Ein Onlinebüro hat viele Vorteile
von Susanne Mairhofer Dienstleistungen Organisation Web
Ablenkungen vermeiden und Stresspegel senken
Gerade in einem Grossraumbüro ist man leicht Ablenkungen ausgesetzt, die zum einen die Motivation, aber auch die Effizienz bei der Arbeit erheblich beeinträchtigen können. Denn erfahrungsgemäss geht es in modernen Büros eher turbulent und laut zu. Dazu kommen Konferenzen, Meetings und Anfragen der Kollegen vom Nachbartisch, die den Arbeitsfluss immer wieder stören oder zum Stocken bringen. Auch der kurze Plausch mit der Kollegin, die die neuen Unterlagen oder die Post vorbeibringt, ist eine Ablenkung, die jemanden schnell aus dem Arbeitsfluss werfen kann. Wer online arbeitet, kann diesen Belastungen entgehen, ohne deswegen gleich ganz aussen vor zu bleiben. Denn Neuigkeiten, Termine oder Gesprächsnotizen können gut und gerne auch per E-Mail ausgetauscht werden.
Auch der Umweltfaktor ist bei Onlinebüros berücksichtigt
Klar ist, dass in einem klassischen Büro die Möglichkeit gegeben ist, Kunden oder Geschäftspartner in adäquaten Räumen zu empfangen. Tatsache ist aber, dass Geschäftsessen im Restaurant um die Ecke durchaus Erfolgschancen bergen können. Zum einen sind sie oft effizienter und manchmal sogar erfolgversprechender als ein Catering oder Kaffee und Kekse im Büro. Klar ist allerdings, dass das Argument der Repräsentation durch entsprechende Büroräume und gediegene Einrichtung wegfällt. Dieser Aspekt sollte durch entsprechendes Auftreten oder Kreativität in der Arbeit wettgemacht werden.
Wer unbedingt in grösserem Rahmen mit seinen Gesprächspartnern eine Mahlzeit einnehmen möchte, kann kurzfristig entsprechende Räumlichkeiten anmieten. Diese können dann vielleicht noch genau die passenden Repräsentationszwecke erfüllen. Dies ist meist kostengünstiger als passende Räumlichkeiten ständig zu finanzieren. Dank neuester Technik sind die erforderlichen Informationen bequem auf Smartphone, Tablet oder Notebook verfügbar. Sie können jederzeit bequem aufgerufen, gezeigt und dargelegt werden.
Der Unterhalt eines Büros fällt komplett weg
Wer sich schon einmal überlegt hat, welche Kosten bei einem traditionellen Büro anfallen, der weiss, dass auch in dieser Hinsicht ein Onlinebüro wesentliche Vorteile birgt. Denn es ist ja nicht nur die monatliche Mietzahlung, die anfällt. Ebenso geht es um die Finanzierung der Einrichtung sowie der Betriebskosten wie Strom, Wasser und Instandhaltung. Diese Aufwendungen kann man sich bei einem virtuellen Büro fast gänzlich sparen. Vor allem für Existenzgründer und Jungunternehmer bietet sich hier eine gute Chance, Geld, das in den Anfängen wirtschaftlicher Selbstständigkeit ohnehin knapp ist, zu sparen und trotzdem voll zu punkten.
Dazu kommt, dass es für nahezu jeden Arbeitsablauf im modernen Büroalltag, wie man ihn von einem klassischen Büro her kennt, eine Lösung im virtuellen Büro gibt. Diese ist dem Standard nicht nur ebenbürtig, sondern meist in Sachen Effizienz und Preisbewusstsein durchaus überlegen. Sogar die Ablage kann virtuell gut und sicher erfolgen, ohne dass Papierberge entstehen, die über kurz oder lang im Regal verstauben und anschliessend aufwändig entsorgt werden müssen. Sicherheitshalber können ja wichtige Dokumente für Behörden noch in Papierform bereitgehalten werden, doch grundsätzlich ist die virtuelle Ablage ausreichend und wesentlich komfortabler als die traditionelle.
Im virtuellen Büro ist man ständig allein und hat keine Kommunikationsmöglichkeiten? Das ist ein Irrtum! Denn auf den täglichen Klatsch und Tratsch, der zum normalen Büroalltag in gewissem Rahmen einfach dazugehört, muss man nicht verzichten. Gerade die moderne Form der Kommunikation bietet hier viele Möglichkeiten, die dennoch die finanziellen Aufwendungen niedrig halten. Gerade im virtuellen Raum können zahlreiche Optionen kostenlos genutzt werden, ohne grosse Kosten zu verursachen.
Für die kurzfristige Inanspruchnahme bestimmter Office-Dienstleistungen wie Sekretariatsarbeit oder Telefonvermittlung gibt es übrigens günstige Anbieter im Netz, die hier das Notwendige abdecken können. Das kommt immer noch günstiger, als tatsächlich Angestellte vor Ort zu haben. Neue Wege in Sachen Büroarbeit lohnen sich also. Sie polieren nicht nur das Image des Unternehmens auf, sondern helfen auch die Kostenbelastung zu senken und die Arbeitseffizienz zu erhöhen.
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