Was sollten Sie beim Engagement eines Eventmanagers beachten?

Falls Sie ein grösseres Event oder eine spezielle Veranstaltung planen, können Sie die Organisation selber übernehmen oder diese in die Hand eines Profis geben. Wie findet man aber einen passenden Eventmanager, der zu Ihrem Event passt und Ihr Projekt bestens organisiert und realisiert?

Eine Grundlage für den Erfolg jeder Veranstaltung liegt in der perfekten Planung. Wahrscheinlich möchten Sie instinktiv die Planung nicht abgeben und lieber selber alles kontrollieren. Bei der Vorbereitung einer Konferenz, eines Seminars, einer Messe oder einer Firmenfeier stossen Sie aber schnell an Ihre Grenzen. Hier ist es meistens die beste Wahl, einen erfahrenen Eventmanager zu engagieren.

Bei der Auswahl und Zusammenarbeit mit diesem Fachmann sollten Sie allerdings einige Regeln beachten, damit das Ergebnis für beide Seiten positiv und erfolgreich verläuft.

Nehmen Sie sich Zeit für Interviews und Referenzen

Wenn Sie den Begriff „Eventmanager“ bei Google eingeben, werden Sie schnell feststellen, dass es viele professionelle und freiberufliche Eventmanager gibt. Die Entscheidung, welcher von diesen vielen Fachleuten zu Ihren Ansprüchen und Wünschen passt, ist rein Ihre Entscheidung. Nehmen Sie sich aber die Zeit und vergleichen Sie mehrere Angebote von Anbietern in Ihrer Nähe. Telefonieren Sie dann mit allen Anbietern, die in Ihrer Vorauswahl stehen, und treffen Sie sie wenn möglich auch persönlich. In der Regel bieten Ihnen die meisten seriösen Eventmanager eine kostenfreie Erstberatung bzw. ein Kennenlerngespräch an.

Besprechen Sie bei diesem Termin den allgemeinen Rahmen und die Kosten für Ihr Projekt. Dabei erhalten Sie einen guten Eindruck über das Auftreten, das Wesen und die Kompetenzen Ihres Gegenübers. Ausserdem können Sie gezielt nachfragen, welche Leistungen und Fähigkeiten potenzielle Auftragnehmer anbieten. Jeder überzeugende professionelle Eventmanager kann Ihnen schnell einige Referenzen erfolgreich organisierter Veranstaltungen präsentieren, ob als Mappe, Datei oder auf seiner Webseite. Bei diesem Gespräch sehen Sie auch, welche kommunikativen Fähigkeiten er besitzt und ob er Ihre Veranstaltungsidee versteht und in eigene Worte fassen kann.

Wer ist nun die beste Wahl für mein Event?

Ob Sie und Ihr Eventmanager auf derselben Wellenlänge schwimmen, spielt eine wichtige Rolle, denn in den folgenden Wochen oder gar Monaten werden Sie zusammen viel Zeit verbringen. Genauso wichtig sind dabei praktische Fragen, wie viele vergleichbare Veranstaltungen Ihr Kandidat z.B. schon umgesetzt hat. Sind für das Projekt Branchenkenntnisse erforderlich oder weitere Erfahrungen in einem bestimmten Gebiet? Ist Ihr Auftragnehmer eher auf Grossveranstaltungen spezialisiert, oder hat er eher bei kleineren Events gearbeitet? Wichtig sind auch die Ressourcen, die für Ihr Event erforderlich sind. Deswegen sollten Sie nachfragen, wie sein Netzwerk aussieht, und ob er z.B. Gastronomie, Bedienung, Security, Unterhaltung, Redner oder Moderatoren stellen kann.

Fragen Sie beim ersten unverbindlichen Termin alles, was Sie wissen wollen. Sie befinden sich dabei in der Position, als würden Sie als Arbeitgeber bei einem Bewerbungsgespräch einen neuen Mitarbeiter befragen. Ihr Gegenüber sollte detailliert erklären können, warum gerade er der richtige Ansprechpartner für Ihr Event ist, denn schliesslich vertritt er auch im vollen Umfang Ihren Namen bzw. den Ihres Unternehmens. Wenn nach dem Gespräch immer noch Zweifel bestehen sollten, entscheiden Sie sich lieber für eine andere Firma.

 

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