Meetings in der Geschäftswelt – und wie Sie sie verbessern

In einem Unternehmen läuft etwas nicht so, wie es sich die Führungsetage vorstellt? Dann hilft sicherlich ein Meeting! Viel zu voreilig und ohne richtige Zielsetzung gelten Meetings als Allheilmittel bei Problemen jeglicher Art. Damit sie wirklich hilfreich sind, müssen Sie sie jedoch effizienter gestalten – und wir zeigen Ihnen, wie das geht.

Warum Meetings nicht immer richtig sind

Um mit Ihren Mitarbeitern Probleme zu besprechen, ist eine gewisse Vorbereitungsphase notwendig – und diese kostet Zeit. Das Gleiche gilt für das eigentliche Meeting und auch die Analyse im Nachhinein. Wenn Sie diese Meetings während Ihres Arbeitstages planen, bleibt für den Rest nicht mehr viel Zeit. Organisieren Sie sie hingegen nach der Arbeit, berauben Sie sich damit selbst Ihrer Freizeit. Wie Sie es auch drehen und wenden, Meetings werden immer Zeit fressen. Ausserdem ist all die Zeit, welche Sie investieren, keine Garantie für einen nachweislichen Erfolg.

Weiterhin hängt die Effizienz eines Meetings natürlich auch von den Teilnehmern ab. Eher introvertierte, ruhige Arbeitnehmer melden sich meist selten zu Wort, während andere Mitarbeiter praktisch ununterbrochen reden. Ein Informationsaustausch findet daher oft nur in eine Richtung statt – womit der Begriff „Austausch“ an dieser Stelle schon deplatziert ist. Eine Lösung für all diese Probleme kann uns das Internet präsentieren. Durch die Einrichtung einer eigenen Plattform à la Wikipedia für das Unternehmen können nämlich alle interessierten Mitarbeiter viel einfacher am Geschehen teilnehmen.

Kann eine Website ein Treffen ersetzen?

In der Unternehmenswelt wird eine solche Plattform auch gerne Social Intranet genannt: Dahinter verbirgt sich eine Anlaufstelle für Mitarbeiter, die dort miteinander an Problemen arbeiten können. Der Informationstausch findet in der Regel gleichmässiger und fairer statt, da jeder Mitarbeiter früher oder später zu Wort kommt, sofern er oder sie das wünscht.

Wichtige Informationen sollten dort vom Unternehmen für alle Angestellten verfügbar gemacht werden. Auf diese Weise können auch eigentlich nicht involvierte Mitarbeiter weiterhin einsehen, welche Themen unternehmensintern gerade von besonderer Wichtigkeit sind. Falls Sie die Umsetzung einer solchen Anlaufstelle für Ihre Mitarbeiter planen, werden Sie wahrscheinlich von den folgenden Vorteilen profitieren können:

– Schnellerer Informationsaustausch:
Ein Meeting ist nicht notwendig, um die Mitarbeiter in Bezug auf ein bestimmtes Thema auf den neuesten Stand zu bringen. Wer sich informieren möchte, kann einfach auf der Website nachschauen und dort gegebenenfalls auch seine Meinung veröffentlichen.

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– Anstieg der Motivation:
Eine permanent aktualisierte Unternehmenssituation und wichtige Nachrichten führen dazu, dass Themen sehr viel schneller behandelt werden als auf monatlichen Meetings. Da die eher ruhigen Mitarbeiter nun eine Gelegenheit bekommen, ihre Meinung ebenso zu vertreten wie die „lauten“ Vertreter, führt das zu einer erhöhten Motivation, am Tagesgeschehen im Unternehmen teilzunehmen.

– Verbesserte Qualität:
Eine Wikipedia-ähnliche Website kann dazu führen, dass Fragen von sehr viel mehr Mitarbeitern beantwortet werden können, als dies normalerweise der Fall ist. Das führt zwangsläufig auch zu einer gesteigerten Qualität beim Austausch unter den Mitarbeitern: Mehrere Köpfe denken einfach weiter als ein einziger. Feedback kann einfacher und zentraler gesammelt werden, die Problemlösungen fallen in der Regel durch eine deutlich höhere Qualität auf.

Fort mit den Meetings!

Nein, das wollen wir mit diesem Artikel auch nicht aussagen. Das klassische Meeting hat noch immer seine Daseinsberechtigung – Sie müssen es nur besser planen. Beispielsweise sollten Sie ein solches Treffen nur dann ansetzen, wenn sich aus dem direkten, mündlichen Austausch zwischen den Mitarbeitern tatsächlich Vorteile ergeben. Wenn keine direkte Anwesenheit für die Lösung eines Problems notwendig ist, führt wahrscheinlich auch ein solches Meeting nicht zu neuen Erkenntnissen. Stattdessen sollten Sie sich Richtlinien überlegen, nach welchen Sie Meetings effizienter abhalten können, wenn Sie schon nicht komplett auf sie verzichten möchten.

Diese Richtlinien könnten unter anderem wie folgt aussehen:

• Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bereits vor dem Meeting wissen, welches Ziel Sie überhaupt mit der Besprechung verfolgen.

• Organisieren Sie nicht zu spontan, auch wenn es manchmal nicht anders geht: Fragen Sie stattdessen Ihre Mitarbeiter, wann ihnen ein Meeting passen würde. Plötzliche Termine, welche die Angestellten nur unter Druck setzen, sieht kein Teilnehmer eines solchen Meetings gerne – entsprechend leidet die Motivation.

• Delegieren Sie im Vorfeld: Sofern Sie beispielsweise festlegen können, welcher Mitarbeiter Protokoll führt und wer das Meeting – falls notwendig – moderiert, müssen Sie diese Tätigkeiten nicht während der Besprechung aus dem Bauch heraus delegieren. Das spart Zeit und stellt Ihre Mitarbeiter zufrieden.

Planung für ein effizienteres Unternehmen

Es liegt nun an Ihnen, eine Balance zwischen den klassischen Meetings und einem Social Intranet zu finden. Keine Lösung ist für sich allein richtig. Dabei können Sie auch gerne Ihre Angestellten befragen, wie sie zur Einrichtung einer solchen Plattform für die Kollaboration in Ihrem Unternehmen stehen – doch in der Regel dürften Sie damit auf breite Akzeptanz stossen.

 

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