Eine perfekte Konferenz dank 5 verblüffend einfachen Tipps

25.11.2014 |  Von  |  Kommunikation
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Eine perfekte Konferenz dank 5 verblüffend einfachen Tipps
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Eine Konferenz zu planen und zu organisieren, ist eine komplexe und manchmal knifflige Angelegenheit. Gilt es doch, ungefähr eine Million Dinge zu beachten, einzukalkulieren und obendrein noch auf das Unerwartete gefasst zu sein. Irgendetwas geht garantiert schief. Dabei kann es passieren, dass einem einfachste Dinge nicht einfallen, die jedoch die Konferenz schlagartig um vieles besser werden lassen würden.

Mit unseren folgenden Tipps vereinfachen Sie sich und den Konferenzteilnehmern den Ablauf der Veranstaltung und können diese so zu einem vollen Erfolg führen.



1. Die tausend winzig kleinen Fragen

Die Besucher beschäftigen eine Menge Fragen vor einer Konferenz, insbesondere, wenn diese  mehrere Tage dauern soll. Das können solche Angelegenheiten wie zum Beispiel der Dresscode für die After-Work-Party oder die Frage nach vegetarischem Essen sein, aber sie sind Ihren Gästen wichtig. Aus dem Grund sollten Sie sich unbedingt mit den Themen befassen. Eine freundliche E-Mail in der Woche vor dem Event kann Klarheit schaffen und den Teilnehmern ihre Sorgen schon vorab nehmen. In dieser Nachricht können Sie alle Informationen unterbringen, die nicht im offiziellen Programm genannt werden.

Auch wenn Ihnen das befremdlich vorkommen mag: All diese eventuell offenen Fragen können Ihre Gäste im Vorfeld stressen und es wäre von Nachteil, wenn sie mit einer falschen Erwartungshaltung auf der Konferenz erscheinen. Nehmen Sie den Besuchern diesen Druck – auf sehr einfachem Weg. Die E-Mail ist schnell geschrieben und erspart Ihnen, dass die Fragen zur Veranstaltung selbst gestellt werden, wo sie vom Konferenzalltag erheblich ablenken würden.
Falls Sie für Ihr Event einen eigenen Twitter-Account geschaffen haben (oder den Ihres Unternehmens nutzen), können Sie die speziellen Details auch bequem darüber verbreiten. Haben Sie die Veranstaltung von vornherein in den sozialen Medien beworben, werden viele Ihrer Gäste sich auch über diese Plattformen informieren wollen.

2. Wichtig: ausreichend Stromanschlüsse



Smartphone, Tablet, Laptop – jeder Ihrer Gäste wird zumindest eines dieser modernen Geräte   auf der Konferenz bei sich führen. Allerdings hält kaum ein Akku einen kompletten Tag lang durch, ohne zwischendurch aufgeladen werden zu müssen. Erfahrene Konferenzgänger sichern sich bereits frühmorgens den Platz, der am nächsten zur wahrscheinlich einzigen Steckdose im ganzen Saal liegt. Der Rest der Teilnehmer bemängelt dies zumindest innerlich und überlegt dann hektisch, wie er seine Apparaturen mit Strom versorgen kann. Im schlimmsten Fall muss er deshalb sogar zurück in sein Hotelzimmer, und verpasst damit einen Teil der Vorträge.





Eine perfekte Konferenz dank 5 verblüffend simplen Tipps – von genügend Stromanschlüssen bis hin zu Networking-Pausen und leserlichen Namensschildern. (Bild: baranq / Shutterstock.com)

Eine perfekte Konferenz dank 5 verblüffend simplen Tipps – von genügend Stromanschlüssen bis hin zu Networking-Pausen und leserlichen Namensschildern. (Bild: baranq / Shutterstock.com)

Sichern Sie deshalb zuvor schon ab, dass zu Konferenzbeginn eine ausreichende Menge an Steckdosen zur Verfügung stehen! Inzwischen halten viele Firmen komplette Regalsysteme mit integrierten Stromanschlüssen bereit, die Platz für zahlreiche Geräte bieten. Viele Veranstalter haben solche Systeme zur Miete vorrätig. Alternativ kann man sie sich über ein Sponsoring finanzieren, was den Vorteil hat, die Gegenstände auch wunderbar mit Sponsorenlogos versehen zu können. Diese Investition wird sich für Sie sofort auszahlen, denn die Konferenzteilnehmer schätzen eine solche Versorgung unbedingt.



3. Nebeneffekt Networking

Es ist verständlich, wenn Sie den Teilnehmern Ihrer Konferenz so viele Vorträge, Diskussionen, Workshops und Seminare wie möglich innerhalb kurzer Zeit nahebringen möchten. Aber seien Sie ehrlich: Eine gute Veranstaltung zeichnet sich vor allem auch dadurch aus, dass neue Kontakte mit den Personen geknüpft werden, die man dort trifft. Natürlich sind die Inhalte der Konferenz wichtig, aber mindestens genauso bedeutsam ist das sogenannte Networking. Eine Tagung, die zeitig beginnt und nur von einer Kaffee- und Mittagspause unterbrochen wird, ist nicht nur extrem anstrengend, sie verfehlt eindeutig das Ziel des Networking. Spätestens nach der dritten Rede ohne eine Unterbrechung schalten viele der Zuhörer geistig ab und beschäftigen sich lieber wieder mit ihrem Smartphone.

Geschickt platzierte Pausen, die länger als nur zehn Minuten dauern sollten, geben den Konferenzteilnehmern die Gelegenheit, sich mit ihren Kollegen bekannt zu machen und Kontaktadressen auszutauschen. Sie gewährleisten auch, dass sich die Gäste nach der Pause wieder motiviert fühlen und sich konzentriert auf das Thema einlassen.

4. Aussteller nicht links liegen lassen

Auf fast jeder Konferenz gibt es zahlreiche Verkaufsstände, an denen die Unternehmen ihre Produkte vorstellen und verkaufen möchten. Wo findet man sie? Oftmals sehr versteckt in einem anderen Raum, wo händeringend darauf gewartet wird, dass sich ein Besucher zufällig hineinverirrt. Den Gedanken, dass sogenannte Vertreter ein „lästiges Übel“ seien, sollten Sie ganz schnell vergessen; stattdessen können sie aktiv ins Programm integriert werden. Es ist erwiesen, dass sich mithilfe ihrer Anwesenheit viel besser Kontakte knüpfen lassen – sowohl für die Vertreter als auch die Konferenzteilnehmer. Laden Sie die Aussteller auch auf die organisierten Abendessen oder die After-Conference-Partys ein – Ihre Teilnehmer werden es Ihnen danken.

5. Namensschildchen

Die meisten Teilnehmer Ihrer Konferenz werden sich wahrscheinlich untereinander noch nicht persönlich kennen. Darüber hinaus lernt man so viele neue Menschen kennen, dass es schier unmöglich ist, sich jeden Namen zu merken. Mikroskopisch kleine Namensschildchen, die im schlimmsten Fall auch noch mit verschnörkelter Schreibschrift geschrieben sind, mögen zwar adrett aussehen, sind aber ein Albtraum für die Augen der Leute. Gestalten Sie die Kärtchen grösser und nutzen Sie Druckbuchstaben. Das mag vielleicht nicht ganz so elegant wirken, ist dafür aber tatsächlich hilfreich! Denn nichts ist peinlicher, als mit zusammengekniffenen Augen auf das Namensschild des Gegenübers zu starren, um dessen Namen entziffern zu können.



 

Oberstes Bild: © Yentafern – Shutterstock.com



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