Das KMU-Event (Teil 1): Umsatzfördernde Veranstaltungen für kleine und mittlere Unternehmen

Dieser dreiteilige Bericht beleuchtet die Veranstaltungsorganisation von Freiberuflern und kleinerer bis mittlerer Unternehmen (KMU).

Grundsätzlich unterscheiden sich diese in vielen Punkten nicht vom „Event-Management“ beispielsweise eines Konzerns, doch einiges ist dennoch ganz anders – nicht nur auf das zur Verfügung stehende Budget bezogen.

Die folgenden 15 Tipps gehen auf genau diese Unterschiede ein und unterstützen Sie darin, ein auf Ihre Unternehmensgrösse, Zielsetzung und Kunden massgeschneidertes Event umzusetzen.

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Dies ist ein Bericht in drei Teilen:

Das KMU-Event, Teil 1

Das KMU-Event, Teil 2

Das KMU-Event, Teil 3

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Teil 1: Die Strategie

1. Als Erstes sollten Sie klar definieren, was Sie mit Ihrem Event erreichen wollen. Seien Sie dabei so genau wie möglich; Schlagwörter wie „Netzwerken“, „Portfolio vorstellen“, „Neukunden gewinnen“ oder „Bestandskunden pflegen“ sind nicht ausreichend aussagekräftig. Entwickeln Sie eine Vision, was sich für Ihr Unternehmen oder Portfolio durch das Event positiv verändern soll.

Konkrete Zahlen verleihen Ihrer Ergebnisplanung Realität. Wie viele Neukunden wollen Sie gewinnen? Welcher Eindruck sollen diesen genau vermittelt werden? Geht es Ihnen mehr um das Image- oder die Umsatzsteigerung – oder wünschen Sie beides?

Sie sollten hundertprozentig sichererstellen, dass alle an der Planung Beteiligten über das gewünschte Ergebnis des Events informiert sind. Wenn Sie dies nicht so transparent kommunizieren wollen, sollten Sie zumindest dafür sorgen, dass alle Beteiligten deutlich wissen, was Sie nicht wollen. Häufig stehen KMU nur nicht-professionelle Eventhelfer wie Freunde und Familie zur Verfügung, gerade dann ist ein „Business-Ansatz“ wichtig, auch wenn Ihnen dies zunächst etwas übertrieben scheint. Setzen Sie sich mit allen Helfern zusammen (auch wenn es Ihr eigener Partner ist) und definieren Sie klar, was das Gesamtergebnis des Events sein soll und was Ihre eigenen Erwartungen sind.

2. Ebenfalls bevor Sie mit der Planung beginnen, definieren Sie als Nächstes Ihre Zielgruppe – unabhängig vom Format des Events oder seinem Anlass, wie etwa einer Produkteinführung oder einem Jubiläum. Die Versuchung ist gross, den Fokus auf die eigenen Gründe für die Veranstaltung zu richten und sie dann nur aus dieser Perspektive zu organisieren. Doch Tatsache ist, dass Ihr Event nicht zum gewünschten Ergebnis führt, wenn sich Ihre Gäste nicht „abgeholt“ fühlen – egal wie sorgfältig Sie alles geplant haben.

Deshalb erstellen Sie am besten eine Liste mit allen spezifischen Kunden, Geschäftspartnern und Zulieferern, die Sie einladen wollen. Wenn Sie ein öffentliches Event planen, wie beispielsweise einen Tag der offenen Tür oder ein Wissensevent wie ein Seminar oder einen Workshop, dann erstellen Sie eine „Persona“, einen fiktiven idealen Gast, und beschreiben Sie diese für sich so detailliert wie möglich. Bei der nachfolgenden Planung gleichen Sie jeden wichtigen Schritt in Bezug auf Ihre echten oder virtuellen Gäste ab. Klopfen Sie jede Massnahme darauf ab, ob sie das Event-Erlebnis für Ihre Gäste tatsächlich informativer, spannender und angenehmer gestalten wird.

Allein durch dieses Vorgehen können Sie viel Geld sparen. Denn während Sie beispielsweise Ihr Produkt gern in einem stylischen Umfeld präsentieren würden, um ihm möglichst einen glamourösen Rahmen zu geben, fühlt sich Ihre Zielgruppe eventuell in einem rustikalen „Hands-on“-Ambiente sehr viel wohler. Auch die Preisgestaltung, die Themen- und Referentenwahl sowie das Format insgesamt können auf die zuvor genannte Weise viel leichter definiert werden. Entscheiden Sie sich also immer für die Option, die Ihren Gästen entgegenkommt, statt für die, die sich nach Ihren eigenen, oft unbewussten Idealen richtet.

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Bleiben Sie vor allem realistisch – das gilt sowohl für das Budget als auch die Zeit, die Ihnen für die Vorbereitung zur Verfügung steht. Dieser Realismus soll Sie aber nicht davon abhalten, Visionen zu entwickeln. Es ist jedoch wenig sinnvoll, Veranstaltungen von Wettbewerbern zu kopieren, die über weitaus grössere finanzielle, personelle und planerische Mittel verfügen. Am glaubwürdigsten ist es, wenn Sie authentisch und in Ihrem organischen Rahmen bleiben. Auch in einer Branche, die durch opulente Veranstaltungen glänzt, erwartet niemand von einem KMU oder Start-up, dass es „mithalten“ kann. Von Ihnen wird vielmehr erwartet, dass Sie sich selbst originär zum Ausdruck bringen.

3. Eine goldene Eventregel lautet: Je weniger Budget und je weniger ausführende Kräfte, umso sorgfältiger muss die Planung ausfallen. Wenn Sie Ihr Event also alleine und mit einem engen Budget verantworten, sollten Sie so präzise und ausführlich wie möglich vorausschauen. Fertigen Sie minutiöse Listen mit allen Details an, bevor Sie auch nur eine Bestellung oder Buchung vornehmen. Hierzu zählen Einladungen, Räumlichkeiten, Technik (Beschallung und Licht), Catering, Marketing und Werbemittel, Referenten, Reise und Unterbringung etc.

All diese Aspekte greifen stets ineinander, weshalb sie nicht getrennt organisiert werden sollten. Einsparmöglichkeiten wie mögliche Risiken ergeben sich oft erst aus dieser Aufstellung und können so optimal berücksichtigt werden. Gleichen Sie jeden Schritt in der Umsetzung mit Ihrer Liste ab. Vergessen Sie bitte nicht: Event-Besucher sind oft detailverliebt – deshalb trägt jede Kleinigkeit zur positiven oder kritischen Wahrnehmung Ihres Unternehmens bei.

4. Ihren Event-Termin sollten Sie sorgfältig mit dem Branchenkalender und den Ferienzeiten (ein absolutes No-Go!) abstimmen. Einerseits können KMU-Events oft nicht mit grösseren Konferenzen oder Messen mithalten, die dieselbe Zielgruppe ansprechen. Es liegt dann nicht am Unwillen der Eingeladenen, dass sie nicht Ihrem Event zusagen, sondern ist der Notwendigkeit geschuldet, dass gleichzeitig ein für sie wichtigeres Event stattfindet.

Andererseits können Sie sich wichtige Branchentermine aber auch zunutze machen. Findet ein internationales oder nationales Branchenevent wie beispielsweise eine Messe oder ein mehrtägiger Kongress in Ihrer näheren Umgebung statt, halten sich zu dieser Zeit Personen in Ihrer Nähe auf, die für Ihr Unternehmen potenziell gewinnbringend sein können und die Sie sonst nicht erreichen. Dies ist vor allem für KMU interessant, die sich international positionieren möchten.

Legen Sie Ihr Event dann so, dass es zu einem Zeitpunkt stattfindet, an dem während des anderen Branchenevents keine Veranstaltung angeboten wird, und synchronisieren Sie Ihre Event-Kommunikation mit der des parallelen Anbieters. Vielleicht ergeben sich sogar gegenseitig kommunizierbare Synergieeffekte.

Hierdurch können Sie zudem Experten und Referenten für Ihre eigene Veranstaltung gewinnen, deren Anreise und Unterbringung Sie sich ansonsten vielleicht nicht leisten könnten. Kontaktieren Sie diese einfach und fragen Sie nach, ob sie während ihres Aufenthalts ein Zeitfenster aufmachen können, um bei Ihrem Event vorbeizuschauen bzw. einen Vortrag zu halten.

 

Oberstes Bild: © Yuganov Konstantin – shutterstock.com