Weiter schwitzen oder Geschäft erweitern?

17.03.2014 |  Von  |  Allgemein, Organisation
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Weiter schwitzen oder Geschäft erweitern?
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Während viele, vor allem kleinere Unternehmen händeringend nach Aufträgen suchen, kommen wieder andere ins Schlingern, wenn die aktuelle und künftig absehbare Auftragslage die vorhandenen Kapazitäten übersteigt. Die Unsicherheit, ob eine Geschäftserweiterung dann langfristig sinnvoll ist führt oftmals dazu, dass Überstunden und Überbelastungen angeordnet und toleriert werden.

Dabei kann in vielen Fällen die Geschäftserweiterung in mehreren Stufen oder das Outsourcen von weniger geschäftsrelevanten Aufgaben die bessere Lösung sein.



Hilfe, wir ersticken in Arbeit

Über einige Jahre hinweg lief das Geschäft gut, aber auch eher ruhig. Eine beständig zufriedenstellende Auftragslage sicherte den Bestand und den Erfolg des Unternehmens. Von den guten Leistungen der Firma haben auch andere potentielle Kunden Wind bekommen. Jetzt läuft der Boom so richtig an und im Unternehmen weiss eigentlich keiner mehr so richtig, wie die Auftragsflut in Sachen Qualität und Quantität hochwertig abgewickelt werden soll.

Erste Überlegungen gehen in die Richtung, einzelne Anfragen abzulehnen. Andere Ideen gehen davon aus, dass höhere Preise die Anfragesituation wieder regulieren können, ohne aber einen Umsatzverlust hinnehmen zu müssen. In der Chefetage überlegt man, ob eine Vergrösserung der Firma um Räumlichkeiten und Personal langfristig sinnvoll ist. Auch das Outsourcen von weniger geschäftsrelevanten Aufgaben wird in Erwägung gezogen. Letzten Endes entsteht ein grosser Mix an Möglichkeiten, von denen vorerst keine favorisiert werden kann. Vielleicht lässt ja der Auftragsboom schon bald wieder nach und bis dahin hilft man sich mit Überstunden über die Runden.

Ueberstunden-Halfpoint-shutterstock.com

Ständige Überstunden führen nicht zum Erfolg. (Bild: Halfpoint / shutterstock.com)




Ständige Überstunden führen nicht zum Erfolg



Gerade in kleineren Unternehmen wird schnell klar, dass dauerhafte Überstundenarbeit keine Lösung im Sinne einer hohen Qualität sein kann. Über den Arbeitstag hinweg lässt die Aufmerksamkeit und Leistung ohnehin nach, in den Überstunden wird das auf Dauer nicht besser. Die Angestellten sind selbst bei der Ausschüttung von Prämien nicht mehr richtig ausgeruht, klagen über Überlastung und einigen kündigt auch die Familie den Streik an.

Keine gute Ausgangslage für das erfolgreiche Bearbeiten der Auftragsschwemme. Wird hier dennoch weiter an der bisherigen Strategie festgehalten ist damit zu rechnen, dass letztlich auch die Qualität der Leistungen nachlässt oder Lieferfristen nicht eingehalten werden können. Kunden drohen abzuspringen. Auch so lässt sich die übermässig grosse Auftragslage regulieren, dann allerdings auf Kosten des Unternehmens-Images und das auf Dauer.

Zunächst gilt es, klare Aufgaben-Strukturen zu schaffen

In dieser Situation ist es wichtig, einen klaren Kopf zu behalten und Aufgaben im Unternehmen zu erfassen und klar zu strukturieren. Dabei wird deutlich, welche Aufgabenbereiche unmittelbar mit der Auftragsabwicklung zu tun haben und welche nicht. Dabei wird meist auch klar, welche Aufgaben aus dem Bereich der Leistungserbringung herausgenommen werden müssen. Diese Aufgaben können nach Möglichkeit in einem ersten Schritt outgesourct werden.

Das betrifft beispielsweise einfache Montagearbeiten oder die Verpackung, die auch von anderen Unternehmen geleistet werden kann. Hüten Sie sich hier aber vor langfristigen Verträgen, da Sie damit auch in eine Leistungsverpflichtung geraten, selbst wenn Sie keine Aufgaben mehr zu vergeben haben. Aus diesem Grund ist auch eine strukturierte Vorgehensweise bei der Erfassung von Leistungen und Möglichkeiten erforderlich.

Arbeitsspitzen abfangen

Überschaubare Auftragsspitzen lassen sich in vielen Fällen auch durch die Beschäftigung von Leiharbeitern auffangen. Leiharbeit ist jedoch zeitlich begrenzt, sodass hier auch ein gutes Augenmass erforderlich ist. Zeichnet sich ab, dass die erhöhte Auftragslage langfristig stabil bleibt, führt letztlich kein Weg um die Geschäftserweiterung herum. Je nach Branche und konkreten Aufgabenstellungen kommen dafür unterschiedliche Varianten in Frage.

Beispielsweise können verschiedene Aufgaben an Freelancer oder freie Mitarbeiter vergeben werden. Hier empfehlen sich klare vertragliche Regelungen über den Umfang der Arbeiten. Oftmals kommt das Unternehmen um eine wirkliche Betriebsvergrösserung nicht herum. Jetzt könnte zwar geklotzt statt gekleckert werden, allerdings besteht hier auch das Risiko der zu umfangreichen Vergrösserung des Unternehmens. Von den Kosten für Anbauten, Neubauten, Grundstücke und zusätzliches Personal einmal abgesehen.

In Schritten vergrössern



Ist die Beständigkeit der deutlich verbesserten Auftragslage abzusehen, sollten Erweiterungen vorsichtig angegangen werden. Ermitteln Sie zunächst, wie viele Mitarbeiter nötig wären, um den Auftragsbestand auch ohne Überstunden abarbeiten zu können. Nach der Anzahl der neu einzustellenden Arbeitnehmer entscheidet sich auch, ob eine räumliche Vergrösserung erforderlich ist. In vielen Fällen reicht auch das Einführen von Schichtarbeit aus, um die Auftragslage zu beherrschen.

Im Zweischichtsystem haben Sie doppelt soviel Zeit für die Aufgabenerledigung, im Dreischichtsystem dreimal soviel Zeit. Meist benötigen Sie dann auch keine zusätzlichen Räume, Maschinen oder Anlagen. Kommt eine Schichtarbeit nicht in Frage oder ist diese bereits installiert müssen neue Arbeitsplätze her. Schon mit der Schaffung der neuen Arbeitsplätze und der entsprechenden Ausstattung kümmern Sie sich auch um die passenden Arbeitskräfte.

Favorisieren Sie gut ausgebildetes Personal. Damit schaffen Sie sich auch Möglichkeiten für eventuelle Umstrukturierungen im Betrieb, die der Produktivität dienen. Die neuen Arbeitskräfte sollten Sie nach Möglichkeit zunächst befristet einstellen. Denn oftmals ist nicht klar, ob der Auftragsboom auch noch in einem halben oder nach einem ganzen Jahr noch so stabil ist.

Andere Bedingungen, andere Möglichkeiten



Arbeiten Sie an unterschiedlichen Produkten oder in unterschiedlichen Preisklassen, können Sie auch überlegen, ob Sie die Produktion weniger ertragreicher Produkte und Leistungen zugunsten der besser nachgefragten Leistungen einstellen. Dann gewinnen Sie Arbeitskräfte und Kapazitäten für die umsatzstärkeren Segmente in Ihrem Unternehmen. Behalten Sie dabei aber immer auch die Entwicklung auf dem Markt im Blick.

Oberstes Bild: © cmgirl – shutterstock.com

Über Olaf Hoffmann

Olaf Hoffmann ist der kreative und führende Kopf hinter dem Unternehmen Geradeaus…die Berater.

Neben der Beratertätigkeit für kleine und mittlere Unternehmen und Privatpersonen in Veränderungssituationen ist Olaf Hoffmann aktiv in der Fort- und Weiterbildung im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe.

Als Autor für zahlreiche Blogs und Webauftritte brilliert er mit einer oftmals bestechenden Klarheit oder einer verspielt ironisch bis sarkastischen Ader. Ob Sachtext, Blogbeitrag oder beschreibender Inhalt – die Arbeiten des Autors Olaf Hoffmann bereichern seit 2008 in vielfältigen Formen das deutschsprachige Internet.



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