Besprechungen: vorbereiten – durchführen – nacharbeiten

Wer kennt sie nicht, die Besprechungen, die zeitintensiv, langweilig und wenig konstruktiv vor sich hinplätschern und eine lähmende Müdigkeit aufkommen lassen. Es geht auch anders! Ein erster Schritt ist, ihre Sinnhaftigkeit zu überprüfen und die Rahmenbedingungen auf den Prüfstand zu stellen. Eine gezielte und strukturierte Planung vor, während und nach einer Besprechung steigert die Konzentration und die Motivation der Teilnehmer und damit die Effizienz.

Vor der Besprechung

Kostbare Zeit managen:
Das Zeitmanagement spielt bei der Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen eine entscheidende Rolle, denn Zeit ist auch ein wichtiges Führungsinstrument. Wer sinnvoll mit der Besprechungszeit umgeht, schafft Zeit für die Erledigung anderer Aufgaben. Wird jene verschwendet, geht dies regelmässig zulasten der Mitarbeiter, die Liegengebliebenes zeitnah abarbeiten müssen. Zeit managen ist also auch gleichbedeutend mit einem respektvollen Umgang mit den an einer Besprechung teilnehmenden Personen.

Die Art der Besprechung bedingt ihre Inhalte:
Jede Besprechung ist anders. Um Frustrationen aufseiten der Mitarbeiter zu vermeiden, sollte der Besprechungstyp vorher definiert und den Beteiligten kommuniziert werden. Auf diese Weise wird die Leistungsbereitschaft der Teilnehmer angekurbelt, ebenso die Bereitschaft zur Vorbereitung. Zu differenzieren ist unter anderem nach anordnenden und nach informativen Besprechungen und solchen, die der Beratung von Sachproblemen und der Problemlösung dienen.

Ziele formulieren und einen Themenplan schriftlich erstellen:
Ein wichtiger Schritt im Rahmen der Vorbereitung einer Besprechung ist die Zielformulierung, mit der transferiert wird, warum etwas Bestimmtes auf welche Weise mit welchem messbaren Ergebnis innerhalb welches zeitlichen Rahmens erreicht werden soll. Die in einem Themenplan schriftlich verfasste Zielformulierung schafft Transparenz und Klarheit, steigert die Glaubwürdigkeit und die Führungseffektivität. Der Themenplan wird den Teilnehmern vorab ausgehändigt. Er ist gleichzeitig ein Dokument, das herangezogen werden kann, wenn es zu einem späteren Zeitpunkt darum geht, Vereinbartes mit dem Erreichten zu vergleichen.

Zeitdauer festlegen, Zeitabschnitte planen und Mitarbeiter vorbereiten:
Das Festlegen der Besprechungsdauer hat den Vorteil, dass alle Beteiligten zeitlich disponieren können und bestrebt sind, die zeitlichen Vorgaben auch einzuhalten. Gegliederte Themenabschnitte erleichtern die Zeiteinteilung, die bei Bedarf durch kleine Pausen unterbrochen werden. Die Vorbereitung der Teilnehmer durch entsprechende Materialien und Informationen steigert die Motivation und das Interesse, die vorgegebene Zeit auch einzuhalten. Natürliche Grenzen erleichtern ausserdem das Einhalten der vorgegebenen Zeit mit der Konsequenz, dass Besprechungen beispielsweise vor der Mittagspause oder am Ende eines Arbeitstages platziert und zum Ende der üblichen Arbeitszeit abgeschlossen werden.

Zeitregeln einführen:
Zeitliche Beschränkungen beispielsweise hinsichtlich der Redezeit der einzelnen Mitarbeiter auf drei oder auch auf fünf Minuten lassen eine Besprechung fliessen und stoppen sie nicht aufgrund langatmiger Redebeiträge. Das gilt auch hinsichtlich der inhaltlichen Aufteilung, die der 60:20:20-Regel folgen kann. Danach werden 60 % der Gesamtdauer für die Erörterung dringender und wichtiger Aufgaben reserviert, 20 % der Zeit gehören unvorhersehbaren Themen und 20 % sozialen Aktivitäten, beispielsweise Pausen.

Während der Besprechung

Die Aufgaben des Moderators:
Im Mittelpunkt der Besprechung steht der Moderator, der das Geschehen zeitlich und inhaltlich lenkt. Zu Beginn erklärt er die gemeinsame Aufgabe und die damit verbundenen Erwartungen an die Teilnehmer. Er moderiert den jeweiligen Besprechungspunkt sowie den aktuellen Sachstand an, um alle Teilnehmer auf denselben Informationsstand zu bringen. Der Moderator fasst das zum jeweiligen Punkt Besprochene zusammen und arbeitet die Ergebnisse in Form möglicher Konsequenzen und Entscheidungen oder auch durch Erstellen eines Massnahmenkataloges heraus.

Gleichzeitig richtet der Moderator sein Interesse auf die einzelnen Teilnehmer, deren Diskussionsbeiträge er würdigt. Dabei bleibt er unparteiisch, sachlich und entspannt. Er stellt niemanden bloss, unterstützt gegebenenfalls beim Formulieren und vermittelt bei Konflikten.

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Wer fragt, der lenkt:
Ein wichtiges Steuerungsinstrument für Besprechungen sind Fragen. Wer als Moderator die wichtigsten Grundregeln kennt, erhält die gewünschten Informationen, spornt die Gruppe zu mehr Leistung an und meistert auch kritische Situationen. Mit den sogenannten W-Fragen (wer, was, wann, wo, wie und warum) wird das Gespräch gezielt gelenkt, wobei hier die Gefahr besteht, dass der Gefragte abschweift. Geschlossene Fragen werden mit „ja“ oder „nein“ beantwortet und gehen einer Sache auf den Grund. Allerdings haben sie einen Verhörcharakter, was die Vertrauensbasis stören kann.

Alternativfragen begrenzen die Antwortmöglichkeiten auf zwei und schliessen andere Alternativen aus. Direkte und gezielt an einen Teilnehmer gerichtete Fragen holen eine Expertenmeinung ein, integrieren auch ansonsten stille Teilnehmer und beleben die Aufmerksamkeit. Fragetechniken sind vielschichtig und können von Moderatoren geübt werden.

Nach der Besprechung

Warum ein Protokoll?
Um einer Besprechung Gewicht zu verleihen, ist die Anfertigung eines Protokolls sinnvoll, in dem die Ergebnisse zwecks einer gezielten Umsetzung zusammengefasst werden. Mit dem Protokoll wird ausserdem sichergestellt, dass die Teilenehmer alle Beschlüsse und Ergebnisse richtig verstanden haben. Protokolle vermitteln auch Erfahrungswerte, denn sie geben Aufschluss darüber, wie Probleme in der Vergangenheit analysiert und gelöst wurden.

Aufgaben und Inhalte eines Protokolls
Zu den wesentlichen Inhalten eines Protokolls gehören das Datum, die Namen der Teilnehmer sowie das Thema der Besprechung. Anhand der behandelten Punkte wird der Verlauf der Besprechung aufgezeigt. Daran schliessen sich die einzelnen Ergebnisse an sowie die geplanten Massnahmen. Offen gebliebene Punkte werden als solche ebenfalls im Protokoll vermerkt, das mit der weiteren Vorgehensweise sowie gegebenenfalls mit einem Termin für die nächste Zusammenkunft endet.

 

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