Ferienvertretung für Führungskräfte
von Olaf Hoffmann Organisation
Mancher Leiter ist sogar im Urlaub immer auf Empfang, um ja nichts zu verpassen. Wie die Urlaubsvertretung für Führungskräfte richtig vorbereitet wird und Informationsengpässe vermieden werden, zeigt dieser Beitrag.
Geplanten Urlaub langfristig vorbereiten
In den meisten Unternehmen steht der Urlaubsplan für das Jahr bereits zu Beginn des ersten Quartals fest. Dann ist klar, wer wann für wie viele Tage seinen Jahresurlaub nimmt. So wichtig wie die Planung selbst ist auch die Regelung für eine adäquate Urlaubsvertretung. Besonders wichtig wird diese Vertretungsplanung dann, wenn Führungskräfte in die Ferien gehen. Je gründlicher hier Vorbereitung und Einweisung verlaufen, desto sicherer ist der naht- und reibungslose Fortgang der Arbeit auch auf den verantwortungsvollen Posten.
Wer soll die Urlaubsvertretung übernehmen?
Diese Frage wird oftmals von der übergeordneten Hierarchie geregelt. Leider nicht immer mit der notwendigen Gründlichkeit und Übersicht. In der Folge kommt es zu Lücken in den gewohnten Abläufen und nicht selten wird der Urlauber in seiner freien Zeit ständig gestört oder gar aus den Ferien zurückbeordert, weil es zu Unklarheiten im Unternehmen kommt.
Günstig ist es immer, wenn die Vorgesetzten der jeweiligen Führungskraft die Urlaubsvertretung übernehmen. Diese Personen sollten nämlich am besten wissen, welche Verantwortlichkeiten auszuüben, welche Vertretungsvollmachten erforderlich sind und in welcher Position die Führungskraft zu ersetzen ist. Untergeordnete des Urlaubers verfügen in aller Regel über zu wenige Vollmachten oder sind nicht ausreichend über die notwendigen Entscheidungsinhalte und Gestaltungsspielräume informiert. Es sei denn, die Urlaubsvertretung wird ohnehin von einem ständig bevollmächtigten Stellvertreter der Führungskraft übernommen. Dann sollten Arbeitsinhalte und Verantwortlichkeiten ohnehin bekannt sein, sodass nur noch entsprechende Vollmachten zu erteilen sind.
Informationen gezielt streuen
Bevor die Urlaubsvertretung für eine Führungskraft die Arbeit beginnen kann, ist eine ausreichende Information der untergeordneten und übergeordneten Bereiche dringend erforderlich. Beide müssen wissen, wer die Urlaubsvertretung einer Führungskraft ist. Damit wird auch klar, wer in dieser Zeit der Ansprechpartner für alle einschlägigen Probleme in der Betriebsführung ist.
Bleiben hier Unklarheiten bestehen, dann erschwert das den reibungsarmen Fortgang der Arbeit im Bereich, oftmals mit durchaus spürbaren Auswirkungen auf das Gesamtunternehmen. Jeder Unterstellte, aber auch Vorgesetzte des im Urlaub befindlichen Leiters muss wissen, an wen er sich in dieser Zeit mit Fragen, Problemen und Aufgaben wenden kann. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, die erforderlichen Informationen unmissverständlich an die Bereiche zu vermitteln, die vom Fehlen der Führungskraft betroffen sind.
Arbeitsaufgaben und Vollmachten klären
Empfehlenswert ist es, wenn die Führungskraft in der Urlaubsvorbereitung bereits die Vertretung mit allen während des Urlaubs anfallenden Arbeiten, deren Dringlichkeit und der Art und Weise der Erledigung vertraut macht. Dazu sollte man sich im Vorlauf etwa eine Woche Zeit nehmen. Die schnelle Übergabe am letzten Tag vor den Ferien geht meist schief, weil dann oftmals wichtige Informationen einfach vergessen werden und kaum Zeit für Nachfragen bleibt.
Ebenso wichtig wie die Übergabe der Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist auch die Vergabe der dafür erforderlichen Vollmachten. So muss die Urlaubsvertretung in wichtigen Fragen auch mit der zutreffenden Entscheidungsbefugnis ausgestattet sein. Das stellt in aller Regel kaum ein Problem dar, wenn die Urlaubsvertretung der direkte Vorgesetzte des jeweiligen Leiters ist. Dieser dürfte ohnehin mit den entsprechenden Vollmachten ausgestattet sein.
Besonders dann, wenn fristgebundene Arbeiten zu erledigen sind, unaufschiebbare Entscheidungen getroffen werden müssen oder finanzielle Verantwortlichkeiten übergeben werden, ist die Vollmacht im Zweifelsfall auch schriftlich zu erteilen. Dazu ist auch für die Wahrnehmung sonst personengebundener Kontakte ausserhalb des Unternehmens dringend zu raten, wenn dies nicht gar ohnehin erforderlich wird. Vergessen werden dürfen bei der Übergabe auch keine Schlüssel, Netzwerk-Zugänge, eventuell benötigte Passwörter und dergleichen mehr.
Keine wichtigen Informationen verschweigen
Viele Führungskräfte leben von einem gewissen Informationsvorsprung oder vom Hintergrundwissen, das Ihnen die Arbeit in ihrer Position erst möglich macht. Soll die Urlaubsvertretung besonders bei mehrwöchiger Abwesenheit nicht ins Schlingern kommen, dann müssen auch solche Informationen vollständig weitergegeben werden, sofern sie für die Erfüllung der Aufgaben in der Urlaubsvertretung erforderlich sind.
Unter Umständen muss hier auch im Rahmen der absoluten Vertraulichkeit gehandelt werden. Schlimmer als ein Verlust an Informationsvorsprung wäre allerdings die Tatsache, dass wichtige Entscheidungen wegen eines Mangels an Informationen nicht oder nicht sachgerecht getroffen werden könnten. Daraus folgernd ist zu schliessen, dass die Urlaubsvertretung mit allen Informationen ausgestattet sein muss, die eine Fortführung der Arbeit erst möglich machen.
Im Übrigen ist eine Vertretung für einen längeren Urlaub genauso vorzubereiten wie das Ausscheiden aus dem Unternehmen selbst. Alle Unterlagen, Informationen, Vollmachten und Zuständigkeiten sind an die Vertretung herauszugeben, absehbare Entscheidungen und anfallende Arbeiten bekannt zu machen und die Vertretungsperson ist allen betroffenen Mitarbeitern im Unternehmen vorzustellen. Ob dies persönlich, per Aushang oder im Rahmen einer Mitteilung in der Unternehmenszeitschrift erfolgt, bleibt eine Entscheidung, die von der Geschäftsführung im Betrieb generell zu klären ist.
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