Fünf Kriterien für den perfekten Stellvertreter

14.09.2014 |  Von  |  Organisation
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Fünf Kriterien für den perfekten Stellvertreter
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Wenn Sie in einem Unternehmen eine Position als Führungskraft haben oder im Team arbeiten, stellt sich früher oder später die Frage nach Ihrem Stellvertreter. Um für diese Entlastung entsprechende Argumente bei Ihrem Vorgesetzten vorbringen zu können und die richtige Person für diese Position zu finden, sollten Sie im Vorfeld einiges bedenken.

Welche Gründe sprechen für einen Stellvertreter?



Überlegen Sie, warum Sie einen Stellvertreter benötigen. Gründe dafür können sein, dass Sie oft und lange auf Geschäftsreisen sind oder aber dass sich Ihre Abteilung vergrössert hat. Vielleicht sind aber auch Ihre Aufgaben und damit Ihre Verantwortung gewachsen und Sie brauchen Entlastung. Möglicherweise sind Sie damit beauftragt worden, neue Teams aufzubauen oder eine neue Führungsaufgabe zu übernehmen. Dies sind nur einige der Gründe, warum es an der Zeit sein kann, dass Sie sich um einen Stellvertreter kümmern.

Sie sollten keinesfalls zögern, in bestimmten Situationen eine Assistenz einzufordern. Denn letztendlich geht es im beruflichen Alltag immer um zwei Dinge. Zum einen ist entscheidend, ob Sie in Zukunft mehr oder weniger Arbeit haben und zum anderen, ob Sie Ihre Aufgaben einer Führungskraft tatsächlich effizient und effektiv ausführen können oder aber nicht.

Damit Sie diese beiden Aspekte befriedigen, sollten Sie sich einen geeigneten Stellvertreter aussuchen. Wichtige Kriterien können Sie bei der Auswahl und letztendlich bei der Entscheidung unterstützen.

Fünf Kriterien für Ihren perfekten Stellvertreter



Das erste Kriterium ist die Erwartung, die Sie an Ihre zukünftige Assistenz haben. Machen Sie eine Liste Ihrer ganz persönlichen Anforderungen – Eigenschaften wie die Fähigkeit, Emotionen zu zeigen und Aufgaben gewissenhaft und verlässlich zu erledigen, gehören ebenso dazu wie entsprechende Fachkompetenz, die Sie in Ihrer Funktion benötigen. Sie sollten bei diesem Punkt aber auch sicherstellen, dass kurzfristige, mittelfristige und auch langfristige Forderungen berücksichtigt sind und in die Auswahl mit einfliessen.

Als zweites Kriterium für die perfekte Stellvertreter-Auswahl gilt, es Merkmale festzulegen. Klar ist, dass Ihr zukünftiger Stellvertreter kein Klon von Ihnen sein sollte. Doch über bestimmte Merkmale, die Sie auszeichnen und für Ihren Job prädestinieren, sollte die entsprechende Person in jedem Fall verfügen. Dazu kommt, dass er Eigenschaften einer Führungskraft vorweisen sollte. Machen Sie sich eine Liste, in der Sie aufführen, welche Charakteristika Sie für Ihre Position für ausschlaggebend halten. So können Sie später einfacher feststellen, ob Ihr Kandidat auch tatsächlich geeignet ist. Wichtig ist, dass Sie bei der Erstellung der Liste sehr besonnen und absolut ehrlich vorgehen. Im Nachhinein helfen Ihnen Sympathiepunkte nämlich gar nicht, sollten Sie feststellen, dass der ausgewählte Stellvertreter die Funktion Ihrer Vertretung nicht ausreichend oder kompetent genug erfüllen kann.





Der Verantwortungsbereich soll klar definiert werden. (Bild: BJirsaw / Shutterstock.com)

Der Verantwortungsbereich soll klar definiert werden. (Bild: BJirsaw / Shutterstock.com)

Das dritte Kriterium, das Sie für die Auswahl Ihres perfekten Stellvertreters beachten sollten, betrifft den Verantwortungsbereich. Definieren Sie klar und eindeutig, für welchen Bereich Ihre rechte Hand in Zukunft zuständig sein sollte. Hier ist es wichtig, dass Sie eindeutige und klare Grenzen festlegen, die sowohl für Sie als auch für Ihren Stellvertreter später bindend sein müssen. Lassen Sie sich dafür Zeit und überlegen Sie gut und ausreichend, welche Verantwortungen Sie abgeben können oder möchten und was unbedingt in Ihrem Ermessensbereich bleiben muss. Eines ist nämlich klar, Widerrufen von Entscheidungen fällt nicht nur sehr schwer, sondern untergräbt auch Ihre Kompetenz und Autorität. Abgesehen davon leidet Ihre Glaubwürdigkeit und Sie laden sich zusätzliche Arbeit auf. Deshalb ist es entscheidend, dass Sie von Beginn an für klare Verhältnisse in Bezug auf Ihren Stellvertreter sorgen.



Um die Entscheidung für Ihren perfekten Stellvertreter zu erleichtern, ist es wichtig, dass Sie ein klares Profil – am besten in Form einer Excel-Tabelle – erstellen. Listen Sie dabei auf, welche Tätigkeiten Ihre Vertretung übernehmen soll und welche Ressourcen sie dabei von Ihnen oder dem Unternehmen benötigt.

Haben Sie letztendlich die wichtigsten Anforderungen für Ihren Stellvertreter erstellt, geht es darum, sich für eine geeignete Person zu entscheiden. Klar ist, dass Sie aufgrund des detaillierten Stellenprofils einfacher auf Suche gehen können und anhand eines geeigneten Auswahlverfahrens schliesslich Ihre perfekte rechte Hand finden. Sind dann alle Fragen und Ansprüche geklärt, geht es um das letzte Kriterium, das für die Installation eines Stellvertreters wichtig und ausschlaggebend sein kann. Denn nun kommen die Übergabe und festzulegende Messkriterien.

Wenn Sie die Übergabe und Einführung Ihrer Assistenz planen, sollten Sie dabei sowohl Kontrollpunkte als auch Zielvereinbarungen festlegen. Diese werden im Zuge von entsprechenden Zielvereinbarungsgesprächen regelmässig überprüft und nachjustiert. So schaffen Sie die perfekte Voraussetzung, dass Ihr Stellvertreter Sie auch tatsächlich entlastet.




 

Oberstes Bild: © OPOLJA – Shutterstock.com


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