Keep calm boss – so meistern Sie souverän Ihr Email Chaos
VON Johannes Stoll Allgemein Kommunikation Selbstmanagement
In Unternehmerkreise wird die eigene Wichtigkeit heute teilweise an der Anzahl täglich erhaltener Emails gemessen. Dieser Beitrag zeigt Hintergründe und praktische Tipps zum Umgang mit dem persönlichen Email Chaos.
Das Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group im kalifornischen Palo Alto befasst sich seit Jahren mit der menschlichen Email-Flut. Demnach wurden in 2013 täglich rund 183 Milliarden Emails versendet und empfangen, ein Grossteil davon wurde von geschäftlichen Email-Accounts versendet (vgl. Tabelle 1). Bemerkenswert ist dabei, dass obwohl der private Email-Traffic aufgrund einer Verlagerung hin zu sozialen Medien eher rückläufig ist, für die Email-Geschäftskorrespondenz in den nächsten Jahren ein ungebremstes Wachstum von 7-8% angenommen wird. Der Statistik zufolge erhält und verschickt ein Arbeitnehmer rund 110 Emails pro Tag. Den Überblick über die eigenen Emails zu behalten wird für viele daher zum modernen Kampf ums Überleben.
(Quelle: Email Statistics Report 2013-2017 – The Radicati Group, Inc.)
Unternehmen suchen nach Lösungen, um wieder Herr der Lage zu werden. Dabei gelten an vielen Stellen pragmatische Regeln:
Feste Zeiten für Emails
Das Bearbeiten der täglichen Emails dauert im Schnitt ca. 1,5h pro Tag. Damit Sie Ihren eigentlichen Aufgaben konzentriert nachgehen können, empfiehlt es sich feste Zeiten zum Bearbeiten der Emails einzuräumen und in der Zwischenzeit die Benachrichtigungsfunktion des Email-Programms zu deaktivieren. In der Praxis eignet sich der frühe Morgen zum Email-Check. Hierbei lassen sich die wichtigen Themen für den Tag filtern und die Arbeit planen. Ausserdem beobachtet man häufig, dass der Arbeitstag mit einer Postfach-Abarbeitung endet.
Email-Organisation
Eine klare Postfachstrukturierung mit geeigneten Ordnern ist bei hoher Email-Frequentierung unumgänglich. Dabei sollte man nicht zu viele Unterebenen anlegen, da dies wiederrum die Übersichtlichkeit raubt. Outlook beispielsweise bietet eine leistungsfähige Suchfunktion und trägt das gesuchte zuverlässig zu Tage. In den allermeisten Fällen reichen daher 2 bis max. 3 Unterebenen völlig aus.
Prioritäten setzen und einhalten
Es empfiehlt sich Arbeitsordner mit dem Namen „Prio 1 – heute erledigen“ anzulegen und neue Nachrichten mit entsprechender Priorität aus dem Posteingang hierhin zu verschieben. Wahlweise können weitere Prioritäten angelegt werden, das richtige Mass muss jeder selbst für sich herausfinden. Ein hilfreiches Feature bietet Outlook mit der Funktion „zur Nachverfolgung“. Dabei können Sie Emails mit späterem Endzeitpunkt wegsortieren und eine Wiedervorlage einrichten (wahlweise mit oder ohne Erinnerung). Vorteil ist dabei eine Auflistung im Kalender sowie ein Eintrag in der Outlook-Aufgabenliste. Die Regel lautet, dass alles was nicht binnen 5min bearbeitet werden kann, terminiert und wegsortiert gehört.
Erwartungen klar formulieren
Ein grosser Zeitraub sind missverständliche Formulierungen, wie „Könntest du bitte…?“ oder Emails an mehrere Empfänger ohne klare Arbeitszuweisung. Die Folge ist ein Zeitverstreichen ohne Ergebnis, mit weiteren klärenden Emails oder Telefonaten im Nachgang.
Je klarer die Email und die eigenen Erwartungen formuliert werden, desto weniger Missverständnisse werden erzeugt. Dabei muss man sich immer wieder klar machen, dass eine Email keine Mimik und Gestik, sondern den reinen Sachverhalt transportieren soll. Es gilt die Regel, je prägnanter und sachlicher, desto besser. Viele Unternehmen definieren klare Codewörter, um die Eindeutigkeit zu erhöhen. Im Folgenden einige praktische Beispiele für Codewörter im Betreff:
| [PROJEKTNAME] | Eindeutige und transparente Projektzuordnung, „Regeln“ zum automatischen Sortieren der Emails können eingerichtet werden |
| Info | Es handelt sich um reine Information, Kenntnisnahme reicht aus,keine Aktion erforderlich |
| Reply | Antwort erforderlich |
| Urgent | Dringende/sofortige Erledigung erforderlich |
Es können beliebige weitere unternehmensspezifische Abkürzungen definiert werden.
Mobiles Postfach
Die Marktforscher von Radicati beobachten ein rasantes Wachstum im Bereich der mobilen Email-Nutzung. Dieser Trend wurde in jüngster Vergangenheit durch die stetige Weiterentwicklung und einen rapiden Preisverfall bei mobilen internetfähigen Endgeräten sowie entsprechenden Netztarifen beflügelt und hält laut Radicati auch in den nächsten Jahren weiter an (vgl. Tabelle 2).
(Quelle: Email Statistics Report 2013-2017 – The Radicati Group, Inc.)
Das Einbinden des geschäftlichen Email-Accounts im mobilen Endgerät ist heutzutage denkbar einfach. Egal ob Sie einen Exchange-Server oder ein einfaches IMAP-Konto nutzen, die Konfiguration ist in den meisten Fällen in weniger als 5min vorgenommen.
Die Nutzung des mobilen Endgeräts zur Emailbearbeitung birgt Potentiale und Gefahren zugleich, folgende Punkte gilt es zu beachten:
- Tippfehler: Tippfehler auf dem kleinen Tasturfeld sind nahezu unvermeidbar. Richten Sie sich daher eine Signatur mit dem Verweis „sent from a mobile device“ ein, dies erhöht das Verständnis für Rechtschreib- und Tippfehler.
- Lange Texte meiden: Das Tippen dauert i.d.R. deutlich länger und ist zudem fehleranfällig. Konzentrieren Sie sich daher auf effektive Tätigkeiten, womit wir beim nächsten Punkt wären.
- Überblick und Ordnung: Nutzen Sie Ihre Wegzeiten effektiv, um sich einen Überblick über Ihr Postfach zu verschaffen, zu priorisieren und zu archivieren. Das Verschieben der Mails am Endgerät ist komfortabel und spart Zeit am Arbeitsplatz.
- Nicht am Steuer: Das mobile Bearbeiten von Emails ist eine zunehmende Gefahr im Strassenverkehr. Ausserdem beginnt der Bussgeldkatalog für Handy am Steuer bei 100 CHF, je nach Stundenlohn ist dies ein Argument.
Eine Zusammenfassung des Radicati – Email Statistics Report 2013-2017 finden Sie hier.Oberstes Bild: © Marc Nicke – Fotolia.com
