Das KMU-Event (Teil 3): Umsatzfördernde Veranstaltungen für kleine und mittlere Unternehmen

Teil 3: Werbepartner, Sponsoren, Referenten und Ihre eigene Rolle als Gastgeber

11. Viele KMU sind regional verankert und versorgen innerhalb eines bestimmten Einzugsgebiets eine Zielgruppe. Angesichts des Hypes über die Grenzenlosigkeit des Internets und des Online-Marketings wird jedoch die Pflege der „Offline-Kontakte“ vor Ort vernachlässigt. Doch gerade diese lokalen Partner können für die Kommunikation eines Events entscheidend sein.

Deshalb sollten Sie sich kleinere Regionalzeitungen als Medienpartner suchen, denen Sie rechtzeitig eine massgeschneiderte Pressemitteilung zukommen lassen. Kooperieren Sie auch mit Ladengeschäften, in denen Sie Ihre Plakate aushängen können.

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Dies ist ein Bericht in drei Teilen:

Das KMU-Event, Teil 1

Das KMU-Event, Teil 2

Das KMU-Event, Teil 3

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Machen Sie sich vorher eine Liste, welche Dienstleistungen und/oder Produkte Sie im Tausch gegen eine Werbefläche bieten können. Sie werden fast immer etwas anzubieten haben, was eine Bewerbung Ihres Events zu einem Win-Win für regionale Partner macht, ob Webdesign oder Versicherungsversorgung. Sollten die von Ihnen angebotenen Dienste nicht von direktem Interesse sein, könnten Sie beispielsweise Gewinnspiele für Leser und Käufer anbieten, die mit der Promotion Ihres Events verknüpft sind.

12. Behandeln Sie Sponsoren und Sprecher als heimliche VIP-Gäste Ihres Events. Stellen Sie den Sponsoren so viele Projektionsflächen ihres Portfolios wie möglich zur Verfügung, ohne dabei selbst zur reinen Werbefläche zu werden. Befragen Sie die Sponsoren nach ihren Wünschen und bieten Sie von sich aus zusätzliche Kommunikationskanäle an. Sponsoren können für Ihr KMU eine wertschöpfende Partnerschaft darstellen, die weit über das Event hinausgeht. Auch aus diesem Grund sollten Sie realistisch und eher bescheiden bleiben, wenn Sie den Sponsoren die prospektive Teilnehmerzahl mitteilen. Es ist klüger, angenehm zu überraschen, als hinterher nicht den versprochenen Return-on-Invest liefern zu können.

Gute Sprecher sind häufig der entscheidende Grund dafür, dass auch die Teilnehmer und Gäste kommen, für die ansonsten kleinere Events eher nicht infrage kommen. Viele Referenten „brennen“ für ihr Thema und sind, wenn ihnen die nötige Freiheit gewährt wird, auch für eine geringe Gage bereit, darüber zu sprechen. Verdeutlichen Sie dem jeweiligen Referenten, dass es Ihnen nicht (nur) um seine Reputation geht, sondern vor allem um dessen fundierte Meinung zum Thema. Stellen Sie dabei sicher, dass diese nicht nur Sie persönlich interessiert, sondern mindestens 80 % Ihrer Gäste. Hinsichtlich des Komforts und besonderer Wünsche (so lange diese realistisch bleiben) sollten Sie Ihren Referenten so weit entgegenkommen, wie Sie können – diese Investition lohnt sich mehr als die Raumdekoration oder ein weiterer Gang beim Menu.

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13. KMU können sich eher selten eine Event-Firma leisten, sondern müssen die Organisationsarbeit für ihre Veranstaltungen meist selber stemmen. Eine Arbeit, die zum täglichen operativen Business noch hinzukommt. Verteilen Sie deshalb die Verantwortlichkeiten auf so viele Mitarbeiter wie möglich und passen sie diese persönlichen Vorlieben des Einzelnen jeweils an. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre Buchhaltung gerne gut isst, kann sie sich ums Catering kümmern. Kommunizieren Sie deutlich, dass Sie trotz der Eigenverantwortlichkeit jedes Einzelnen bei allen eventbezogenen Mails ins „CC“ gesetzt werden möchten. Weiterhin müssen alle Beteiligten vorher darüber informiert sein, dass ein mögliches Überschreiten des von Ihnen zuvor festgelegten Budgets eine vorherige Rücksprache mit Ihnen erfordert. Richten Sie im Intranet oder auf einer Onlineplattform einen (passwortgeschützten) Eventplan ein, in dem jeder seinen Planungsfortschritt protokolliert.

14. Gestalten Sie Ihr Event bewusst und sichtbar nachhaltig. Noch sind „grüne“ Veranstaltungen leider keine Selbstverständlichkeit. Wenn Ihr Event diesbezüglich eine löbliche Ausnahme darstellt, bleibt es umso mehr in Erinnerung. Messen Sie beispielsweise den CO₂-Fussabdruck der gesamten Veranstaltung und nehmen Sie mittels einer hierauf spezialisierten Firma einen Ausgleich vor. Dies ist häufig durch eine finanzielle Unterstützung greifbarer Projekte wie Windfarmen möglich. Kommunizieren Sie sämtliche dieser Informationen sowie alle anderen umweltschonenden Massnahmen im Rahmen Ihres Marketing.

15. Gerade als Einzelunternehmer oder Inhaber eines kleinen bis mittleren Unternehmens kann sich der Tag Ihres Events als anstrengend erweisen, da Sie für vieles zugleich verantwortlich sind und die Zuständigkeiten nur bedingt delegieren können. Dennoch ist Ihre Laune, die Sie auf Ihre Gäste ausstrahlen, das Barometer für die gesamte Stimmung. Seien Sie deshalb den Teilnehmern gegenüber so positiv und aufmerksam wie möglich. Vermeiden Sie es also, aufgescheucht von A nach B zu rennen, um alles doppelt und dreifach selbst zu überprüfen. Geniessen Sie stattdessen das Event sichtlich und legen Sie das Augenmerk auf die Interaktion mit Ihren Gästen. Denn: Kleine Pannen bleiben nicht in Erinnerung, Ihre Dynamik aber sehr wohl.

Wenn Sie selbst eine Rede halten wollen, sollten Sie diese unbedingt vorher üben – am besten auch einmal im privaten Rahmen. Mit einem solchen Vortrag transportieren Sie die ganze Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit, die Sie als Inhaber oder Gründer mitbringen. Sie kann für zukünftige Partner und Neukunden der auslösende Faktor sein, mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Deshalb sollten Sie diesen Aspekt nicht über lauter organisatorische Angelegenheiten vergessen. Berücksichtigen Sie bitte zudem, dass Ihnen Teilnehmer auch herausfordernde Fragen stellen könnten, auf die Sie Antworten parat haben sollten.

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Sprechen Sie nicht nur über Ihr eigenes Unternehmen und dessen Portfolio, sondern geben Sie Ihrem Publikum auch praktische Empfehlungen und direkt umsetzbare Tipps mit auf den Weg. So hinterlassen Sie und Ihr Event langfristig einen guten Eindruck. Schlussendlich sind es Ihr Wissen und Ihre Dialogbereitschaft, durch die Sie Ihre Teilnehmer für sich einnehmen – nicht die Bestückung der Bar oder die teuren Plätzchen in der Kaffeepause.

 

Oberstes Bild: © ariadna de raadt – shutterstock.com