Mitarbeiter-Meetings strukturiert gestalten – so geht’s!

13.05.2014 |  Von  |  Kommunikation, Organisation
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Mitarbeiter-Meetings strukturiert gestalten – so geht’s!
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Unter dem Begriff Mitarbeiter-Meeting wird eine Vielzahl kleinerer und grösserer Versammlungen der Mitarbeiter ganzer Unternehmen oder einzelner Bereiche und Abteilungen zusammengefasst. Deklariert werden solche Meetings auch als Betriebsversammlung, Teambesprechung, Dienstberatung oder Klausur. Bestimmend für ein gelingendes Mitarbeiter-Meeting ist in jedem Fall die Struktur. Wie selbst ein themenoffenes Mitarbeiter-Meeting gut strukturiert und zielsicher geführt werden kann, beschreibt dieser Beitrag.

Die Teilnahme am Mitarbeiter-Meeting sichern



Ein Meeting ergibt natürlich nur dann Sinn, wenn auch möglichst viele Mitarbeiter, im Idealfall alle, daran teilnehmen können. Immerhin ist ein Mitarbeiter-Meeting kein gemütliches Plauderstündchen, sondern eine wichtige Möglichkeit, Informationen in die Belegschaft zu streuen und entsprechende Fragen direkt zu beantworten.

Es gilt also, den Termin für die Versammlung so zu legen, dass möglichst alle betroffenen Mitarbeiter daran auch teilnehmen können. Ausserdem muss ein Weg gefunden werden, die Termininformation auch gezielt und für die Belegschaft wahrnehmbar zu verteilen. Nur dann ist auch gesichert, dass möglichst viele interessierte Mitarbeiter teilnehmen.

Inhalte vorgeben oder Themen offenhalten?

Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, was mit dem Meeting letztlich erreicht werden soll. Günstig ist es natürlich, zumindest ein grob umrissenes Thema zum Schwerpunkt des Meetings zu machen. Dann wissen die potenziellen Teilnehmer, worum es geht, können sich entsprechend darauf einstellen und möglicherweise auch im Vorfeld schon eigene Fragen oder Beiträge formulieren.



Die produktivste Form des Meetings ist es, wenn sich ein klar umrissenes Thema und Zeit für passende Fragen und Diskussionsbeiträge miteinander kombinieren lassen. Dann hat das Meeting sowohl informierenden als auch klärenden Charakter und die Teilnehmer fühlen sich eingebunden.

Strukturieren Sie ein vorgeplantes Meeting so, dass sowohl Themen vorgegeben werden, die in möglichst abwechslungsreichen und umfassenden Beiträgen dargestellt werden, aber auch Zeit für freie Beiträge bleibt. Umfassend heisst dabei nicht zwingend, dass hier langatmige Vorträge und Abhandlungen gehalten werden müssen. Umfassend soll hier vielmehr bedeuten, dass möglichst viele Facetten des Themas abgedeckt werden können. Damit werden auch die Interessen der vielen Teilnehmer weitgehend befriedigt und so manche Nachfrage erledigt sich dann von allein.



Bei kurzfristig anberaumten Meetings kann die Thematik oftmals nicht allen Teilnehmern vorgestellt werden. Hier ist es wichtig, dass zu Beginn der Versammlung das konkrete Thema benannt und von anderen Inhalten konsequent getrennt wird. Sonst ergibt hier eins das andere und es entsteht ein heilloses Durcheinander unterschiedlichster Inhalte, an dessen Ende keiner mehr so richtig weiss, worum es eigentlich ging.

Darüber hinaus können selbstverständlich auch themenfreie Meetings angeboten werden, die beispielsweise unter dem Motto „Die Belegschaft fragt – die Unternehmensführung antwortet“ stattfinden können. Hier empfiehlt es sich allerdings, einen erfahrenen Moderator mit der Führung des Meetings zu beauftragen.

Oberstes Bild: © Monkey Business Images - Shutterstock.com

Oberstes Bild: © Monkey Business Images – Shutterstock.com

So strukturieren Sie Ihr Meeting

Wenn immer möglich, beginnen Sie das Meeting pünktlich. Im Vorfeld sollte Ihnen auch bewusst sein, wann das Meeting beendet wird. Alles hat eben seine Zeit. Anhand dieses zeitlichen Rahmens lässt sich auch bestimmen, wie viel Zeit für vorbereitete Beiträge vorgesehen ist und wie viel Raum für Diskussionen und Fragestellungen bleibt.



Zu Beginn des Meeting umreissen Sie das Thema und grenzen es von ähnlichen oder benachbarten Inhalten ab. Fragen Sie ruhig nach, ob jeder Teilnehmer diese Themeneingrenzung verstanden hat oder ob es noch Wünsche beispielsweise zur Erweiterung der Thematik gibt. Damit binden Sie die Teilnehmer von Beginn an in das Meeting ein und sorgen auch dafür, dass eventuell vorbereitete Beiträge auch in Form der freien Rede noch auf zusätzlich gewünschte Punkte eingehen können.

Ist der Konsens zum Thema hergestellt, sollten Sie alle Teilnehmer dazu verpflichten, sich auch nur zur abgesprochenen Thematik zu äussern. Damit sorgen Sie dafür, dass das Meeting zielgerichtet und themenfokussiert bleibt und nicht zum Sammelsurium unterschiedlichster bewegender Themen wird.

Werden innerhalb eines Meetings mehrere Themen behandelt, so sollte nach jedem Thema eine kurze Pause eingelegt werden. Dabei sollte jedes Thema zuvor mit dem Grundsatzvortrag, der Diskussion und eventuellen Nachfragen abgeschlossen sein. In einem solchen Mehrthemen-Meeting ist es besonders wichtig, im Vorfeld auch eine vereinbarte zeitliche Struktur zu schaffen.

Oftmals gibt es die Situation, dass sich trotz eines vereinbarten Konsenses ein oder mehrere Teilnehmer immer wieder mit offenbar beiläufigen Themen zu Wort melden. Fragen Sie hier freundlich und gezielt nach, warum der Einzelne hier vom Baum zum Blatt kommt und inwiefern das mit der vereinbarten Thematik zu tun hat. Möglicherweise ist Ihnen in Ihrer eigenen Sichtweise ein wichtiges Begleitthema entgangen, das Sie auf diese Weise mit in die Diskussion einbinden können.

Geht der Themenvorschlag an den Inhalten des Meetings vorbei, erscheint aber dennoch wichtig, dann machen Sie dieses Thema zum Inhalt eines späteren Meetings. Vergessen Sie nicht, sich das Thema und den Namen des Kollegen zu notieren, damit Sie mit diesen Angaben das spätere Zusammentreffen vorbereiten können.

Den Teilnehmern die Struktur erläutern

Steht das Konzept für das Meeting, dann fassen Sie es nochmals für alle Teilnehmer verständlich zusammen. So haben Sie einen festen strukturellen Rahmen für das Meeting, das nun endlich zu den Inhalten kommen kann. Auch die Diskussions- und Fragezeit sollte gekonnt moderiert werden. Das schafft Klarheit und sorgt dafür, dass kein heilloses Durcheinander von Themen, Fragestellungen und Diskussionen entsteht.

Grundsätzlich sollte gelten: „Es redet immer nur einer oder eine (gleichzeitig)!“ Legen Sie in kleineren Schritten auch fest, wer als Nächster redet und wer danach dran ist. Damit straffen Sie die Abläufe und sorgen für eine inhaltliche Ordnung.



 

Oberstes Bild: © Monkey Business Images – Shutterstock.com

Über Olaf Hoffmann

Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus…die Berater.

Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.

Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt – die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.



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