Temporäres Messeteam auf Erfolg trimmen
VON Michael Radtke Organisation
Allerdings ist es nicht unbedingt einfach ein temporäres Team, das nur für einen begrenzten Zeitraum zum Einsatz kommt, zu einem einsatzfreudigem Team zusammen zu schmieden. Schliesslich gilt es hier Verkaufsprofis, Finanzexperten und zum Beispiel Techniker zu einer funktionellen Arbeitsgruppe reifen zu lassen. Und das binnen kürzester Zeit. Das Zauberwort heisst Motivation. Eine kraftvolle Teammotivation kann dabei in erster Linie aus der dynamischen Entwicklung der gesamten Gruppe entstehen. Aber, welche Möglichkeiten gibt es, damit auch ein zusammengewürfeltes Team Hand in Hand für den unternehmerischen und vor allem den gemeinsamen Erfolg zeitnah arbeitet?
Kickoff-Meeting als Briefing- und Motivationsveranstaltung
Möglichst zeitnah vor dem Beginn der Messe sollte der Verantwortliche respektive der Messeleiter seine ihm zugeteilte Gruppe zu einem vorbereitenden Meeting bitten, wobei es wichtig ist, dass dieses Messebriefing quasi einen Kickoff-Charakter (Auftakt-Charakter) erhält. Innerhalb eines Meetings dieser Art kommen dann insgesamt drei Phasen zur Anwendung, wobei jede einzelne Phase einen weiteren Baustein zur Teambildung darstellt. Dabei muss der Redner vor allem eine prägnante, klare Ordnung bieten. So kann sich von vorne herein eine Win-Win-Situation zwischen den Teammitgliedern einerseits und zwischen dem Messeleiter und seinem Team entwickeln.
Daher sollten grundsätzlich die unternehmerischen Ziele, Informationen zur eigenen Organisation, zu Verantwortlichkeiten und zum Gesamtablauf sowie besondere Herausforderungen bzw. Aufgabengebiete der jeweiligen Messe thematisch beim Briefing berücksichtigt werden.
Um genügend Transparenz in die Ausführungen zu bringen, sollte auch eine visuelle Ansicht des Messestands sowie auch des Standortes in der Messehalle verfügbar sein. Zudem kann auch mit entsprechenden visuellen Charts gearbeitet werden. Hier bietet sich zum Beispiel eine 3D-Präsentation, ein Standmodell oder zumindest ein grossformatiger Aufrissplan an. So können die Einsatzorte der Mitarbeiter genau definiert und aufgezeigt werden. Um schon in dieser Phase das wichtige Kickoff-Erlebnis zu generieren, muss bereits zu Beginn des Meetings dafür gesorgt werden, dass die Gruppe sich auch aktiv ins Geschehen einbringt. Empfehlenswert ist es diesbezüglich, dass auf zum Beispiel zwei Pinnwänden zum einen die besonderen Wünsche und zum anderen die Stärken bzw. die Kernkompetenzen der einzelnen Mitarbeiter visualisiert werden.
Konstruktivität und Kreativität im Fokus: Durch Konfrontation Teambildung fördern
Um eine Gruppe zu einen tatsächlich funktionierenden und effektiv arbeitenden Team zusammen zu fügen, sollte auch die offene und konstruktive Auseinandersetzung im Hinblick auf verschiedene Ansichten und Meinungen nicht zu kurz kommen. Erst wenn nämlich die eigene Individualität und eigene Überlegungen in das Team eingebracht werden können, ist quasi der Grundstein für den Teamkonsens, das gemeinsame Etwas, gelegt. Um eine derartige Entwicklung zu forcieren, sollte der Teamboss im Zuge der zweiten Phase die Gruppe themenspezifisch diskutieren lassen, wobei gerade kontroverse Meinungen als nahezu gewinnbringend bezeichnet werden können. Auch wenn dieser Prozessschritt oftmals mühevoll und auch zäh erscheint, muss er unbedingt durchgezogen werden. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass im Laufe einer solchen Diskussion oftmals gewinnbringende, wenn nicht sogar innovative Meinungen und Ideen geäussert wurden.
Dies bringt die Zusammenarbeit und damit auch den Teamgeist deutlich voran. Zudem können hier zum Beispiel offene Positionen oder Verantwortlichkeiten deutlich in Frage gestellt werden. Der Teamverantwortliche sollte diese Diskussion daher auf gar keinen Fall stoppen, auch wenn eine Sackgasse erreicht scheint. Selbst wenn er ein Thema mit einer Anweisung abschliessen könnte, sollte er lieber jeden Einzelnen dazu auffordern, Stellung zu beziehen. Wenn es sich dabei um eine grosse Gruppe handelt, kann diese auch in verschiedene Gruppen mit expliziten Teammoderatoren aufgeteilt werden. Diesen sollte dann verschiedene Aufgaben zugeteilt werden, die innerhalb einer bestimmten Frist bearbeitet werden müssen. Die Ergebnisse werden dann wiederum im ganzheitlichen Plenum vorgestellt. Wenn genügend Zeit vorhanden ist, kann sogar noch ein Team-Event vereinbart werden. Das gemeinsame Klettern auf die Bergspitze hat dabei durchaus Symbolcharakter.
Abschliessende Phase: Der Griff in die klassische Trickkiste
In der abschliessenden Phase gilt es dann, sämtliche besprochene Inhalte respektive die eben erarbeiteten Gruppenergebnisse, die detaillierte Verantwortlichkeit und die endgültige Organisation des Events bzw. des eigenen Messeteams festzuzurren. Wichtig ist es dabei, dass gerade Tätigkeitsbereiche und Verantwortlichkeiten gemeinsam mit dem Team benannt und besprochen werden. Danach wird noch einmal tief in die – allerdings zugegeben – klassische Trickkiste gegriffen, wobei das Fühlen, das Einschwören und das Teilen des Teamgeistes zwingend im Fokus stehen sollte.
Hier muss sich niemand zu schade sein, mit einem Stuhlkreis zu arbeiten oder wie ein Fussball-Trainer zu agieren. Vor allem sollten sämtliche Teammitglieder zum Schluss ihren persönlichen Beitrag zum Teamerfolg bzw. zum Messeerfolg an sich formulieren. So werden die Konturen des temporären Teams noch einmal geschärft und jeder Einzelne optimiert und konserviert das Gefühl, wichtig für das Team zu sein. Schliesslich soll bei dem Messeevent nichts mehr im Team schief gehen.
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