Soziale Medien für die Event-Planung nutzen: wir verraten Ihnen, wie es geht!

Die Organisation und Durchführung eines Events, unabhängig davon, ob es sich um ein Musical, eine Werbeveranstaltung oder ein Firmenfest handelt, ist stets mit Stress und Anspannung verbunden.

In der heutigen Zeit können Sie als Veranstalter kaum mehr auf die sozialen Netzwerke verzichten, da sich viele potentielle Besucher und Teilnehmer dort ihre Informationen holen. Facebook, Twitter, Instagram & Co. bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung bekannt zu machen und Interessierte mit Informationen zu versorgen.

Welche Tools eignen sich zur Planung?

Die Nutzung von Internet, Apps und Programmen sollte im Idealfall bereits in der Planungsphase integriert werden. Denn über diese Kanäle können Sie mit Kollegen, Lieferanten und potentiellen Besuchern kommunizieren und etwa Programmänderungen etc. schnell bekannt machen. Über Skype oder Google Talk haben Sie sogar die Möglichkeit, direkt mit Mitarbeitern oder Kunden in Kontakt zu treten.

Programme wie Google Calendars und Google Docs ermöglichen Ihnen einen Überblick über Ihre Terminplanung – weltweit und zu jeder Zeit. In Echtzeit können Sie Informationen hinzufügen oder Änderungen vornehmen. Zusätzlich können Sie bestimmten Personen Zugangsrechte gewähren, sodass diese die Änderungen jederzeit nachvollziehen können. Es besteht auch die Möglichkeit, das komplette Dokument öffentlich zu machen, um so alle Interessierten zu informieren.

Eigenes Wiki einrichten

Um Listen zu verwalten, können Sie Programme wie PBWorks verwenden. Damit lassen sich eigene „Wiki-Seiten“ anlegen, die sich am Design von Wikipedia orientieren. Auf diesen Seiten können Sie schliesslich in Echtzeit Informationen einpflegen und bearbeiten und die Informationen zu Ihrem Event auf dem neuesten Stand halten.

Auch die Einrichtung eines Blogs im Vorfeld einer Veranstaltung kann durchaus lohnenswert sein. Das vermittelt nicht nur einen sehr professionellen Eindruck, sondern bietet potentiellen Gästen auch die Möglichkeit, sich schon frühzeitig über Programmpunkte zu informieren. Das Blog können Sie mit zahlreichen anderen sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter & Co.  verbinden, sodass die Posts, die Sie im Blog veröffentlichen, automatisch auch auf den gekoppelten Seiten angezeigt werden.

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Das Event bei Facebook bekannt machen

Ohne Facebook geht heute quasi nichts mehr. Daher sollten Sie auch bei der Planung und Organisation von Events auf das soziale Netzwerk zurückgreifen und Ihre Veranstaltung dort promoten. Sofern Sie nicht ohnehin eine Facebook-Seite besitzen, lohnt es sich durchaus, auch für ein einzelnes Event eine Page einzurichten. Diese eignen sich besser als blosse Gruppen, da sie auch in den Feeds von Unsern angezeigt werden. Bei Facebook können Sie auch die Funktion „Event erstellen“ verwenden und dort alle notwendigen Infos zur Verfügung stellen.

Eine weitere Möglichkeit, die Facebook bietet, ist die relativ kostengünstige Werbung für Ihr Event. Damit erreichen Sie zahlreiche potentielle Gäste und können Ihre Veranstaltung bekannt machen, was insbesondere für Events ohne Gästelisten von Relevanz ist. Wenn Sie also so viele unterschiedliche Leute wie möglich ansprechen wollen, ist Facebook die richtige Wahl. Sofern Sie die Informationen jedoch nur bestimmten Personen zugänglich machen wollen, achten Sie darauf, dass Sie die Einstellungen zur Privatsphäre entsprechend anpassen.

Den richtigen Hashtag wählen

Um Ihr Event einer möglichst breiten Masse bekannt zu machen, sollten Sie hinsichtlich der Werbung auf den richtigen Hashtag für Twitter achten. Wenn Sie Ihre Facebook-Seite mit Twitter verbunden haben, können Sie die in einem Netzwerk geposteten Inhalte ganz einfach auf das andere übertragen lassen. Je höher die Streuweite Ihres Tweets ist, desto besser! Wählen Sie also einen einschlägigen Namen, der zu Ihrem Event passt und die Leute anspricht, aus. So werden Sie die nötige Aufmerksamkeit mit Sicherheit bekommen.

Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung 

Die Veranstaltung ist rundum gelungen, die Gäste machen einen zufriedenen Eindruck und Sie freuen sich, jetzt endlich einmal abschalten zu können. Doch Vorsicht – vergessen Sie die Nachbereitung nicht, denn diese ist von enormer Wichtigkeit! Stellen Sie Bilder des Events online und laden Sie die Besucher ein, Kommentare zu posten. Auch der Bilderdienst Instagram bietet sich als Plattform an, um Ihre Bilder zu zeigen. So behalten die Gäste nicht nur Ihr Event in positiver Erinnerung, sondern Sie können auch besonders gut evaluieren, was gut ankam und wo eventuell Verbesserungsbedarf besteht. Denn das nächste Event kommt bestimmt!

 

Oberstes Bild: © anthonymooney – shutterstock.com