Fünf digitale Tools, die sogar Technologiefirmen vernachlässigen
VON Caroline Brunner Marketing Neue Medien Web
Wir zeigen Ihnen, wo selbst Profis (und Laien sowieso) noch hinterherhinken, wenn es um die Nutzung verfügbarer digitaler Technologien geht, und wie Sie dies für Ihr Unternehmen ändern können. Das bedeutet nämlich im Endeffekt nichts anderes, als dass Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, während programmierte Helferlein die peripheren Aufgaben für Sie erledigen.
1. Zentralisiertes Projektmanagement
Dies ist ein Problem, das gerade Start-ups und Unternehmen oft haben, die noch klein sind und in denen viel direkt kommuniziert wird. Hier sind auch die Projekte personell und inhaltlich scheinbar überschaubar. Deshalb werden sie mündlich, mithilfe von Spreadsheets oder per E-Mail-Verkehr erledigt. Der Kommunikationstransparenz wird mit einem Verteiler Genüge getan, dessen Teilnehmer bei jeder Mail auf cc gesetzt werden. Diese Form des Projektmanagements ist allerdings immer ein Fehler, egal wie begrenzt Projekt oder Aufgabe zu sein scheinen.
Denn wenn das Unternehmen plötzlich und exponentiell zu wachsen beginnt – und das passiert häufig –, kann das Mailsystem die Flut an zusätzlichen Informationen, Verantwortlichkeiten, notwendigen Entscheidungsfindungsprozessen und Koordination nicht mehr adäquat bewältigen. Dann beginnen Einzelne ihre Mails aufgrund der Flut der für sie irrelevanten Nachrichten nicht mehr zu lesen. Material gelangt zum falschen Empfänger. Teammitglieder wissen nicht mehr genau, was sie und was andere zu erledigen haben und welche Ergebnisse genau von Ihnen erwartet werden. Die Antwort „Aber das habe ich dir doch geschrieben“ wird zur hilflosen Standardfloskel.
Machen Sie damit Schluss, indem Sie Ihr Projektmanagement in eine Cloud-App verlagern. Das ist eine Plattform, auf die alle Projektbeteiligten jederzeit zugreifen können. Dort werden sämtliche Termine und Aufgaben koordiniert und zugeteilt, Dokumente und Bildmaterial hinterlegt, der Status quo protokolliert und alle am Projekt Beteiligten vernetzt und informiert. Die Zugriffsrechte sind individuell anpassbar, der Zugriff kann von überall auf der Welt aus erfolgen. So können Sie sicher sein, dass der Wissensstand Ihrer Teammitglieder immer aktuell ist. Wenn Sie sich hinsichtlich der Nutzung von Cloud-Angeboten unsicher sind, dann können Sie auch eine entsprechende Software auf einem firmeneigenen Server installieren.
2. Ausufernder E-Mail-Verkehr
E-Mails sind so sehr zu einem Teil des Arbeitsalltags geworden, dass die Professionalität im Umgang mit diesem Tool als selbstverständlich vorausgesetzt wird. Tatsächlich ist genau das Gegenteil der Fall: Noch vor der Nutzung sozialer Netzwerke hat sich der ineffiziente Umgang mit Mailkorrespondenz zum Zeitfresser Nummer eins in Unternehmen entwickelt. Werden Sie sich deshalb Ihrer eigenen schädlichen Mailgewohnheiten bewusst und organisieren Sie eine diesbezügliche Schulung in Ihrem Unternehmen, um einen effektiveren Umgang mit diesem an sich wertvollen Instrument zu initiieren.
So sollten Mitarbeiter nicht die produktiven Stunden der Vormittage mit dem systematischen Abarbeiten ihres Maileingangs verbringen, sondern direkt die Spreu vom Weizen trennen. Auch das Schreiben effizienter Mails unter Einhaltung der Netikette kann erlernt werden. Wann Mails überhaupt notwendig sind und wann ein Telefonat oder kurzes persönliches Gespräch viel sinnvoller und schneller wäre, ist ebenfalls Gegenstand solcher Weiterbildungen. Sie können Ihnen und Ihrem Unternehmen erstaunliche Zeit- und Energieressourcen freisetzen, die zuvor mit dem Lesen, Schreiben und Managen eigentlich überflüssiger E-Mails verbraucht wurden.
3. Dezentralisierte Dokumentarchivierung
Gerade wenn Ihr Unternehmen mit relativ vielen Dokumenten arbeitet, die sich kontinuierlich in verschiedenen Bearbeitungsphasen befinden, sollten Sie diese ebenfalls nicht per Mail hin- und herschicken. Besser geeignet sind Online-Datenarchive, in denen alle Dateien gespeichert sind und eindeutig ersichtlich ist, wer an welchem Dokument wann welche Änderungen vorgenommen hat. So kommt es nicht länger zu peinlichen Fehlern wie dem Versenden alter, noch nicht aktualisierter Dokumente zu Kunden und Geschäftspartnern.
4. Mangelhafte Sicherheit
Wenn Mitarbeiter sich über digitale Sicherheitsrisiken nicht im Klaren sind, kann die IT Firmenserver und Computer noch so penibel abschotten – das Unternehmen als Ganzes bleibt sicherheitsgefährdet. Das bezieht sich auf viele kleinere Nachlässigkeiten im Arbeitsalltag, wie etwa unsichere Passwörter oder die Nutzung desselben Passwortes für alle Log-ins, den Besuch unsicherer Seiten, vergessene Log-outs und vergleichbare „Details“. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Generierung von und des Umgangs mit Passwörtern und lassen Sie sie vorhandene mit Onlinetools testen.
5. Ineffizientes Social Media Marketing
Wenn Sie soziale Netzwerke zu einem integralen Teil Ihrer Marketingstrategie und Markenentwicklung gemacht haben, dann sollten Sie sie natürlich auch regelmässig bespielen – sonst wirken Ihre Profile schnell uninteressant und bewirken das Gegenteil. Gleichzeitig ist es höchst ineffizient, einen einzigen Mitarbeiter dafür abzustellen, den notwendigen Content ein- bis zweimal die Woche zu generieren und manuell einzustellen.
Denn auch hierfür gibt es inzwischen exzellente Tools, mit denen einerseits Inhalte gepflegt und andererseits die Social-Media-Aktivitäten auf Ihren Profilen gemessen und analysiert werden können (Monitoring). Verschiedene Netzwerke können parallel mit gleichem Content bespielt werden. Mehrere Mitarbeiter können zu unterschiedlichen Zeiten, aber synchronisiert die Auswertung erledigen und die thematische Strategie anpassen.
Oberstes Bild: © violetkaipa – Shutterstock.com
Mehr zu Caroline Brunner
Caroline Brunner ist freiberufliche Online-Journalistin mit Fokus auf Arbeitspsychologie, Entrepreneurship, Kommunikation, Karriereplanung, Nachhaltigkeit und Verbraucherthemen.
