Überraschungen vermeiden: Elektronische Zollbelege korrekt beziehen und archivieren

Keine Beiträge mehr verpassen? Hier zum Newsletter anmelden!
Überraschungen vermeiden: Elektronische Zollbelege korrekt beziehen und archivieren
Jetzt bewerten!

Wenn Ihr Unternehmen Waren importiert, dann wird die darauf lastende Mehrwertsteuer vom Zoll als sogenannte Einfuhrumsatzsteuer erhoben und Ihnen entweder direkt oder via Post oder Spediteur verrechnet.

Als MWST-pflichtiges Unternehmen haben Sie auch auf diesen Steuern ganz normal Vorsteuerabzug zugut – sofern die Zollpapiere richtig ausgestellt sind und Ihnen auch in der korrekten Form vorliegen.

Bis Ende Februar 2018 gab es diese Zollveranlagungen in Papierform. Die für die Einfuhr relevanten Dokumente wurden auf gelbem Papier gedruckt und zugeschickt, und wenn Ihnen diese im Original vorlagen, dann war die Sache meist schon erledigt und der Vorsteuerabzug kein Problem.

Seit März 2018 stellt der Zoll allerdings keine Veranlagungen auf Papier mehr aus. Die Dokumente gibt es nur noch elektronisch, und diese müssen selber elektronisch heruntergeladen und in der korrekten Form langfristig archiviert werden.

Empfehlung

BGW Treuhand AG

Tiefenackerstrasse 49

CH-9450 Altstätten

+41 (0)71 757 50 20 (Tel.)

+41 (0)71 757 50 21 (Fax)

info@bgw-treuhand.ch (Mail)

www.rheintal-treuhand.ch (Web)

Damit Sie hier keine Überraschungen erleben und man Ihnen plötzlich wegen Formfehler fünf Jahre zurück alle auf Einfuhren geltend gemachten Vorsteuern streicht, gibt es ein paar Dinge zu beachten:

Formelle Anforderungen an Einfuhrveranlagungen

Auf Importdokumenten (konkret den Veranlagungsverfügungen Zoll und MWST) stehen viele verschiedene Adressen, so etwa der Versender, Empfänger, Importeur und Spediteur. Für die Frage der MWST ist der Importeur kritisch – nur wenn Ihr Unternehmen als Importeur aufgeführt ist, haben Sie Vorsteuerabzug zugut. Achten Sie darauf, dass nicht nur Name und Adresse, sondern auch die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) stimmt, bzw. geben Sie diese frühzeitig Ihrem Spediteur oder Lieferanten, damit die Papiere auf Anhieb richtig sind.

In welcher Form sind die Einfuhrzollbelege verfügbar?

Die Veranlagungsverfügungen sind nur noch elektronisch zum Herunterladen verfügbar und werden seit März 2018 nicht mehr auf Papier verschickt.

Wichtig ist beim Herunterladen oder Abholen der Dokumente, dass diese vollständig sind: Pro Einfuhr gibt es eine Veranlagungsverfügung Zoll und eine Veranlagungsverfügung MWST, die Sie beide brauchen. Wenn Sie über ein eigenes Zollabrechnungskonto gemäss zentralisiertem Abrechnungsverfahren der Zollverwaltung (ZAZ) verfügen, erhalten Sie zusätzlich noch sogenannte Bordereaux, die die Belege eines Tages zusammenfassen. Aber auch wenn Sie ein solches Bordereau haben, sind die zugrunde liegenden Veranlagungsverfügungen unverzichtbar.

Jedes dieser Dokumente wird elektronisch in drei Dateien ausgestellt: Einerseits ein PDF, das Sie zwar problemlos lesen können, aber rechtlich keine Bedeutung hat. Anderseits zwei signierte XML-Files, die für Menschen nicht direkt lesbar sind. Diese maschinenlesbaren Daten sind aber rechtlich verbindlich und enthalten den Beweis, dass das Dokument echt und unverändert ist. Sie brauchen unbedingt alle drei Dateien.

Zudem müssen alle diese Dateien elektronisch archiviert und auch nach Jahren noch unverändert lesbar gemacht werden können. Ein Ausdruck des PDF ist rechtlich genauso bedeutungslos wie das PDF selber und gilt nicht als MWST-konform.

Wie können Sie Ihre Zollbelege beziehen?

Es gibt verschiedene Varianten, um die Belege zu beziehen, und deren Eignung hängt stark von Ihrem Geschäftsvolumen ab:

1. Abholung mit Zugangscode

Bei jeder Zollanmeldung wird ein Zugangscode generiert, den Ihnen der Spediteur zusammen mit der Veranlagungsnummer mitteilt. Mit diesen Angaben können Sie Ihre Zollbelege über das Web abrufen. Dies müssen Sie für jede Verfügung einzeln tun. Zudem ist das Verfahren sehr umständlich, da Sie lange Buchstabencodes von Hand abtippen müssen, dann Ihre Belege gemailt erhalten und für deren Entschlüsselung und Öffnung jeweils wieder den Code abtippen müssen. Wenn Sie in einigen Jahren den zu einer bestimmten Verfügung gehörenden individuellen Code nicht mehr finden, können Sie das Dokument nicht mehr öffnen. Dafür müssen Sie sich bei diesem Verfahren nicht registrieren.

2. Web-GUI

Auch hier rufen Sie die Dokumente manuell über das Web ab. Ihre Firma muss sich jedoch vorgängig registrieren und erhält ein Verschlüsselungszertifikat. Damit entfällt das mühselige Verwalten der vielen Zugangscodes, und Sie können auch mit gewissen Grenzen mehrere Dokumente Ihrer UID oder Ihres ZAZ-Kontos aufs Mal abrufen. Sie brauchen ausser Internet und einem Webbrowser keine spezielle Software, aber auch dieses Verfahren ist noch mit einiger Handarbeit verbunden.

3. Automatischer Belegbezug mit einer speziellen Software

Hier setzen Sie eine kommerzielle Software ein, die den ganzen Belegbezug vollständig automatisiert, und meist sind auch noch automatische Belegprüfungen, Suchen und Auswertungen und eine rechtssichere Langzeitarchivierung integriert. Bei Bedarf lassen sich auch direkte Anbindungen an Ihre Finanzsoftware implementieren. Der Nachteil dieser Rundum-Sorglos-Lösung ist natürlich, dass sie mit gewissen externen Kosten verbunden ist. Wir setzen für unsere MWST-Fiskalvertretungen vorzugsweise declareit Dutax des Markführers SISA ein und haben damit sehr gute Erfahrungen gemacht.

Welches Verfahren ist wann sinnvoll?

Für Unternehmen mit sehr wenigen Einfuhren ist die erste Variante geeignet – diese ist allerdings sehr unkomfortabel und stösst schon sehr bald an ihre Grenzen. Vor allem die Sicherstellung, dass Sie auch in Jahren noch die richtigen Dateien und Zugangscodes finden, ist heikel.

Die 2. Variante ist schon deutlich einfacher und auch im Handling zuverlässiger. Auch mit wöchentlich ein paar Einfuhren kann sie noch als vertretbar angesehen werden. Wenn das Volumen zunimmt, wird allerdings auch diese Variante irgendwann zu umständlich.

Für grosse bis sehr grosse Volumen und eine Vielzahl von Zollveranlagungen pro Tag ist Variante 3 optimal. Zwar verursacht diese Option externe Kosten, jedoch sind diese auch im Verhältnis zu den vermiedenen Risiken (z.B. mangels korrekt archiviertem Beleg zu Unrecht vorgenommenen Vorsteuerabzug) zu sehen. Auf jeden Fall ist Variante 3 die zuverlässigste und komfortabelste Lösung und funktioniert auch noch mit täglich tausenden von Belegen.

Im Rahmen unserer MWST-Fiskalvertretungsmandate für ausländische Versandhändler kümmert sich artax auch um den Betrieb der ZAZ-Zollabrechnungskonten und übernimmt in Zusammenarbeit mit SISA auch die Verwaltung, Kontrolle und Archivierung der Zollbelege. Falls wir auch Ihr Unternehmen in diesem Bereich beraten oder unterstützen dürfen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Quelle: artax Fide Consult, Mitglied von Morison KSi – www.artax.ch
Titelbild: canadastock – shutterstock.com

Über Michelle Rünzi & lic.rer.pol. Urs Fischer

Michelle Rünzi ist Auszubildende.

Lic.rer.pol. Urs Fischer ist Treuhänder / MWST-Spezialist STS und zugelassener Revisor RAB.


Ihr Kommentar zu:

Überraschungen vermeiden: Elektronische Zollbelege korrekt beziehen und archivieren

Für die Kommentare gilt die Netiquette! Erwünscht sind weder diskriminierende bzw. beleidigende Kommentare noch solche, die zur Platzierung von Werbelinks dienen. Die Agentur belmedia GmbH behält sich vor, Kommentare ggf. nicht zu veröffentlichen.