Dienstplanung in sozialen Bereichen
von Olaf Hoffmann Allgemein Organisation Selbstmanagement
Wie eine gerechte, zeitlich und sozial ausgewogene Dienstplanung für die betreffenden Mitarbeiter erreicht werden kann, soll der folgende Beitrag aufzeigen.
Soziale und pflegerische Arbeit ist oftmals Schichtarbeit
Die Arbeit in sozialen Berufen verlangt den Beschäftigten viel ab. Sich ständig verändernde Situationen im Umgang mit Kunden, Klienten und Patienten fordern die volle Aufmerksamkeit ebenso wie die Rahmenbedingungen in den Institutionen. Schon allein aus dieser Sicht ist eine gewissenhafte Dienstplanung auch für die Qualität der Arbeit in sozialen Einrichtungen und ähnlichen Institutionen eine wichtige Voraussetzung. Mitarbeiter, die über zu wenig oder unregelmässige Erholungszeiten verfügen können, sind deutlich gestresster und anfälliger für Erkrankungen als solche, die von einem ausgewogenen Verhältnis von Arbeit und Freizeit profitieren. Die Verantwortung für eine solche Ausgewogenheit tragen die Dienstplanverantwortlichen, letztlich die Personalverantwortlichen und Leiter. Besonders anspruchsvoll erweist sich die Dienstplanung dann, wenn im Schichtbetrieb gearbeitet werden muss. Das betrifft einen Grossteil der Spitale, Pflege- und Betreuungseinrichtungen sowie der Betriebe des Hotel- und Gaststättenwesens. Hier muss die Schichtarbeit so strukturiert werden, dass nicht nur der gesetzliche Anspruch auf Urlaub und einen freien Tag in der Woche gesichert bleibt. Auch die wöchentliche Arbeitszeit muss so aufgeteilt werden, dass trotz Schichtarbeit genügend Zeit für die Erholung bleibt. Krankheitsfälle müssen ebenso erwartet werden, wie andere absehbare oder unerwartete Ausfälle einzelner Arbeitnehmer.
Für Beschäftigte im Schichtdienst stellt auch der Wechsel zwischen den einzelnen Schichten oftmals eine Herausforderung dar. Das tägliche Leben muss regelmässig umgestellt werden. Davon betroffen sind oftmals ganze Familien. Nicht zu unterschätzen ist auch der psychische und gesundheitliche Effekt, wenn Arbeitnehmer regelmässig oder unregelmässig zwischen Tagarbeit und Nachtarbeit wechseln.
Komfortabler Wechsel zwischen den Schichten
Aus arbeitsmedizinischer Sicht hat sich folgendes Wechselmodell für die Schichtarbeit als günstig erwiesen:
Frühschicht – gefolgt von Spätschicht – gefolgt von Nachtschicht und so fort.
Vor jeweils einem Übergang in die andere Schicht soll mindestens ein freier Tag liegen. Zum Turnuswechsel von der Nachtschicht in die nächste Frühschicht empfehlen sich zwei freie Tage.
Auf diese Weise werden der regelmässige Schichtwechsel und der Turnus für den Arbeitnehmer absehbar ausgestaltet und sind mit genügend Ruhephasen verknüpft.
Schwierig gestaltet sich ein solcher regelmässiger Schichtwechsel dann, wenn unvorhersehbar Mitarbeiter im Bereich ausfallen. Dann gerät oftmals der gesamte Schichtplan durcheinander. Für solche Fälle sorgen kluge Unternehmen in der Form vor, dass externe Mitarbeiter für solche Druckzeiten unter Vertrag stehen, die bei Bedarf schnell in den Schichtplan integriert werden können. Damit bleibt zumindest für die fest angestellten Arbeitnehmer der Schichtplan übersichtlich und stabil. Ein solches vorausschauendes Planen empfiehlt sich auch für die Abfederung von Urlaubszeiten der Mitarbeiter. Auch eine Freizeitabgeltung von Überstunden wird auf diese Weise einfacher und geht nicht zu Lasten der anderen Mitarbeiter.
Besonders aufmerksam muss Schichtarbeit dann geplant werden, wenn Arbeitnehmer mit Kindern beschäftigt werden. Hier kommt es regelmässig in den Hauptferienzeiten zu wahren Rangeleien zwischen den Arbeitnehmern um die besten Urlaubstermine. Erfahrene Dienstplaner planen von Beginn an zumindest den zusammenhängenden Erholungsurlaub für die Mitarbeiter in festen Zeiten ein. Hier können sich die Mitarbeiter dann absprechen und entsprechend einschreiben. In Konfliktfällen lohnt sich die turnusmässige Verplanung des Haupturlaubes für mehrere Jahre. Sprich: Arbeitnehmer, die in diesem Jahr ihren mindestens zweiwöchigen Erholungsurlaub im Juli nehmen, tun dies im Folgejahr beispielsweise im September, so dass der Juli für einen anderen Arbeitnehmer frei bleibt.
Wochenend- und Feiertagsarbeit gleichmässig verteilen
In vielen Einrichtungen der Wohlfahrtspflege sowie in Unternehmen des Beherbergungswesens wird selbstverständlich auch an Wochenenden und Feiertagen gearbeitet. Solche Arbeitszeiten belasten vor allem Beschäftigte mit Kindern und Familie. Nach Möglichkeit sollen ledige Mitarbeiter ohne Kinder solche Zeiten übernehmen. Diese profitieren dann auch von den Lohnzuschlägen. Selbstverständlich können aber auch Verheiratete und Mitarbeiter mit Kindern nicht dauerhaft von der Wochenend- und Feiertagsarbeit ausgenommen werden. Grundsätzlich sollte gelten, dass in solchen Fällen maximal an jedem zweiten Wochenende gearbeitet wird und die Feiertagsarbeit gleichmässig auf alle Schultern verteilt wird. Wer in diesem Jahr an Weihnachten arbeitet, sollte mindestens im kommenden Jahr in dieser Zeit frei haben. Daraus ergibt sich dann eine gerechte Aufteilung unbeliebter Arbeitszeiten, die letztlich auch dem gesamten Betriebsklima dienlich sind.
Sonderwünsche müssen im Team geklärt werden
Haben einzelne Mitarbeiter im Schichtsystem Sonderwünsche bezüglich der Schichtverteilung oder der Wochenend- und Feiertagsarbeit, sollten diese grundsätzlich im betroffenen Team besprochen werden. Hier kann der Arbeitnehmer vortragen, warum er Abweichungen von der allgemeinen Regelung wünscht. Die Teammitglieder können entsprechend reagieren und letztlich abwägen, ob sie diesen Sonderwünschen stattgeben wollen. Letztlich entscheidet natürlich der Dienstplanverantwortliche. Allerdings erweist sich eine angestrebte Teamentscheidung auch insofern als förderlich, dass eventuelle Bevorzugungen von Mitarbeitern genau beobachtet und möglicherweise auch ausgeschlossen werden können.
Nehmen Sie die Schichtplanung in Betrieben der Krankenpflege, Wohlfahrtspflege und im Gaststätten- und Hotelwesen sehr ernst. Letztlich sorgen Sie mit einer gelingenden Schichtplanung dafür, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden, ausgewogen und gesund und die Arbeitsergebnisse von hoher Qualität bleiben.
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