Gutes Zeitmanagement vermindert Stress

Jeder kennt vermutlich solche Arbeitstage: Der Vorgesetzte bittet zu einem ungeplanten Meeting, das keine wirklich neuen Informationen bringt. Die Arbeit an einer bereits recht eng terminierten Präsentation bleibt deshalb vorerst liegen. Eine umfangreichere E-Mail-Liste will abgearbeitet werden. Das Telefon klingelt in Zehn-Minuten-Intervallen. Irgendwann meldet sich auch noch ein Mitarbeiter, dem ein Briefing unklar ist. Das Ergebnis besteht vor allem in Erschöpfung, wirklich produktiv war dieser Tag vermutlich nicht.

Stress und Zeitdruck gehören zu den Plagen der modernen Arbeitswelt. Viele Manager und Mitarbeiter wünschen sich einen 30-Stunden-Tag, um alle Aufgaben zu erledigen, die ihre Arbeit ihnen abverlangt. Oft bleiben sie bis zum späten Abend im Büro oder nehmen Unterlagen mit nach Hause. Smartphones und Laptops garantieren rund um die Uhr Erreichbarkeit.

Schuld an permanentem Zeitdruck sind jedoch nicht nur ein zu hohes Arbeitspensum, sondern vor allem die Zeitfresser im Alltag. Sie zu finden und so weit wie möglich auszuschalten, verhilft zu grösserer Autonomie und vermindert Stress. Bewusstes Zeitmanagement kann dabei wirksam helfen.

„Tyrannei der Dringlichkeit“ verhindert sinnvolle Prioritäten

Rund um das Leiden an der Zeit hat sich ein einträgliches Geschäft entwickelt. Wer in die Suchfunktion von Amazon den Begriff „Zeitmanagement“ eingibt, landet auf Anhieb 1.785 Treffer. Eine ganze Coaching-Sparte kümmert sich darum, dass gestressten Berufstätigen der Umgang mit der Ressource Zeit endlich leichter fällt. Der Management-Coach Lothar Seiwert ist der Meinung, dass wir alle durch die „Tyrannei der Dringlichkeit“ getrieben werden. Die starke Fokussierung auf die Arbeit und vor allem die ständige Erreichbarkeit führt bei vielen Menschen dazu, dass sie kaum noch sinnvolle Prioritäten setzen können. Unsere Aufmerksamkeit – und damit unsere Zeit und unsere Arbeitsleistung – bekommt derjenige, der seine Forderungen am nachdrücklichsten vorbringt. Dieses Prinzip setzt einen Teufelskreis in Gang: Andere Dinge, darunter auch wichtige Aufgaben, bleiben liegen. Am nächsten Arbeitstag – de facto jedoch für unbegrenzte Zeit – kündigt sich weiterer Zeitdruck an.

Unzureichende Kommunikation verstärkt den Zeitdruck

Vielen Betroffenen kann schon ein wenig Strukturierung helfen. To-Do-Listen sind ein gutes Mittel, die Gedanken zu ordnen sowie wirklich wichtige Aufgaben und Termine im Blick zu haben. Experten meinen, dass sie pro Tag mindestens eine Stunde Zeitersparnis bringen. Ob die Listen auch in der Praxis funktionieren, ist eine andere Frage. Oft bleibt es bei der Systematisierung. Viele Punkte auf der Liste werden – natürlich wegen Zeitdrucks – später trotzdem nicht erledigt.

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Ein wesentlicher Grund dafür liegt in unzureichenden Kommunikationsprozessen. Beispielsweise müssen Vorgesetzte auch den Workflow ihrer Mitarbeiter kennen, andernfalls werden sie ihr Team regelmässig mit neuen – und selbstverständlich dringlichen – Aufgaben überlasten, während frühere Tasks noch nicht erledigt sind. Wer plötzlich und unangekündigt nicht erreichbar ist, kann unter Umständen die Arbeit eines ganzen Teams ins Stocken bringen. Schlechte Planung oder ein chaotischer Arbeitsstil können ebenfalls beträchtliche Zeitreserven verzehren.

Wenn gar nichts hilft und die Stressbelastung immer grösser wird, empfiehlt sich vielleicht doch ein Coaching. In einem solchen Fall wird der Trainer zunächst ausführlich analysieren, warum dieser mit seiner Zeitplanung nicht zurechtkommt. Geht es um objektive Überlastung? Hat der Betroffene möglicherweise nur ein besonderes Talent, die Erledigung von Aufgaben so lange aufzuschieben, bis die Zeit dafür zu knapp wird? Danach wird innerhalb des Coachings ein individuelles Zeitmanagement-Konzept entwickelt. Allerdings warnen die Experten auch: Zeitmanagement soll Menschen produktiver machen – manche brauchen jedoch Spontaneität und keinen starren Rahmen, um wirklich produktiv zu sein.

Alltagstaugliche Methoden für besseres Zeitmanagement

Ausserdem: Auch ein Coaching erfordert Zeit. Vor allem jedoch ist es teuer, nicht jeder Arbeitgeber wird bereit sein, die Kosten dafür zu übernehmen. Ebenso wirkungsvoll sind oft einige vergleichsweise simple und alltagstaugliche Zeitmanagement-Methoden:

• Eine Not-To-Do-Liste kann eine spannende Erfahrung sein. Festgehalten wird in ihr, welche Zeitfresser heute keinesfalls zum Einsatz kommen sollen, beispielsweise die wiederholte Präsenz auf Facebook oder das Checken privater E-Mails.

• Der US-amerikanische Management-Berater David Allen hat für ein effektives Zeitmanagement die Methode „Getting Things Done“ (GTD) entwickelt. Dabei werden alle Aufgaben erfasst und nach ihrer Dringlichkeit sortiert. Wichtige Aufgaben, die in kurzer Zeit erledigt werden können, beispielsweise ein Telefonat oder eine E-Mail – stehen ganz oben auf der Liste. Das Prinzip besteht darin, mehr Zeit für wichtige und zeitintensive Tätigkeiten zu gewinnen, ohne dass wichtige „Kleinigkeiten“ vergessen werden.

• Die sogenannte Eisenhower-Matrix ist ein wirksames Priorisierung-Tool. Die anstehenden Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt. Dringende und wichtige Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben müssen in der persönlichen Zeitplanung berücksichtigt werden und erfordern eine exakte Terminierung. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben lassen sich vielleicht an einen Mitarbeiter delegieren. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, haben sich mit dieser Einstufung von selbst erledigt. Vielen Verwendern erscheint die Eisenhower-Matrix zumindest anfangs arbeitsintensiv und etwas kompliziert, mit etwas Disziplin sorgt sie jedoch bald für eine deutlich bessere Strukturierung von Aufgaben und damit auch von Zeit.

• Die Zeitfresser im Arbeitsalltag lassen sich ausserdem durch eine kostenlose Online-Messung finden, die auf verschiedenen Seiten angeboten wird. Das Online-Tool erfasst den Zeitaufwand für verschiedene Arbeitstätigkeiten und wertet die Ergebnisse danach grafisch aus.

 

Oberstes Bild: © Jeanette Dietl – Fotolia.com