Change Management – Erfolg durch aktive Mitarbeiterbeteiligung

29.11.2013 |  Von  |  Organisation
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Change Management – Erfolg durch aktive Mitarbeiterbeteiligung
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Change Prozesse gehören zum Alltag in jedem Unternehmen: Dabei kann es um eine Steigerung der Effizienz, eine Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen oder um notwendige Einsparungen gehen. Die Mitarbeiter sind in solchen Phasen oft verunsichert, wenn sie nicht offen und aktiv eingebunden werden. Und genau darin liegt meistens der Knackpunkt. Laut Statistik scheitern rund zwei Drittel aller Change Prozesse wegen fehlender Mitarbeiterbeteiligung.

Warum Change Prozesse häufig scheitern



Drei Gründe werden am häufigsten genannt. Der erste ist die eventuelle Sinnlosigkeit einer geplanten Veränderung. Ohne triftigen Hintergrund einer Massnahme schalten die Mitarbeiter schnell ab und verweigern sich. Der zweite Grund ist die mangelhafte Kommunikation zwischen den einzelnen Hierarchieebenen. Eine einseitige Information der Mitarbeiter, einhergehend mit reiner Delegation von Aufgaben durch Führungskräfte, führt zu Misstrauen und Ängsten. Die dritte Ursache liegt darin, dass die Mitarbeiter nicht aktiv beteiligt werden und ihre Identifikation mit dem Prozess keine Förderung erfährt.

Eine gute Vorarbeit schafft Abhilfe

Es gibt aber genügend Mittel und Wege, einen Change Prozess erfolgreich und zur Zufriedenheit aller abzuschliessen. Zu Beginn sollte eine klare Analyse der Situation stattfinden. Dazu gehören Fragen wie: Wer soll wann beteiligt werden und in welcher Form? Welche Möglichkeiten gibt es? Um das abzuklären, bieten sich Teambesprechungen im Vorfeld an, in denen jeder Mitarbeiter die Gelegenheit bekommt, seine Ideen, Vorstellungen oder auch Bedenken einzubringen. Wichtig ist, dass die Teammitglieder sich jederzeit ernstgenommen fühlen. Dadurch wird auch der informelle Austausch über das anstehende Projekt gefördert.



In einem zweiten Schritt sollten die Ziele von Beteiligungsmassnahmen exakt festgelegt werden. Geht es darum, nur die Akzeptanz für den Change Prozess im Unternehmen zu fördern oder soll mit der Teilnahme seine Durchführung qualitativ gesteigert werden? Für den ersten Fall ist ständige Kommunikation und Diskussion mit möglichst allen Beteiligten erforderlich, für den zweiten bietet sich an, die Qualifikationen und Erfahrungen der einzelnen Mitarbeiter gezielt für bestimmte Projektschritte einzusetzen.



Nach der Situationsanalyse und der Zielfestlegung richtet sich der Fokus auf die Auswahl der zu beteiligenden Mitarbeiter. Hier kann ein Moderator hilfreich sein, der die Besprechungen von verantwortlicher Führungskraft und betroffenen Teammitgliedern strukturiert und ergebnisorientiert steuert. Am Ende dieser Phase sollte klar sein, wer für welchen Arbeitsschritt die richtige Person ist, welchen Einfluss sie auf Kollegen hat und ob sie zu einer positiven Durchführung des Change Prozesses beitragen wird. Ein vorher angelegtes Anforderungsprofil erleichtert diese Aufgabe erheblich.





© drubig-photo, Fotolia.com

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Begleitung und Kontrolle während des Change Prozesses

Ein erfolgreiches Change Management unter starker Beteiligung der Mitarbeiter definiert die Ziele der Teilnahme, verteilt die Aufgaben an die geeigneten Personen und entscheidet über die Art der Zusammenarbeit. Im laufenden Prozess ist es zudem wichtig, die zwischenzeitlich erzielten Ergebnisse abzufragen und auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen. Auch dieser Schritt sollte ausreichend kommuniziert werden.

Die umfangreichste Phase ist natürlich die inhaltliche Arbeit. Der jeweils aktuelle Bearbeitungsstand, das Feedback dazu und die entsprechende Umsetzung bedürfen einer permanenten Begleitung. Hier ist vor allem die verantwortliche Führungskraft gefragt. Sie muss in strittigen Fragen schlichten, aber auch entscheiden können, sie muss in der Lage sein, weitere Anregungen und Impulse zu geben. Das erfordert eine ständige Beweglichkeit, schnelle Reaktionen und eine transparente Kommunikation.

Abschluss-Check: War der Change Prozess erfolgreich?

Am Ende des Change Prozesses stehen die Evaluation der Ergebnisse und eine Klärung eventuell noch offener Fragen. Dabei sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden. Wie gross war der Nutzen für die beteiligten Mitarbeiter? Hat sich die Beteiligung als ausreichend und erfolgreich für die Umsetzung des Prozesses erwiesen? Wurden die angestrebten Ziele erreicht? Wie verfahren die Mitarbeiter mit den Ergebnissen?

An diesem Punkt ist es angebracht, allen Beteiligten ein Dankeschön auszusprechen und die Erfolge der Zusammenarbeit hervorzuheben. Dadurch können auch letzte Bastionen der Unischerheit oder Ablehnung überwunden werden. Gleichzeitig motiviert ein positives Feedback das Team, zukünftige Change Prozesse unbefangener und aktiver anzugehen.

Langfristige Strategien für ein erfolgreiches Change Management

Auf der Basis des bis dahin Erreichten lässt sich dann auch eine langfristige Strategie für das Change Management im Unternehmen entwickeln. Hier haben sich regelmässige Workshops als sehr nützlich und erfolgreich erwiesen, denn sie können neue Perspektiven eröffnen, den Blick für Veränderungen schärfen und Unsicherheiten der Mitarbeiter abbauen.

Auf die Tagesordnung solcher Workshops gehören beispielsweise Themen wie die allgemeine Diagnose bestehender Sachverhalte und aktueller Arbeitsabläufe im Unternehmen, die Schaffung eines Bewusstseins für vorhandene Probleme oder die Wirkung nach aussen. Des Weiteren sollte aber auch grundsätzlich die Vorgehensweise bei angesetzten Change Prozessen thematisiert werden. Sind die Methoden der Entscheidungsfindung richtig? Wie lassen sie sich im Zweifelsfall verbessern? Kann man notwendige Veränderungen vielleicht besser visualisieren? Was ist zu tun, um funktionierende Teams für Change Prozesse weiterzuentwickeln?

Ein dauerhaft erfolgreiches Change Management funktioniert nur, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen und offen auf allen Ebenen miteinander kommunizieren. Wenn neue Aufgaben und Anforderungen im Unternehmen nur delegiert, wird schnell auf Widerstand und Ablehnung stossen. Es ist vielleicht auch hilfreich, darüber nachzudenken, ob Change Management nicht selbst ein permanenter Change Prozess ist.

 



Oberstes Bild: @ Session-Photo, Fotolia.com

Über Ulrich Beck

hat Germanistik, Geschichte und Philosophie studiert und ist zusätzlich ausgebildeter Mediendesigner im Segment Druck. Er schreibt seit über 30 Jahren belletristische Texte und seit rund zwei Jahrzehnten für Auftraggeber aus den unterschiedlichsten Branchen.



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