Mit Self-Tracking-Tools die Arbeitsleistung steigern
VON Andrea Hauser Organisation Selbstmanagement
Self-Tracker erfassen Ihr gesamtes Leben
Echte Self-Tracker erfassen einfach alles: die Anzahl Ihrer Schritte, die Dauer des Schlafes oder die Höhe des Blutdrucks. Vielfältige Smartphone-Apps sorgen dafür, dass ein Nutzer sein gesamtes Leben überwachen und dokumentieren kann. Kann die Leistung im Job durch den Einsatz dieser Gadgets gesteigert werden?
Im Jahr 2007 initiierten die amerikanischen Journalisten des Magazins „Wired“ Gary Wolf und Kevin Kelly die Bewegung „The Quantified Self“. Basierend auf den Datenmessungen bei chronisch Kranken oder Spitzensportlern übertragen Self-Tracker die dort üblichen Messungen auf den eigenen Lebensbereich. Diese Daten werden in sozialen Netzwerken oder auf Websites veröffentlicht und mit anderen Self-Trackern geteilt und verglichen.
Die Arbeitsproduktivität steigern
Inzwischen wird das Self-Tracking nicht nur im sportlichen oder gesundheitlichen Bereich genutzt, sondern findet bei täglichen Routinetätigkeiten Anwendung. Self-Tracker dokumentieren, wie viele Mails Sie schreiben, wie häufig Sie zum Telefonhörer greifen oder wie oft Meetings stattfinden.
Anhand der Daten können Nutzer leicht die eigene Produktivität steigern. Mit spezieller Software erfasst der PC im Hintergrund das Nutzerverhalten des Anwenders: Welche Programme werden geöffnet, wie lange werden sie genutzt? Welche Websites besucht der Nutzer, wie lang ist die Verweildauer? Die Programme geben Aufschluss darüber, wie viel Zeit das Mailschreiben in Anspruch nimmt, wie lange die Erarbeitung einer Präsentation oder der Aufenthalt in einem sozialen Netzwerk dauert. Ideal ist das Self-Tracking also zur Optimierung des persönlichen Zeitmanagements. Grundsätzlich ist es auch möglich, die Werte mit anderen Nutzern zu vergleichen – ein Muss ist es jedoch nicht.
Natürlich haben Unternehmen mit Software dieser Art die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter zu überwachen. Grundsätzlich hat ein Arbeitgeber zwar das Recht, einen Arbeitnehmer zu überwachen. Dabei dürfen die Persönlichkeitsrechte des Mitarbeiters aber nicht verletzt werden und der Datenschutz muss gewahrt bleiben.
Unzulässige Überwachung von Mitarbeitern
Das Schweizer Bundesgericht entschied mit Urteil vom 17. Januar 2013, dass es nicht erlaubt ist, einen Arbeitnehmer während der Arbeitszeit zu überwachen. Im verhandelten Fall war dem Betroffenen gekündigt worden, nachdem ein Spionageprogramm dokumentiert hatte, dass er rund ein Viertel der Arbeitszeit für private Belange nutzte. Gegen die fristlose Kündigung ging der Betroffene vor. In letzte Instanz wurde ihm Recht gegeben.
Die zuständigen Richter befanden, dass das Verhalten eines Arbeitnehmers aufgrund der Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz nicht durch Systeme überwacht werden darf und der Einsatz des Überwachungs-Programms im verhandelten Fall unrechtmässig war. Das Gericht bestätigte zwar, dass die grundsätzliche Kontrolle der Arbeitsleistung ein legitimes Interesse des Arbeitgebers darstelle, dieses Ziel aber auch mit anderen Mitteln erreicht werden könnte. Das Gericht regte den Einsatz präventiver Sperren für bestimmte Websites oder eine automatische Analyse der elektronischen Post an.
Effektive Zeitplanung
Für das eigene Zeitmanagement im Job ist Self-Tracking jedoch ein effektives Mittel, um die Arbeitszeit diszipliniert zu planen. Am Anfang steht eine Analyse der Gewohnheiten mithilfe der Self-Tracking-Gadgets. Experten gehen davon aus, dass viele Arbeitnehmer falsche Prioritäten setzen und sich so in ständiger Zeitnot befinden. Während es früher als Kommunikationsmedium nur das Telefon gab, stürzen heute von allen Seiten Informationen und Anfragen auf den Mitarbeiter ein: E-Mail, Messaging-Systeme und Smartphone sorgen für eine ununterbrochene Erreichbarkeit, Wichtiges kann kaum noch von Unwichtigem getrennt werden.
Experten raten zu To-do-Listen, um die Arbeit effektiv zu strukturieren. Das Aufschreiben hilft, die Gedanken zu sortieren und zur Ruhe zu kommen. Coaches gehen davon aus, dass zu Beginn des Tages einige Minuten ausreichen, um den Arbeitstag zu planen. Mit einer perfekten Planung lässt sich einiges an Arbeitszeit einsparen.
Einem Bericht der „Zeit“ zufolge sehen Zeitmanagement-Coaches ein weiteres Problem in der schlechten Kommunikation. Viele Dinge werden zu spät oder ungenau an Kollegen weitergegeben, das sorgt für eine Behinderung des Arbeitsprozesses. Vorgesetzte müssen für die Mitarbeiter erreichbar sein, damit Rückfragen gestellt werden können. Idealerweise werden feste Uhrzeiten genannt, zu denen die Chefs erreichbar sind. Können offene Fragen nicht geklärt werden, bleibt Arbeit liegen.
Mit der Eisenhower-Matrix Prioritäten setzen
Ein probates Mittel ist die Eisenhower-Matrix: Der Mitarbeiter sortiert anstehende Aufgaben ihrer Dringlichkeit entsprechend und legt Prioritäten fest. Die anstehenden Aufgaben unterteilen sich in vier Stufen:
- wichtig und dringend
- wichtig, aber nicht dringend
- nicht wichtig, aber dringend
- unwichtig und nicht dringend.
Der ehemalige US-Präsident Eisenhower hat die nach ihm benannte Methode praktiziert. Es geht nicht nur darum, die Wichtigkeiten festzulegen, sondern in diesem Zusammenhang zu entscheiden, ob die Erledigung einer Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt zielführend ist. Die Entscheidung, etwas zu tun, wird vor der Erledigung nochmals hinterfragt. Eventuell kann auch ein Kollege mit der Aufgabe betraut werden.
Wer seine Aufgaben ordnet, sollte den Bezug zum anstehenden Projekt nicht aus dem Auge verlieren. Mit der Festlegung der Dringlichkeit geht eine eindeutige Handlungsanweisung einher, was als Nächstes zu tun ist. Im Arbeitsalltag denken viele Mitarbeiter nur an die dringenden Aufgaben, verlieren dabei aber die wichtigen Arbeiten aus den Augen.
Oberstes Bild: © NAN728 – Shutterstock.com
Mehr zu Andrea Hauser
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
Aus meinem langjährigen Hobby, dem Schreiben, ist im Jahr 2010 ein echter Job geworden - seitdem arbeite ich als selbständige Texterin. Davor war ich als gelernte Bankkauffrau im klassischen Kreditgeschäft einer Hypothekenbank tätig. Immobilien und Baufinanzierungen zählen noch immer zu meinen Steckenpferden. Angetrieben durch die Lust, Neues zu entdecken, arbeite ich mich gern in unbekannte Themengebiete ein und lasse mich schnell begeistern.
