Kommunikation online und offline planmässig gestalten

Zu den wichtigsten Attributen ambitionierter Führungskräfte gehört eine hervorragende Fähigkeit zur strukturierten Kommunikation. Diese spielt sich längst nicht mehr nur im direkten Kontakt mit Mitarbeitern, anderen Führungskräften, Kunden und Partnern ab, sondern hat längst auch schon den „heissen Draht“ jenseits der Telefonleitungen erreicht.

Eine Flut von Informationen online und offline strömen täglich auf die Führungskräfte ein und wollen effektiv und letztlich auch wechselseitig bewältigt werden. So lohnt es sich gerade für vielbeschäftigte Führungskräfte, den Kommunikationsfluss in vielerlei Formen und Richtungen nicht nur aufrechtzuerhalten, sondern vor allem auch klar strukturiert zu gestalten.

Das Gespräch als direkteste Form der Kommunikation

Kaum einer Kommunikationsform ist ein so hoher Stellenwert beizumessen wie dem persönlichen Gespräch. Ob mit weiteren Vorgesetzten, mit unterstellten Mitarbeitern, mit Auftraggebern, Kunden oder Geschäftspartnern, es muss immer wieder das persönliche Gespräch gesucht werden, um den wechselseitigen Austausch zu ermöglichen. Und auch an den Finanzbehörden oder anderen öffentlichen Institutionen kommt so mancher Entscheider nicht vorbei.

In der persönlichen Kommunikation kommt es auf eine klare Zielstellung genauso an wie auf eine strukturierte Gesprächsführung, die Fähigkeit des Zuhörens und auf die Bereitschaft, gelegentlich Kompromisse einzugehen. Hier bedeutet der sinnvolle Einsatz kommunikativer Mittel vor allem den Einsatz von Zeit. Diese muss aber auch aufgebracht werden, um den eigentlichen Führungsaufgaben gerecht werden zu können, die immer auch mit Menschenführung zu tun haben.

Planen Sie für Gespräche im direkten Kontakt einen guten Teil Ihrer Zeit ein, damit der Kommunikationsfluss von Mensch zu Mensch nicht ins Stocken gerät. Auch Telefonate können Sie dem direkten Kontakt hinzurechnen. Hier kommt es ebenfalls auf eine klar strukturierte Gesprächsführung an, vor allem dann, wenn täglich viele Telefonate neben der eigentlichen Arbeit zu führen sind.

Mangelt es an der direkten Kommunikation im Unternehmen vonseiten der Führung, dann werden Sie schnell feststellen, dass der Informationsfluss immer fragwürdiger und fehlerhafter wird und letztlich die Vermutung oder die Mutmassung einen deutlich höheren Stellenwert einnimmt als untermauerte und gut kommunizierte Informationen. Letztere sind eben durch nichts zu ersetzen.

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Die schriftliche Kommunikation

Zur schriftlichen Kommunikation zählen wir in diesem Beitrag vor allem alle Veröffentlichungen, die in schriftlicher Form im Unternehmen und darüber hinaus bekannt gemacht werden. Dazu gehören Beiträge in der Unternehmenszeitschrift genauso wie Pressemeldungen, Schreiben an einzelne Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen, Verträge, schriftlich fixierte Vereinbarungen, Dokumentationen und ähnliches.

Auch hier haben die Führungskräfte einen guten Teil der Verantwortung für das Gelingen der Kommunikation wahrzunehmen. So sollte beispielsweise in Ihrem Verantwortungsbereich kein offizielles Schriftstück kursieren, von dessen Inhalt Sie vorab nicht informiert sind oder das nicht aus Ihrer Feder stammt. Wenn Sie nicht wissen, was an schriftlichen Informationen in Ihrem Bereich kursiert, wissen Sie auch nicht, wie Sie darauf adäquat reagieren können.

Planen Sie für die schriftliche Kommunikation und deren Kontrolle und Wahrnehmung ausreichend viel Zeit ein und lesen Sie jedes Schriftstück gegen, wenn es nicht aus Ihrer Hand kommt, aber in Ihrem Namen veröffentlicht oder versandt wird. Das mag teils aufwendig sein, sichert Ihnen aber die volle Kenntnis und Kontrolle darüber, was an schriftlichen Informationen aus Ihrem Bereich herausgeht.

Online-Kommunikation – E-Mails sind die neuen Zeitfresser

Haben Sie einmal ausgerechnet, wie viel Zeit Sie tagtäglich mit der Kontrolle und dem Lesen elektronischer Post verbringen? Wenn nicht, dann sollten Sie sich diesen Aufwand einmal leisten. Sie werden erstaunt sein, wie viel Zeit bei der E-Mail-Bearbeitung verloren geht, die Sie viel sinnvoller und vor allem ergebnisorientierter einsetzen könnten.

Um der ständigen Flut mehr oder weniger wichtiger Mails Herr zu werden, kommt es zunächst auf eine sinnvolle Struktur der eingehenden elektronischen Post an. Als hilfreich hat es sich erwiesen, möglichst mehrere E-Mail-Postfächer einzurichten, die strikt nach Aufgabenbereichen und Verteileradressen getrennt werden. So vermischt sich eher unwichtige E-Post weniger mit den relevanten Nachrichten. Damit müssen Sie zwar mehrere Postfächer durchsuchen, werden aber auf den wichtigen Kanälen weniger zugemüllt.

Bei der Bearbeitung von E-Mails empfehle ich, einen möglichst festen Zeitplan einzuhalten. So können Sie beispielsweise dreimal täglich Ihre E-Mails checken und bei Notwendigkeit auch bearbeiten. Ausreichend sollte es am Morgen nach Dienstbeginn, gegen Mittag und etwa eine Stunde vor Feierabend sein. Eine ständige Kontrolle neuer Mails nervt und kostet Zeit.

Beim Sortieren der E-Mails löschen Sie zunächst alle Mails, die nichts mit Ihrer Arbeit oder Ihrer Verantwortung zu tun haben. Dazu reicht es aus, die Betreffzeilen zu lesen. Spams, Werbemails und anderer elektronischer Müll können so schon recht schnell vorsortiert werden.

Schaffen Sie sich innerhalb Ihres E-Mail-Accounts eine sinnvolle Ordner-Struktur. So können Sie die verbleibenden Mails nachvollziehbar einsortieren. Mails, die eine Antwort erforderlich machen, sollten Sie auch sofort beantworten. Sonst vergessen Sie das vielleicht oder müssen dann wieder lange nach der entsprechenden Mail suchen.

Ein gut organisierter Umgang mit der elektronischen Post ist heute ebenso wichtig wie das persönliche Gespräch, das Telefonat oder die schriftliche Kommunikation. Auch hier sollten Sie genügend Zeit einplanen, ohne aber den Wert der elektronischen Kommunikation zu überschätzen.

Vergessen Sie auch als Kommunikationstalent, das Sie als Führungskraft ohnehin sind, nicht die eigentlichen Aufgaben der Mitarbeiterführung und was Ihnen sonst noch alles anvertraut ist.

 

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