E-Mails in der geschäftlichen Kommunikation
VON Olaf Hoffmann Kommunikation
Von der Betreffzeile über die optische Form bis zur Grussformel und zu den Absenderangaben ist hier jedes Detail wichtig. Deshalb tippen Sie die E-Mail an Geschäftskontakte oder interne Bereiche nicht einfach so in das Formular, sondern überlegen Sie sich vorher genau, wem Sie etwas wie kommunizieren möchten.
Gut sortieren heisst Zeit sparen
Je nach Branche, Aufgabenbereich und Verantwortlichkeit füllt sich Ihr E-Mail-Postfach täglich mit den unterschiedlichsten Nachrichten. Interessante Newsletter, kurze Hinweise der Kollegen von nebenan, geschäftliche Anfragen, Angebote und wichtige Dokumente sammeln sich hier genauso wie Spams, die eine oder andere private Post oder auch jede Menge erwünschte oder unerwünschte Werbung.
Wer hier nicht sortiert, hat manches Mal schon verloren. Verloren wird vor allem Zeit, die dann nicht mehr für wichtige Arbeiten und Abläufe zur Verfügung steht. Hier gilt es, schnell und effektiv zu sortieren. Da lohnt es sich auch, von Beginn an einen gezielten Umgang mit der elektronischen Post zu pflegen. Wer seine geschäftliche E-Mail-Adresse an jedermann weitergibt, muss sich nicht wundern, wenn er unter einer Schwemme belangloser Nachrichten erstickt und dabei vielleicht die eine oder andere wichtige Botschaft übersieht.
Sind die Kontakte geklärt, dann heisst es weiterzusortieren. Unwichtige Nachrichten nehmen Sie zur Kenntnis und verschieben diese dann in den Papierkorb, wichtige Mails müssen natürlich beantwortet werden. Und ab und an geht es nicht einfach nur um das Antworten, sondern um das eigene Kreieren geschäftlicher Anfragen, Angebote und Nachrichten.
So gelingt die perfekte E-Mail
Egal ob Sie Mails beantworten oder selbst völlig neue Informationen entwerfen, der Erfolg hängt von einigen Variablen ab. Dabei spielt schon die Betreffzeile eine wichtige Rolle. Hier muss es Ihnen gelingen, mit einer klaren Botschaft den Empfänger zum Lesen Ihrer Mail zu bewegen. Fassen Sie sich in der Betreffzeile kurz und definieren Sie klar den Inhalt der Mail. Lange, verschachtelte Sätze sind hier nicht gefragt, manchmal reicht hier schon ein Stichwort.
Jeder Brief, eben auch der elektronische, beginnt mit einer Anrede. Je nachdem, wie vertraut Sie mit dem Empfänger der Mail sind, fällt die Anrede sehr förmlich oder eher vertraut kurz aus. Hier lassen Sie Ihr Feingefühl sprechen. Für geschäftliche Kontakte nach aussen gilt in jedem Fall die förmliche Anrede, im vertrauten Kollegenkreis reicht manchmal auch schon ein einfaches Hallo.
In der Form halten Sie sich am besten an einfache, unverschnörkelte Schriftarten und eine übersichtliche Struktur des Textes. Auf eine Menge an Bildchen, Rahmen und Hintergründe dürfen Sie gern verzichten. Im geschäftlichen Mailverkehr sind verspielte Elemente nicht gefragt. Hier geht es um möglichst klare Informationen. Daher sollte auch der Text klar in übersichtliche Sinnabschnitte gegliedert sein. Halten Sie dabei auch die einzelnen Sätze möglichst kurz.
In der Einleitung beziehen Sie sich auf eine bereits empfangene Nachricht, auf ein Telefonat oder eine anderweitige Information. Stellen Sie hier auch gleich klar, was der Inhalt des weiteren Textes sein wird. Dann kommen Sie möglichst schnell und konkret auf den Punkt. Gegebenenfalls fügen Sie hier Aufzählungen in Stichpunkten ein, die vom Empfänger schnell zu erfassen sind.
Möchten Sie der E-Mail weitere Dokumente beifügen, dann verweisen Sie auch im Text auf diese Anlagen und vergessen Sie nicht, sie auch wirklich anzuhängen.
Ist eine Antwort erforderlich, dann weisen Sie den Empfänger darauf hin, ob und bis wann Sie eine Reaktion erwarten. Das gibt dem Empfänger ein deutliches Signal und die Möglichkeit der eigenen strukturierten Arbeit mit Ihrer Mail.
Die Grussformel fällt je nach Empfänger wieder rein geschäftlich formell oder vertraulich aus. Generell gilt: Ist die Anrede formell gehalten, dann sollte die Grussformel das auch sein. Bei geschäftlichen Mails nach ausserhalb vergessen Sie auch nicht die formale Angabe Ihres Namens, Ihrer Funktion, der Abteilung und des Unternehmens selbst. In vielen Unternehmen ist es üblich, hier auch die einheitliche Unternehmenskennzeichnung mit Logo und Angaben aus dem Impressum beizufügen. In vielen Mailprogrammen kann dies bereits standardmässig voreingestellt werden.
Persönliche Kontakte funktionieren auch im E-Mail-Zeitalter
Geht Ihre Mail vielleicht nur an die Kollegen zwei Türen weiter? Dann ist es vielleicht sinnvoller, den Weg dorthin zu gehen und das persönliche Gespräch zu suchen. Das hält auch die persönliche Kommunikation in der Abteilung aufrecht. Und letztlich ist da auch noch das gute alte Telefon, mit dem sich interne oder externe Absprachen auch ohne den Weg der Mail realisieren lassen. Dann kann die Mail sogar das vorhergehende Telefonat zusammenfassen und die Kernpunkte der Zusammenarbeit noch einmal schriftlich festhalten.
Oberstes Bild: © FrameAngel – Shutterstock.com
Mehr zu Olaf Hoffmann
Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus...die Berater.
Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.
Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt - die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.
