Wie aus dem Ehrenamt ein Job werden kann

Längst ist eine Unternehmensgründung nicht mehr an die Einstellung eines festen Vor-Ort-Teams gebunden. Gerade für Entrepreneure kann die Zusammenstellung freier oder fester Mitarbeiter mit Homeoffice eine enorme finanzielle und logistische Erleichterung darstellen. Zudem eröffnen sich so einzigartige Möglichkeiten, auf Talent und Erfahrung ortsungebunden zuzugreifen – denn schliesslich wollen interessante Bewerber etwa aus Österreich oder Deutschland nicht immer in die Schweiz umziehen.

Aber wo Flexibilität und Budgetschonung die Sonnenseiten sind, gibt es auch eine potenzielle organisatorische Schattenseite: das Team-Management. Dieses sieht sich bei virtuell zuarbeitenden Mitarbeitern mit anderen Herausforderungen konfrontiert, als wenn diese mit der Geschäftsführung in einem Gebäude sitzen. Wir haben die fünf besten Tipps gesammelt, damit aus einem virtuellen ein echtes Team wird und Sie die Vorteile Ihrer Cloud-Struktur zum eigenen Vorteil voll ausnutzen können.

1. Definieren Sie Zuständigkeiten klar und transparent

Stellen Sie bestenfalls schon vor der ersten Einstellung ein nachvollziehbares Organigramm Ihrer Unternehmensstruktur auf, in dem die einzelnen Positionen klar voneinander abgegrenzt sind und die Zuständigkeiten unmissverständlich beschrieben werden. Vergessen Sie nicht: In einem virtuellen Team findet keine automatische Rollenverteilung statt, wie sie sich etwa dynamisch im täglichen Miteinander ergibt. Der Kommunikationsprozess ist weniger durchlässig als im klassischen Unternehmen, wo jeder durch Dialog und Beobachtung mitbekommt, was der andere gerade tut, welche Aufgaben von wem erledigt werden und wo Defizite entstehen.

Diesen ansonsten organischen Prozess müssen Sie durch klare Aufgabenzuweisungen und die Beschreibung von Verantwortung kompensieren – und zwar sowohl grundsätzlich als auch laufend im Hinblick auf anstehende Projekte und Aufgaben. Stellen Sie diese Organigramme jedem Mitarbeiter zur Verfügung, zusammen mit klar definierten Ansprechpartnern für alle wichtigen Unternehmensaspekte wie Lohn- und Gehaltsfragen, Buchhaltung etc. Ebenso ist es hilfreich, für jeden Mitarbeiter die Kontaktdaten, Erreichbarkeit und Arbeitszeiten anzugeben, falls Letztere vereinbart wurden.

2. Etablieren Sie ein intuitiv bedienbares, cloudbasiertes Intranet

Dieses sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein und eine konstant aktualisierte Darstellung aller ablaufenden Prozesse sowie extensive Kommunikations- und Kommentarfunktionen ermöglichen. Es gibt hierfür eine Vielzahl von Anbietern und Software auf dem Markt, sowohl kostenlos als auch kostenpflichtig. Nehmen Sie sich die Zeit, die einzelnen Programme zu testen und dasjenige auszuwählen, das den besten Workflow für Ihre individuellen Anforderungen verspricht, unabhängig vom Preis. An diesem Modul Ihres Team-Managements sollten Sie keinesfalls sparen. Kommunizieren Sie klar, dass der Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens ausschliesslich über die Plattform abläuft, um Verdoppelungen oder Datenlücken zuvorzukommen.

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3. Formulieren Sie die Zielvorgaben klar und unmissverständlich

Damit alle Mitarbeiter auch von unterschiedlichen Orten aus an einem Strang ziehen, sind detaillierte, eindeutige Zielvereinbarungen unumgänglich. Diese sollten nicht nur den zu bearbeitenden Inhalt, sondern auch die vorgesehene Dauer, das Budget und die Aufgabenverteilung beinhalten. Wöchentliche Reports sollten sich auf diese Initial-Vereinbarungen beziehen, damit Sie einen kontinuierlichen Ergebnisabgleich vornehmen können und Kursabweichungen schnell erkennen. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen schriftlich an alle, aber auch nochmals mündlich an jeden Mitarbeiter einzeln. Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied individuell wahrgenommen und in seiner Kompetenz anerkannt wird, wenn es um den persönlichen Beitrag zum gewünschten Gesamtergebnis geht.

Erledigte Aufgaben müssen genau protokolliert und sichtbar gemacht werden. Wenn Deadlines über einen gewissen Punkt hinaus überschritten sind, sollte ein automatisches Warnsystem greifen, das in Ihre Organisationssoftware integriert werden kann. Auf diese Form des Controllings sollten Sie dezidiert Wert legen; es diszipliniert nicht nur das Team, sondern auch Sie selbst auf konstruktive Weise.

4. Werden Sie von Zeit zu Zeit persönlich

In bestimmten Abständen ergibt es Sinn, das virtuelle Team an einen echten Tisch zu bringen – denn auch Videokonferenzen und Telefonschaltungen ersetzen nicht die Dynamik persönlicher Begegnungen. Arrangieren Sie diese Treffen in gemeinsamer Absprache, statt einfach einen Termin zu bestimmen – helfen können dabei Orga-Tools wie etwa eine Doodle-Abstimmung.

Besonders hilfreich sind diese Meetings, wenn es um Grundsätzliches geht – etwa die Geschäftsentwicklung im kommenden Jahr oder die Akquise neuer Projekte. Lockern Sie die Treffen ruhig mit einem Incentive-Event auf, das gleichzeitig einen Teambuildingcharakter hat. So schaffen Sie einen zusätzlichen Motivator, zeigen gleichzeitig Ihre Wertschätzung für geleistete Arbeit und unterstützen den kreativen Fluss zwischen Mitarbeitern, die einander normalerweise nicht persönlich begegnen.

5. Bleiben Sie ansprechbar

In virtuell geführten Firmen können Sie einem Mitarbeiter nicht mal eben im Vorbeigehen zu einem gut gemachten Projekt gratulieren. Dennoch ist explizite Wertschätzung hier ebenso wichtig wie überall im zwischenmenschlichen Bereich. Das Gleiche gilt für die Wahrnehmung von Mitarbeiterbedürfnissen: Nur weil Sie Unzufriedenheit nicht spüren, heisst das nicht, das sie nicht destruktiv auf Ihren Unternehmenserfolg einwirken kann – im Gegenteil. Finden Sie regelmässig Zeit, Ihren Mitarbeitern telefonisch zuzuhören und ihre Wünsche zu respektieren. Fragen Sie sie proaktiv, ob es Änderungsvorschläge gibt. Gehen Sie auf diese im Detail ein und setzen Sie sie, wo möglich, so schnell es geht um, damit Ihre Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen.

 

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