Event-Apps bieten eine interaktive Planung von Events, Konferenzen & Co.

04.11.2014 |  Von  |  Apps
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In den USA werden sie bereits in grossem Stil verwendet. Und auch in der Schweiz sind sie zwischenzeitlich angekommen: sogenannte Event-Apps, deren Funktion es ist, die Organisation von Corporate Events und Konferenzen zu erleichtern.

Die Planung der Events und die Kommunikation mit den Teilnehmern kann durch die speziellen Apps ganz einfach auf mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets umgeleitet werden.

Mit den Events-Apps lassen sich nicht nur Veranstaltungsprogramme erstellen und aktualisieren, sondern auch die Teilnehmer einfach erreichen. Somit erfolgt die Planung und Information deutlich unkomplizierter als bisher üblich. Darüber hinaus können so wertvolle Ressourcen eingespart werden, was insbesondere bei Grossveranstaltungen einen enormen Vorteil darstellt.

Ein weiterer Fokus der Event-Apps liegt auf der Kommunikation in Echtzeit – mit wenigen Arbeitsschritten lassen sich Notizen abspeichern und Umfragen erstellen. Natürlich ist auch eine Anbindung an soziale Netzwerke gegeben. Durch eine integrierte Chat-Funktion können Teilnehmer, Veranstalter und Referenten miteinander in Verbindung treten und Informationen austauschen.

Event-Apps: Organisation, Networking und Kommunikation in einem

Die unterschiedlichen Event-Apps unterscheiden sich hinsichtlich ihrer grundlegenden Funktionen nur geringfügig voneinander. User erhalten durch die Verwendung von Apps Informationen über das Programm, Veranstaltungsorte und vieles mehr. Der Vorteil gegenüber gedruckten Eventprogrammen liegt darin, dass der Zugang zu relevanten Informationen deutlich vereinfacht wird und den Gewohnheiten der User entgegenkommt. Darüber hinaus gibt es aber auch Funktionen, die einen echten Mehrwert gegenüber herkömmlichen Planungsvarianten haben, beispielsweise Chats oder Live-Abstimmungen.

Verschiedene Konzepte und Modelle

Welche Event-App für Ihre Veranstaltung geeignet ist, hängt von der Art der Veranstaltung und den Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Entwickler ab. Individuelle Programmierungen erlauben eine optimale Anpassung an die eigenen Bedürfnisse. Als Veranstalter können Sie beispielsweise den Entwicklern alle nötigen Informationen zukommen lassen. Diese übernehmen dann notwendige Updates und Änderungen.


Interaktive Planung von Events, Konferenzen & Co.  (Bild: © Halfpoint - shutterstock.com)

Interaktive Planung von Events, Konferenzen & Co. (Bild: © Halfpoint – shutterstock.com)


Mittlerweile werden jedoch auch Apps angeboten, bei denen der Auftraggeber selbst Änderungen einpflegen kann. Wie von anderer Software bekannt, gibt es auch bei den Event-Apps Pauschalpreise oder Laufzeitmodelle. Welche Variante hier bevorzugt wird, hängt vom Budget und dem Charakter des Events ab.

Native und webbasierte Apps

Auch hinsichtlich der Implementierung von Event-Apps werden verschiedene Möglichkeiten unterschieden. Sogenannte native Apps sind für mobile Systeme wie Android oder iOS gedacht und können über Google Play oder Apple iTunes erworben werden. Webbasierte Apps hingegen können über Internetseiten, die für Smartphones oder Tablets optimiert sind, aufgerufen werden.

Beide Varianten sind mit spezifischen Vor- und Nachteilen verbunden. Native Apps sind meist etwas kostengünstiger und können auf allen Endgeräten verwendet werden. Darüber hinaus bieten sie eine intuitive Anwendung.

Studie beweist hohe Akzeptanz der User

Erste Pilotstudien weisen auf eine hohe User-Akzeptanz hin. So zeigt Jürgen Mayer, ein Experte für digitale Medien und CEO der plazz entertainment AG in München, in seiner Studie, dass die App von Event- und Konferenzteilnehmern gut angenommen wird. Auf dem letzten Jahreskongress des Bundesverbandes deutscher Zeitungsverleger haben mehr als 65 Prozent der 300 Konferenzteilnehmer die App verwendet.

Prinzipiell sind die Event-Apps für jede Veranstaltungsart geeignet. Voraussetzung für die Nutzung in der Praxis ist natürlich eine gewisse Offenheit gegenüber technologischen Innovationen der jeweiligen Initiatoren. So geht Experte Mayer davon aus, dass die App insbesondere bei wissenschaftlichen Einrichtungen sowie unternehmensinternen Veranstaltungen von Firmen, die sich innovativ zeigen, von Bedeutung sein wird.

 

Oberstes Bild: © Peshkova – shutterstock.com

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