Mitarbeitergespräche pflegen die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Kaum ein Mitarbeiter freut sich auf das mindestens einmal im Jahr mit dem unmittelbaren Vorgesetzten geführte Mitarbeitergespräch. Dabei ist es zumeist das einzige Gespräch, das in einer sehr persönlichen, vertrauensvollen und vertraulichen Atmosphäre zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber geführt wird. So betrachtet erhält es eine ganz andere Qualität, nämlich das eines sehr gehaltvollen Gespräches mit einer wechselseitigen Rückmeldung des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers über erlebtes und erwünschtes Verhalten.

Es gibt eine Reihe von Faktoren, deren Beachtung den Erfolg eines Mitarbeitergespräches massgeblich bestimmen. Mindestens vierzehn Tage zuvor sollte der Termin gegenüber dem Mitarbeiter bekanntgegeben werden, wobei die Verantwortung für die Terminierung und das Zustandekommen im Zuständigkeitsbereich der Führungskraft liegt.

Erfolgsfaktor – eine gute Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung für den Mitarbeiter ist beispielsweise, die eigene Arbeit, ihre Schwerpunkte und Inhalte sowie Besonderheiten vor dem Gesprächstermin zu protokollieren. Umgekehrt ist es seitens des Arbeitgebers sinnvoll, sich ebenso auf jeden einzelnen Mitarbeiter vorzubereiten. Der Arbeitgeber sollte vor dem Mitarbeitergespräch wissen, ob der Mitarbeiter die vereinbarten Ziele aus dem Vorjahr erreicht hat, ob sich die Leistungen verbessert haben und ob er noch weiteres Entwicklungspotenzial in sich trägt, was gleichermassen für sein soziales Verhalten innerhalb des Teams gilt.

Wer sich als Führungskraft keine Notizen während des laufenden Jahres gemacht hat, steht nun ohne eigene Informationen da und muss möglicherweise auf Informationen Dritter zurückgreifen, die subjektiv gefärbt sein können. Es reicht auch nicht aus, als Führungskraft auf die Schnelle das Protokoll vom Vorjahr zu lesen. Vielmehr ist es für Führungskräfte empfehlenswert, das ganze Jahr über Buch zu führen und besondere Leistungen oder Einsätze einzelner Mitarbeiter schriftlich festzuhalten.

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Der Kern eines Mitarbeitergesprächs: Ziele und besprochene Themen

Ziel jedes Mitarbeitergesprächs ist, dem einzelnen Mitarbeiter ein Feedback bezüglich seiner Arbeitsleistung zu geben, den Aufgabenbereich zu definieren oder anzupassen und den Mitarbeiter in seinem Tun und seiner Eigenständigkeit zu stärken. Eine gute und kritikfähige Führungskraft wird sich in einem Mitarbeitergespräch indes nicht scheuen, den Mitarbeiter umgekehrt nach der Qualität seines Führungsverhaltens zu befragen und ihn zu bitten, Hinweise auf mögliche Schwachstellen zu geben und Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten.

Ein offenes und respektvoll geführtes Mitarbeitergespräch wird im Idealfall die Beziehung zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter festigen und den Umgang miteinander verbessern. Neben diesen persönlichen Qualitätsmerkmalen gehört zum Kern eines Mitarbeitergesprächs, Arbeitsabläufe zu optimieren, den Fortbildungsbedarf des Beschäftigten zu überprüfen und mögliche Qualifizierungsperspektiven gemeinsam zu entwickeln.
Zentrales Thema eines Mitarbeitergespräches ist eine Analyse des Ist-Zustandes, die der Definition des Soll-Zustandes gegenübergestellt wird. Das beinhaltet einen Vergleich der Aufgaben, Arbeitsergebnisse und der Ziele des vergangenen Jahres mit denen des kommenden Jahres. Aufgegriffen werden können deshalb alle Themen, die den Beteiligten wichtig sind. Dazu gehören neben der Zusammenarbeit zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter auch das Klima und die Teamarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen sowie mit anderen Organisationseinheiten innerhalb und ausserhalb des Unternehmens.

Der Kommunikationsstil als Rahmenbedingung für den Verlauf eines Mitarbeitergesprächs – argumentativ, ergebnisorientiert und gewaltfrei 

Für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – ist es wichtig, gedanklich die Ziele zu formulieren, die durch das Mitarbeitergespräch erreicht werden sollen. Das Mitarbeitergespräch ist wahrscheinlich der einzige Zeitpunkt im Jahr, in dem ein Mitarbeiter die volle und ungeteilte Aufmerksamkeit seines Chefs geniesst. Ein Mitarbeiter empfindet ein Gespräch dann als erfolgreich, wenn er Raum genug bekommt, um sich frei zu äussern und die Chance erhält, seine persönlichen Vorstellungen zumindest teilweise in die Zielvereinbarung einzubringen.

Dieses Bestreben ist umso erfolgreicher, je konkreter sie in Richtung des gewünschten Ergebnisses formuliert wird. Je nach Ziel sollte sich ein Mitarbeiter mehrere gute Argumente zurechtlegen, um dem Vorgesetzten den Nutzen der gewünschten Veränderung zu erläutern und ihn vom jeweiligen Vorhaben zu überzeugen. Dabei kann es hilfreich sein, die Argumente und Gründe sowie bereits erzielte Erfolge und positive Leistungen schriftlich zu verfassen und sie dem Vorgesetzten im Mitarbeitergespräch zusammen mit mündlichen Erläuterungen zu überreichen.

Der Erfolg eines Mitarbeitergespräches ist auch abhängig von dem zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gewählten Kommunikationsstil, der darauf gerichtet sein sollte, eine funktionierende und friedvolle Beziehung zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter aufzubauen, wiederherzustellen und zu erhalten. Die gewaltfreie Kommunikation beinhaltet Wertschätzung zwischen beiden Parteien, wobei den Arbeitgeber als dem Moderator des Mitarbeitergespräches eine besondere Verantwortung trifft.

Es ist darüber hinaus seine Aufgabe, den Mitarbeiter für ein kooperatives Handeln zu gewinnen und ihn zu mehr Kreativität und Engagement zu motivieren. Das kann nur mit einer positiven und konstruktiven Gesprächsführung frei von Druck, Machtausübung und Dominanz erzielt werden, was wiederum dem Unternehmen zugutekommt. Gewaltfreie Kommunikation wird auch als Sprache des Herzens oder als verbindende beziehungsweise einfühlsame Kommunikation bezeichnet.

Abgerundet wird das Mitarbeitergespräch mit der schriftlichen Protokollierung und Dokumentation der getroffenen Vereinbarungen. Die Niederschrift ist eine streng vertrauliche Angelegenheit, die deshalb in den Händen der beteiligten Parteien verbleibt und eine Weitergabe an Dritte streng untersagt. Sie dient als Grundlage für das folgende Mitarbeitergespräch und wird nach dem diesem Mitarbeitergespräch vernichtet oder wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet.

 

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