Ihr Business-Event im Blickpunkt – mit guten Fotografien

Fotografien sind nicht nur eine schöne Erinnerung an Urlaube und besondere Ereignisse in unserem Leben. Im Marketing, für den Internet-Auftritt und die Darstellung eines Unternehmens sind professionelle Bilder nicht zu unterschätzen.

Für Ihre Business-Events sollten Sie unbedingt einen erfahrenen Fotografen suchen. Ihre Vorstellungen und Erwartungen an die Aussage der Bilder muss vorher genau abgeklärt werden. Hier folgen einige Tipps für die Suche nach einem geeigneten Fotografen und der erfolgreichen Kommunikation und Koordination von Veranstaltern, Gästen und Fotografen.

Kompetenz

Lassen Sie sich nicht nur Fotografien vorlegen, die Ihnen das handwerkliche Können des Fotografen beweisen. Beachten Sie im Portfolio die inhaltliche Ausrichtung des Künstlers. Wurde schon auf ähnlichen Events gearbeitet oder liegt sein Schwerpunkt auf einem anderen Gebiet? Bei einer Spezialisierung auf Portraits, Landschaften oder Reportagen kann womöglich das Anliegen Ihres Events mit Vorträgen und Ausstellung nicht ausreichend transportiert werden – selbst, wenn die Bilder von hoher Qualität zeugen.

Wenn der Fotograf bereits ähnliche Veranstaltungen und Events abgelichtet hat, aber keinerlei Erfahrung mit Ihrer Branche hat, seien Sie vorsichtig. Um erstklassige Resultate zu erzielen sollte sich der Fotograf zumindest einige Branchenkenntnisse aneignen, im Internet und in Prospekten sind viele Informationen zu finden.

Junge Unternehmen mit einem kleinen Budget werden kaum einen professionellen Fotografen engagieren können. In Online-Fotocommunities präsentieren sich viele halbprofessionelle Fotografen oder Amateure, die ausgezeichnete Arbeit leisten, nicht weit entfernt wohnen und Ihrem Stil entsprechend vorgehen. Vielleicht verhelfen Sie so einem Hobbyfotografen zu den nötigen Referenzen für eine berufliche Tätigkeit. Eine andere Möglichkeit bieten Fotoschulen. Diese noch ungeübten Schüler benötigen allerdings ein besonders ausführliches Briefing.

Vorgespräche

Beschreiben Sie Ihr Anliegen in allen Einzelheiten: die Art der Bilder, die Anzahl verwendbarer Aufnahmen, Einsatz für spätere Zwecke. Dienen sie der Public-Relations-Arbeit, der Werbung als Prospekt oder Imagebroschüre, der Information für den Medienbereich, dem eher emotionalen Transfer von Eindrücken für die Marketingabteilung?

Beschreiben Sie im Briefing detailliert Ihre Vorstellungen. Für die Werbung gedachte Fotos sollen eine durchgängig positive Ausstrahlung haben. In einem Blog dürfen die Aufnahmen glaubwürdig, aus dem Leben gegriffen sein und Authentizität vermitteln.

Besprechen Sie die Auswahl der Motive. Bestimmte Personen müssen abgelichtet werden, besondere Momente, Produkte und Objekte aus einer speziellen Perspektive? Wer oder was darf vielleicht aus rechtlichen Gründen keinesfalls mit auf das Bild? Instruieren Sie im Vorfeld über Lichtverhältnisse, Videovorführungen, Präsentationen mit Lichteffekten, Showeinlagen, Räumlichkeiten.

Damit es nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt, klären Sie auch mit Ihren Geschäftspartnern, Kunden und Gästen, ob Sie einer Veröffentlichung der Aufnahmen zustimmen.

Rechtzeitige Planung

Wählen Sie frühzeitig einen Fotografen. Vereinbaren Sie eine Ortsbesichtigung, möglichst einige Wochen vor der Veranstaltung. Die Raum- und Lichtverhältnisse schätzt der Fotograf am besten ab, wenn Sie die Tageszeit des Treffens dem Event anpassen. Es bleibt ausreichend Zeit zusätzliches Material wie Beleuchtung zu organisieren oder einen guten Hintergrund für  Einzel- und Gruppenaufnahmen. Auch dem Fotografen ist daran gelegen, sich in Ruhe um spezielles Equipment zu kümmern.

Denken Sie daran, während der Veranstaltung ausreichend Zeit für gemeinsame Aufnahmen einzuplanen.

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Teamwork

Sehen Sie sich und den Fotografen als kreatives Team. Je mehr Sie den Fotografen als Partner in die Planung einbeziehen, um so ausdrucksstarker werden die Bilder. Fragen Sie nach Wünschen und Ideen, kreieren Sie eine gemeinsame Bildsprache für die Veranstaltung. Holen Sie nach Möglichkeit die Marketing- oder Presseabteilung mit ins Boot und denken Sie auch an den Grafiker und alle, die später mit diesen Fotografien arbeiten.

Organisation

Arbeiten Sie mit Checklisten. Stellen Sie sicher, dass der Fotograf wirklich alle Informationen hat, die er für eine gelungene Arbeit benötigt. Die wichtigsten Daten sind: Datum des Events, Veranstaltungsort, Anfahrtsbeschreibung, ein genauer Zeitplan für den Veranstaltungstag, alle Ansprechpartner mit Aufgabenbereich (Planung, während dem Event, Nachbereitung), Abgabetermine.

Vertrag

Vergessen Sie nicht die Nutzungs- bzw. Lizenzvereinbarung. Sie legt den Preis für Aufnahmen und nachträgliche Bildbearbeitung fest (unbedingt beachten, die Bildbearbeitung mit in das Lieferpaket zu setzen), Anzahl der Aufnahmen, Medium (Download, USB-Stick, CD). Auch über das Nutzungsrecht müssen Angaben gemacht werden (zeitliche Beschränkungen, Verwendungszweck).

Bedenken Sie: Qualität hat ihren Preis. Auf den ersten Blick mag der Kostenvoranschlag sehr hoch erscheinen. Ein guter Fotograf ist in der Regel sein Honorar wert. Neben dem Fotografieren selbst beinhaltet die Bezahlung auch die Auswahl und Bearbeitung der Bilder, was einen erheblichen Zeitaufwand darstellt. Die Investition lohnt sich trotzdem, wenn Sie an die vielen Möglichkeiten der Nutzung denken, die Ihnen später zum Beispiel für Ihre Präsenz im Internet zur Verfügung stehen.

Urheberrecht

Die Aufnahmen sind Werke eines Künstlers. Respektieren Sie die Autorenschaft des Fotografen und nennen Sie unbedingt seinen Namen auf allen Veröffentlichungen in Medien und Internet. Presseberichte verfügen über eine festgelegte Abgabemaske in der Platz für Autorenangaben ist. Vergessen Sie auch dort nicht, den Fotografen namentlich zu erwähnen.

 

Oberstes Bild: © ra2studio – Shutterstock.com