Privatanteil Geschäftsfahrzeug – korrekt abrechnen

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Privatanteil Geschäftsfahrzeug – korrekt abrechnen
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In diesem Bericht widmen wir uns dem Thema Geschäftsfahrzeug. Was wird offiziell als Geschäftsfahrzeug betrachtet? Für welchen Zweck wird ein Privatanteil erhoben und wie wird dieser korrekt abgerechnet, damit allfällige Probleme mit Behörden gar nicht erst entstehen?

Da die artax Fide Consult AG in Basel domiziliert ist und das Thema EU aufgrund der geografischen Lage und den zahlreichen Grenzgängern zentral ist, wagen wir einen kleinen Exkurs und zeigen auf, welche Risiken in der EU lauern.

Empfehlung

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Grundvoraussetzung

Wenn ein Arbeitgeber seinen Angestellten ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellt, welches neben den geschäftlich begründeten Fahrten auch für private Zwecke verwendet werden darf (z.B. zurücklegen des Arbeitsweges, Ferien, …), handelt es sich um eine entgeltliche Leistung an den Arbeitnehmer.

Nun gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, die von der Steuerverwaltung akzeptiert werden:

Effektive Methode

Es muss eine Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung stattfinden. Geeignet dafür scheint das Führen eines Bordbuches in dem alle Fahrten notiert werden. Die Kilometer, welche nicht in geschäftlichen Interessen zurückgelegt wurden, werden addiert und dem Mitarbeiter mit dem vorgegebenen Referenzsatz von CHF 0.70/Kilometer weiterbelastet. Ein tieferer Wert kann nur angewendet werden, falls dies kalkulatorisch nachweisbar ist. Genauso ist es bei Fahrzeugen der Luxuskategorie, wo der Ansatz entsprechend zu erhöhen ist.

Pauschale Methode

Da die effektive Methode relativ aufwändig ist, bevorzugen viele Unternehmen die pauschale Methode. Dabei wird in der Regel auf den Neukaufpreis des Fahrzeugs exklusive Mehrwertsteuer abgestützt, von welchem 0.8 % pro Monat, mindestens jedoch CHF 150.00 pro Monat dem Arbeitnehmer als Privatanteil belastet werden. Diese Methode kann jedoch nur für Personenwagen bis 3‘500 kg und für Fahrzeuge zur Beförderung von weniger als 9 Personen einschliesslich Fahrer verwendet werden.

Für Spezialfahrzeuge, die den Privatgebrauch des Fahrzeuges erheblich einschränken (z.B. Servicefahrzeuge mit fest montierter Werkstatteinrichtung) ist kein Privatanteil abzurechnen, in der Regel findet ein zur Verfügung stellen gegen Entgelt statt.
Mischrechnungen zwischen den verschiedenen Methoden werden seitens der Steuerverwaltung nicht zugelassen und werden auch in Spesenreglementen nicht genehmigt.

Welche Auswirkung hat das zur Verfügung stellen eines Fahrzeuges auf den Lohnausweis?

Bei der pauschalen Methode ist der ermittelte Betrag unter Ziffer 2.2 des Lohnausweises zu deklarieren. Bei beiden Methoden ist ein Kreuz beim Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzubringen.

Welche Rechte hat ein Mitarbeiter, der geschäftliche Fahrten mit seinem privaten Fahrzeug zurücklegt?

Wenn der Mitarbeiter die Kosten des Fahrzeuges vollumfänglich selbst trägt, hat er das Recht auf eine angemessene Entschädigung, welche nicht auf dem Lohnausweis aufzuführen ist, sofern CHF 0.70/km nicht überschritten werden. Diese Vergütung ist weder sozialversicherungs- noch steuerpflichtig und muss daher nicht über die Lohnbuchhaltung abgewickelt werden.


Risiken vermeiden - das Geschäftsfahrzeug korrekt abrechnen. (Bild: © Wrangler - Fotolia.com)

Risiken vermeiden – das Geschäftsfahrzeug korrekt abrechnen. (Bild: © Wrangler – Fotolia.com)


Übersicht der verschiedenen Szenarien

Verwendung Ermittlung Privatanteil Lohnausweis
ausschliesslich geschäftlich kein Privatanteil keinen Einfluss
geschäftlich inkl. Arbeitsweg kein Privatanteil Kreuz Feld F
geschäftlich/privat Privatanteil effektiv/pauschal Kreuz Feld F, Hochrechnung PA
Privatfahrzeug nicht relevant nicht relevant

Exkurs Europäische Union

Da in letzter Zeit viele Medienberichte über horrende Bussen an EU-Bürger, die mit einem in der Schweiz immatrikulierten Fahrzeug kontrolliert wurden, zu lesen waren sind wir diesem Punkt nachgegangen. Es gibt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes, welches die private Nutzung unverzollter Fahrzeuge in der EU gänzlich untersagt. Es wird zwischen Angestellten und Mitarbeitern in höheren Positionen unterschieden. Als Mitarbeiter in höheren Positionen gelten Geschäftsführer, Mitglieder des Verwaltungsrates oder der Geschäftsleitung und Firmeninhaber. Berufliche Fahrten sind für Mitarbeiter in höheren Positionen durch den Anstellungsvertrag nachzuweisen, die private Nutzung unverzollter Fahrzeuge in der EU ist dabei untersagt.

Neben Mitarbeitern im Aussendienst, kommen vor allem Angestellte in höheren Positionen in den Genuss von Geschäftsfahrzeugen. Bis anhin wurden die Voraussetzungen zur Nutzung der Geschäftsfahrzeuge mit CH-Kennzeichen im Zollgebiet der EU sehr tolerant ausgelegt. Deutschland ist aktiv geworden und hat per 01.01.2014 verschärfte Verwendungskriterien ins Leben gerufen. Von offizieller Seite haben wir bisher unterschiedliche Antworten erhalten. Grundsätzlich wird empfohlen, eine Kopie des Arbeitsvertrages oder eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag im Fahrzeug mitzuführen, welche den betreffenden Mitarbeiter z.B. berechtigt das Fahrzeug mit der Nummer BS 1234 zu verwenden. Für das Führen des Fahrzeuges nicht relevante sowie sensible Daten müssen im Vertrag nicht enthalten sein.

Artikel von: artax Fide Consult AG / Mitglied von Morison International / www.artax.ch

 

Oberstes Bild: © alma_sacra – Fotolia.com



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