Die fehlende Zeit als Chef – und wie Sie sie zurückbekommen

25.04.2014 |  Von  |  Kommunikation, Organisation
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Die fehlende Zeit als Chef – und wie Sie sie zurückbekommen
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Maximale Produktivität in Unternehmen ist schön und gut, aber auf Dauer führt das bei sehr vielen Menschen zum Burn-out oder zu ähnlichen Beschwerden. Dabei liegt der Schlüssel zu einer effektiven Produktivitätssteigerung ohne zusätzlichen Stress nur in einem einzigen Wort versteckt: Zeitmanagement.

Die Lasten der Moderne



Mittlerweile werden allerlei technische Hilfsmittel genutzt, um Termine perfekt zu organisieren und bestimmte Zeiträume für bestimmte Tätigkeiten offenzuhalten: Laptop, Smartphone & Co. sind nur einige der Tools, welche uns angeblich den Alltag vereinfachen sollen. Stattdessen ist aber oft das Gegenteil der Fall: Kontinuierliche Erreichbarkeit und neue Anforderungen an Arbeitnehmer haben dazu geführt, dass wir gefühlt noch weniger Zeit als vor einigen Jahren haben. Langfristig wirkt sich das natürlich auch auf die Lebensqualität jedes Mitarbeiters aus.

Schuld daran sind unter anderem auch wir selbst: Auch nach der Arbeit bleiben wir mit Kollegen per E-Mail oder Facebook in Kontakt, wir telefonieren ständig, und am Wochenende verbringen wir die Zeit mit Gedanken an Probleme in unserem Unternehmen und wie wir sie beseitigen könnten. Der Verstand kommt auf diese Weise niemals zur Ruhe, eine echte Auszeit existiert kaum noch. Komplett ändern können wir das zwar nicht, aber wir wollen immerhin versuchen, Ihnen dabei zu helfen, ein wenig Zeit und Kontrolle über Ihr Privatleben zurückzugewinnen.

Setzen Sie sich die richtigen Ziele:

Nehmen wir an, Sie wüssten, dass Sie für die nächste Stunde Arbeit – sofern Sie sie korrekt erledigen – 1000 Franken erhalten würden. Sehr wahrscheinlich würden Sie sich hoch motiviert und voller Konzentration an die Aufgabe setzen. Im richtigen Leben sind unsere Ziele aber sehr viel weiter entfernt und verschwommener. Sie müssen sich daher Ziele setzen, welche Sie auch kurzfristig motivieren. Wo wollen Sie mit Ihrem Leben genau hin – sowohl beruflich als auch privat? Wenn Sie sich diese Frage beantworten können, werden Sie sowohl über kurze Strecken als auch langfristig Ziele einfacher umsetzen können.



Ich habe nie Zeit!

Falsch, Sie haben so viel Zeit wie jeder andere Mensch auf der Erde, aber Sie setzen sie nicht richtig ein. Der angebliche Mangel an Zeit ist nur eine Einbildung. Das Problem liegt vielmehr darin, dass Sie nicht konzentriert an Ihren Zielen arbeiten. Werten Sie vor Tagesbeginn aus, welche Aufgaben besonders wichtig sind, und sortieren Sie diese. Anschliessend beginnen Sie bei der dringendsten Tätigkeit, von welcher Sie sich den grössten Erfolg versprechen. Die meisten Menschen haben jeden Tag zahlreiche wichtige Aufgaben zu erledigen, aber nur 10 bis 20 % davon sind wirklich von grosser Bedeutung.

Reagieren Sie nicht auf jede Ablenkung. (Bild: Elena Elisseeva / Shutterstock.com)

Reagieren Sie nicht auf jede Ablenkung. (Bild: Elena Elisseeva / Shutterstock.com)




Reagieren Sie nicht auf jede Ablenkung:

E-Mails und klingelnde Telefone sollen uns die Kommunikation und Arbeit unterwegs erleichtern, aber gleichzeitig führen diese Erfindungen zu einer drastischen Abnahme der Produktivität. Widerstehen Sie also dem Drang, permanent Ihre Nachrichten durchzusehen (denn wie oft ist wirklich wichtige Post dabei?) und ignorieren Sie bei wichtiger Arbeit auch mal das Telefon. Leider ist das nicht einfach, da wir uns sehr gerne ablenken lassen. Falls Ihnen das insgesamt zu schwerfällt, können Sie auch einfach die Internetverbindung trennen und sehen, wie Ihre Produktivität zunimmt.

Hinterfragen Sie gewonnene Erkenntnisse:

In anderen Unternehmen treffen sich die Mitarbeiter in regelmässigen Meetings, also machen wir das auch so. Diese Vorgehensweise muss nicht korrekt sein: Wenn in diesen Meetings nur selten wirklich etwas zustande kommt, sind sie nichts weiter als (grosse) Zeitfresser. Analysieren Sie daher, ob sich diverse niemals hinterfragte Prozesse in Ihrem Unternehmen vielleicht überhaupt nicht mehr für Ihren Betrieb eignen. Dazu dürfen Sie auch gerne Ihre Mitarbeiter in einem Gespräch befragen. Wenn Sie jeden Tag auch nur eine halbe Stunde an eigentlich überflüssigen Aktivitäten aus Ihrem Unternehmen verbannen können, profitieren Sie davon langfristig sehr deutlich.



Mein Unternehmen tritt aufgrund von Zeitmangel auf der Stelle!

Dies ist ein beliebter Fehler gerade unter Do-it-yourself-Unternehmern und ähnlichen Führungskräften. Sie vergraben sich hinter ihren Schreibtischen und denken, dass sie nicht wachsen könnten, weil Ihr Tag ohnehin bereits mit Arbeit vollgestopft ist. Zeit für eine Expansion des Betriebs bleibt dabei nicht übrig.

Hier haben Sie meist aber nur die falschen Prioritäten gesetzt: Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern mehr Arbeit – denn dafür haben Sie sie schliesslich angestellt – und erinnern Sie sich daran, dass Sie vor allem Chef sind. Sie sind für das Tagesgeschäft nur selten verantwortlich, sondern sollen vor allem das Unternehmen selbst voranbringen. Gehen Sie also hin und wieder früher nach Hause und vertrauen Sie Ihren Angestellten – denn auch das ist eine der Schlüsselaufgaben eines Unternehmers.

Die Zeit kommt langsam

Wenn Sie diese Tipps umsetzen, werden Sie früher oder später wieder mehr Zeit in Ihrem Alltag haben und auch mal wieder in die Ferien fahren können. Allerdings führen die angesprochenen Ratschläge nur zu einem Prozess – und solche laufen natürlich langsam ab. Erwarten Sie also keine spontanen Wunder, sondern erfreuen Sie sich daran, mit jedem neuen Tag ein paar Minuten mehr ganz für sich allein zu haben.



 

Oberstes Bild: © Eugenio Marongiu – Shutterstock.com


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