringt.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Handwerksbetriebe und Bauern müssen oft mit einer Vielzahl von Rechnungen für Materialien, Dienstleistungen und andere Ausgaben umgehen können, diese lagern und sortieren. IDP kann den Prozess der Rechnungsverarbeitung automatisieren, indem es Daten extrahiert, klassifiziert und in Buchhaltungssysteme integriert. Das führt zu einer beschleunigten Rechnungsabwicklung und reduziert den administrativen Aufwand.

Dokumentenmanagement im Bauprozess

Im Bauwesen gibt es ebenso eine grosse Zahl an Dokumenten: Von Bauplänen über Genehmigungen bis hin zu Verträgen. IDP wird  diese Dokumente effizient organisieren, relevante Informationen extrahieren und den gesamten Bauprozess besser steuern. Das trägt dazu bei, Engpässe zu vermeiden und die Bauabwicklung zu beschleunigen.

Bestands- und Lagerverwaltung

Für Bauern ist die Verwaltung von Lagerbeständen und landwirtschaftlichen Produkten entscheidend. IDP wird sie dabei unterstützen, Lieferdokumente automatisch zu verarbeiten, Lagerbestände zu überwachen und Bestellprozesse zu optimieren. Dies führt zu einer effizienteren Ressourcennutzung und verringert das Risiko von Lagerbestandsengpässen.

Förderung von Compliance

Handwerksbetriebe und Bauern müssen oft verschiedene behördliche Vorschriften und Compliance-Standards einhalten. IDP wird sicherstellen, dass relevante Dokumente automatisch auf Einhaltung von Vorschriften geprüft werden.

Angebots- und Vertragsmanagement

Bei der Akquise von Aufträgen im Handwerk oder beim Abschluss von Vereinbarungen im landwirtschaftlichen Bereich spielen Angebote und Verträge eine zentrale Rolle. IDP kann relevante Informationen schnell extrahieren, Verträge überwachen um Fristen einzuhalten. Das verbessert die Effizienz im Angebots- und Vertragsmanagement.

Förderung von Entscheidungsfindung

Dies alles wird die Auswahl der besten Lieferanten bis zur Planung von Anbausaisons erleichtern. Insgesamt ermöglicht Intelligence Document Processing Handwerksbetrieben und Bauern eine Modernisierung ihrer Geschäftsprozesse und vermeidet Fehler.

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Kann jede Berufsgruppe von IDP profitieren?

IDP kann auch für Friseure, Studenten und alle, die ein Büro für ihre Arbeit brauchen, sehr von Nutzen sein.

Friseure, Dienstleister u.a.

Terminverwaltung:
Auch wenn die Terminvergabe vielleicht schon über eine Software erfolgt, kann die IDP diesen Prozess noch optimieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Das gilt natürlich für alle Berufsbereiche, in denen Termine vergeben werden und Kundendaten gespeichert. So spart sich jede Praxis die Anwesenheit einer Person, die die Termine telefonisch vergibt.

Kundenprofile:
Durch die automatisierte Verarbeitung der Kundenprofile, basierend auf freiwillig ausgefüllten Formularen, können Friseure, Ärzte und Therapeuten noch  genauer und schneller auf  Allergien oder spezielle Anforderungen eingehen und passende Produkte oder Anwendungen anbieten.

Rechnungsstellung:
Die automatische Verarbeitung von Rechnungen, insbesondere von Produkten und Dienstleistungen, beschleunigt den Abrechnungsprozess und stellt sicher, dass alles korrekt abgerechnet wird.

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Studenten, Lehrer, Wissenschaftler und Weiterbildungen

Automatisierte Notenverarbeitung:
IDP kann bei der automatisierten Verarbeitung von Prüfungsnoten und anderen schulischen oder universitären Dokumenten helfen, wodurch der manuelle Aufwand für Lehrkräfte und Administratoren reduziert wird. Das bedeutet zum Beispiel, dass eine grosse Menge an Lehrmaterial auf das Essentielle zum Lernen reduziert werden kann.
Der Student bekommt schneller einen Überblick über sein Fach und kann sich schneller und besser Grundwissen aneignen um dann seine Schwerpunkte zu setzen. Womöglich können sogar Klausuren maschinell gelesen und benotet werden, was das System weniger anfällig für persönliche Sympathien macht und damit objektiver.

Verwaltung von Bewerbungsunterlagen:
Bei Bewerbungsprozessen für Stipendien oder Studienplätze können Studenten von IDP profitieren, indem sie automatisch benötigte Unterlagen zusammenstellen und organisieren. Bereits  geschriebene Bewerbungen können wieder aufbereitet oder integriert werden.

Forschung und Literaturverwaltung:
IDP wird Studenten und Wissenschaftler dabei unterstützen, relevante Informationen aus wissenschaftlichen Artikeln und Forschungsdokumenten zu extrahieren und zu organisieren, was die Effizienz beim Schreiben von wissenschaftlichen Arbeiten erhöht. Besonders aktuelle Literatur und Änderungen können so schneller in die Arbeit einfliessen. Ein Nachteil ist sicherlich, dass der Lerneffekt beim Schreiben und Forschen dann nicht mehr der gleiche ist.

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In sehr vielen Bereichen wird IDP dazu beitragen, manuelle Aufgaben zu automatisieren, dadurch den Arbeitsaufwand erheblich zu reduzieren und die Genauigkeit bei der Verarbeitung von Dokumenten zu verbessern. Dies ermöglicht es in allen Berufsfeldern, den Fokus mehr auf kreative und strategische Arbeiten zu legen. Ein Vorteil für die meisten von uns, wenn dies auch eine erhebliche Umstellung erfordert und sicherlich viele Arbeitsplätze kosten wird.

 

Titelbild: Alexander Supertramp