Die Zukunft der E-Mail als Kommunikationstool
VON Daniel Lehrmann Kommunikation Organisation
Die E-Mail heute
Die Anzahl der empfangenen E-Mails pro Tag wächst immer weiter. Dabei gilt: Je wichtiger die Position des Empfängers in einem Unternehmen ausfällt, desto grösser ist auch die Flut an E-Mails. Google, Facebook, Xing, LinkedIn und andere Dienstleister sind für einen Grossteil verantwortlich, dazu kommen private Nachrichten und persönlich versendete Post von Kunden und anderen Geschäftspartnern sowie von Kollegen innerhalb des Unternehmens. Würde ein einzelner Mitarbeiter tatsächlich jede E-Mail öffnen, lesen und beantworten, hätte er nicht mehr viel vom restlichen Arbeitstag übrig.
Die Folgen sind absehbar: Wichtige E-Mails gehen in der grossen Ansammlung unter, daraus folgen zeitaufwendige Nachfragen oder auch Missverständnisse. Weiterhin hat die E-Mail-Flut Auswirkungen auf die Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien: Wer sich nicht mehr darauf verlassen kann, dass eine E-Mail zeitnah beantwortet wird, verliert das Vertrauen in diese Variante der Kommunikation oder auch in den Empfänger. Ein letztes Problem ist rein psychologischer Natur: Mental drohen wir, unter der Last der E-Mails zu ersticken und das Gefühl zu bekommen, mit der Arbeit nicht mehr fertig zu werden.
Ist die E-Mail so gut wie ihr Ruf?
Zugleich müsste man prüfen, wie effektiv die E-Mail wirklich für die Kommunikation innerhalb von Unternehmen ist. Einige Nachteile lassen sich nämlich nicht von der Hand weisen: Beispielsweise hat nur der Empfänger Zugriff auf die darin enthaltenen Daten. Wenn dieser Mitarbeiter nun aber ausfällt, haben die anderen Kollegen keine Möglichkeit, an diese unter Umständen wichtigen Informationen zu gelangen. Eine Alternative besteht durch eine einfache Nachfrage bei diesem Mitarbeiter, was aber wiederum Zeit kostet.
Ebenso ineffizient ist auch folgende Situation: Ein bestimmtes Projekt soll vorangetrieben werden, aber zuerst müssen alle Beteiligten auf denselben Stand gebracht werden. Aber welcher Mitarbeiter hat denn gerade den neuesten Stand der Informationen in seinem E-Mail-Postfach? In welcher E-Mail sind diese und jene Daten vermerkt? Für eine Kollaboration zwischen mehreren Mitarbeitern ist dieses Instrument meist keine geeignete Wahl. In fortschrittlichen Unternehmen müssen E-Mails also selektiver genutzt oder ergänzt beziehungsweise ersetzt werden.
Räumen Sie auf!
Trotz aller Nachteile wird uns die E-Mail noch eine lange Zeit begleiten. Sie sollten also am besten gleich damit anfangen, zumindest Ihr eigenes Postfach aufzuräumen, um nicht in Bergen von Post zu ertrinken. In erster Linie zählen dazu Newsletter oder E-Mails von Google-Diensten oder auch sozialen Netzwerken. In den seltensten Fällen sind diese Mitteillungen wirklich von einem hohen Wert, in allen Fällen nerven sie Sie jedoch durch ihre blosse Existenz. Oft haben wir das Gefühl, dass wir etwas verpassen, wenn wir nicht an jeder Kleinigkeit teilnehmen. Aber bedenken Sie: Das Internet vergisst nicht.
Wenn Sie Newsletter & Co. abbestellen, können Sie diese Informationen also später einfach auf Webseiten direkt nachlesen. Ihnen entgeht nichts. Kündigen Sie so viele Abonnements wie nur möglich. Verlegen Sie sich stattdessen auf eine manuelle, selektive Suche von Informationen im Internet. Zu Beginn ist das zwar aufwendiger. Langfristig werden Sie jedoch merken, dass Sie dadurch viel Zeit sparen. Sie blenden nämlich unwichtige Informationen einfach aus beziehungsweise erhalten sie gar nicht mehr.
Kollaborationsprozesse in Unternehmen
Für die angesprochene Zusammenarbeit existieren ebenfalls zahlreiche bessere Möglichkeiten als die E-Mail. Das beliebte Social Intranet oder auch eine Art firmeninternes Wiki sind wesentlich effizienter bei grösseren Projekten als die limitierte Kommunikation per E-Mail. Beispielsweise könnten Sie auf diese Art eine theoretisch unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern an einem bestimmten Projekt teilhaben lassen, ohne dass Sie jeden einzelnen Kollegen einzeln informieren müssten. Jede relevante Information wäre in einem Wiki-ähnlichen Anlaufpunkt zentral gespeichert und würde bei Bedarf sofort aktualisiert werden. Die Notwendigkeit von E-Mails entfällt damit zumindest innerhalb des Unternehmens für dieses Projekt komplett.
Ebenso erfolgreich kann ein einfaches Ändern der E-Mail-Kultur im Unternehmen sein: Heute arbeiten die meisten Mitarbeiter nach dem Motto „Lieber zu viele Informationen als zu wenige“. Das führt dazu, dass jede Information an so viele Mitarbeiter wie möglich weitergeleitet wird – unabhängig davon, ob diese Personen diesen Wissensstand überhaupt benötigen. Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern klar, dass beispielsweise bei eher nebensächlichen Problemen wie der Einlagerung von Büromöbeln nur wirklich wissenswerte Informationen übermittelt werden sollten. Ansonsten führt dieses Verhalten wieder zum eingangs beschriebenen Problem: Es wird immer schwerer, die notwendigen von den überflüssigen Informationen zu trennen, bis die Mitarbeiter resignieren und sich nicht mehr darum kümmern. Setzen Sie die E-Mail also ruhig weiterhin ein – aber nur da, wo es wirklich wichtig ist.
Oberstes Bild: © Lichtmeister – Shutterstock.com
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