Wie Sie Social Media Guidelines in Ihrem Unternehmen umsetzen
VON Daniel Lehrmann Neue Medien Web
Damit das nicht passiert, existieren sogenannte Social Media Guidelines. Diese Richtlinien beschreiben, wie sich Ihre Mitarbeiter – und auch Sie selbst – bei Facebook oder vergleichbaren Angeboten verhalten sollten. Nicht alle davon sind jedoch auf jedes Unternehmen problemlos anwendbar. Wir geben Ihnen daher einige Tipps, welche auch für Ihre Unternehmenskultur garantiert passen.
Richtlinien? Brauche ich nicht!
Das stimmt leider nicht. Generell geht jeder Mensch davon aus, sich nicht belehren lassen zu müssen – ganz so wie im Strassenverkehr, wo schliesslich auch jeder Fahrer von sich überzeugt ist und nur die anderen alles falsch machen. Setzen Sie sich daher bitte mit den folgenden Guidelines wirklich auseinander und besprechen Sie sie auch intern mit Ihrem Team. Ansonsten drohen Komplikationen oder sogar rechtliche Schwierigkeiten.
1. Richtlinien für den normalen Arbeitnehmer
Sollten Sie „einfach nur“ bei einem Unternehmen angestellt sein, können die folgenden Tipps als generelle Richtlinie dienen:
Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber dennoch wollen wir es nicht unerwähnt lassen: Geben Sie niemals Informationen preis, welche als Betriebsgeheimnis gewertet werden könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie im Zweifelsfall unbedingt nachfragen, denn ansonsten könnten die Folgen bis hin zur Kündigung unabsehbar sein.
Ihre persönlichen Meinungen können Sie Ihren Kollegen oder auch Vorgesetzten gerne mitteilen – aber bitte offline. In sozialen Netzwerken, wo praktisch jeder mitlesen kann, haben diese Äusserungen nichts zu suchen (auch wenn sie positiv ausfallen). Auch sie können in extremen Fällen zu Kündigungen führen, was Sie garantiert nicht wollen.
Bedenken Sie: Sie sprechen in Ihrem eigenen Namen. Bei einem sozialen Netzwerk treten Sie daher nicht als das Unternehmen auf, für welches Sie arbeiten. Ergo sollten Sie keine Nachrichten verbreiten, welche diesen Eindruck erwecken könnten („Bei uns im Unternehmen denken wir …“ oder ähnliche Aussagen).
2. Richtlinien für alle Personen im Unternehmen (streng einzuhalten)
Um Verwirrungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass Sie bestimmte Personen mit den Social-Media-Diensten beauftragen. Geben Sie einigen Mitarbeitern das Recht, auf sozialen Netzwerken für das gesamte Unternehmen sprechen zu können. Hier sollten Sie offensichtlich nicht einfach den nächstbesten Praktikanten beauftragen: Wählen Sie Personen aus, welche eine grosse Erfahrung im Unternehmen besitzen und sich bestens mit den Zielen, Strategien und der Philosophie auskennen.
Bei Unklarheiten und wenn Sie in einem grösseren Unternehmen tätig sind, sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt darauf hinweisen, dass auch das Internet kein rechtsfreier Raum ist. Vielleicht schreibt ein Mitarbeiter eine Nachricht, die ein urheberrechtlich geschütztes Video oder Bild enthält – und schon haben Sie unter Umständen eine (leider auch noch berechtigte) Klage am Hals, aus der Sie sich erst nach teuren Gerichtskosten oder durch einen aussergerichtlichen Vergleich wieder herauswinden können.
Soziale Netzwerke sind bei einer ausgiebigen Nutzung ebenso Teil des Unternehmens wie jeder andere Aspekt. Einen ebenso hohen Stellenwert sollte also die Sicherheit einnehmen: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter beispielsweise an, auf gar keinen Fall dasselbe Passwort für den Zugang zu Facebook und unternehmensinterne Schnittstellen zu verwenden. Angreifer, welche vielleicht Zugriff auf das Facebook-Passwort erhalten, könnten ansonsten auch gleich Ihrem gesamten Datenbestand einsehen – ein Horror-Szenario.
Alles klar, ich habe es verstanden – aber wie mache ich es meinen Mitarbeitern klar?
Berufen Sie ein Meeting ein, lassen Sie es Ihre Mitarbeiter per Social Intranet wissen oder versenden Sie E-Mails. Anders ausgedrückt: Verwenden Sie dasselbe Mittel zur Kommunikation, welches in Ihrem Unternehmen auch für jede andere Angelegenheit von grösserer Wichtigkeit genutzt wird. Im Vorfeld können Sie sich ausserdem mit einigen Personen, welche sich mit der Materie auskennen, zusammensetzen und die erwähnten Richtlinien (und eigene Vorschläge) zu Papier bringen und anschliessend bei Ihrem Treffen mit den Kollegen verteilen. Machen Sie ihnen deutlich, dass es sich hierbei nicht um „ein bisschen Facebook“ handelt, sondern dass ein falscher Umgang mit sozialen Netzwerken tatsächlich grosse Schäden anrichten kann.
Kündigen Sie in diesem Zusammenhang auch Konsequenzen an, welche jedem Mitarbeiter (also auch Ihnen) drohen, wenn die Social Media Guidelines nicht eingehalten werden. Greifen Sie hier genauso durch wie bei anderen Vergehen in Ihrem Unternehmen: Wenn ein Mitarbeiter bei einem Verstoss beispielsweise nur fünf Euro in die Bürokasse legen muss, wird Sie niemand ernst nehmen. Klären Sie diese wichtigen Fragen (Warum gibt es die Richtlinien? Wie werden sie umgesetzt? Welche Folgen drohen bei Nichteinhaltung?) genauso wie alle anderen heiklen Angelegenheiten und Sie werden merken, dass sich auch Ihre Mitarbeiter verantwortungsbewusst verhalten werden.
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