Vom erfolgreichen Umgang mit eingeladenen Sprechern

Gerade für Konferenzen und Workshops, aber auch für Messen und andere Veranstaltungen gilt: Viele Events sind nur so viel wert wie die eingeladenen Sprecher. Umso entscheidender, als Veranstalter einen guten Draht zu den eingeladenen Profis zu etablieren und ihnen den Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten.

Wir haben wertvolle Tipps gesammelt, wie Ihr Event zum Lieblingsort für Speaker Ihrer Branche wird – und wie Sie die typischen Fehler vermeiden, die einen guten Sprecher einmal und nie wieder kommen lassen.

1. Beschützen Sie Ihre Vortragenden

Finden Sie vorab heraus, ob diese Wert auf Privatsphäre legen oder sich gerne und intensiv unter die Anwesenden mischen, um ihrerseits zu netzwerken. Dies ist besonders entscheidend, wenn es sich um prominentere Gäste oder Buchautoren handelt. Gehen Sie in letzteren Fall nicht davon aus, dass Ihr Gast automatisch gerne eine Signierstunde an seinen Vortrag anhängt. Fragen Sie dies unbedingt vorher ab und klären Sie auch, ob es etwas am Vortragshonorar ändert.

Möchte Ihr Gast ausser einer sich an seinen Vortrag anschliessenden Diskussion keine weiteren Berührungspunkte mit Ihrem Publikum haben, dann machen Sie dies bereits in Ihren Einleitungsworten klar – natürlich auf eine diplomatische Art und Weise. Sie können beispielsweise darauf hinweisen, dass der Sprecher leider im Anschluss an die Veranstaltung noch einen zweiten Termin hat und unter Zeitdruck steht. Koordinieren Sie auch diese Aussage mit Ihrem Gast.

2. Koordinieren Sie die Pressearbeit sorgfältig

Gehen Sie keinesfalls einfach davon aus, dass das Vortragshonorar Interviewtermine beinhaltet; sprechen Sie auch dies vorher ab. Sollte Ihr Gast gerne für Journalisten zur Verfügung stehen, dann arrangieren Sie einen ruhigen Raum oder eine Ruhezone, in denen die Pressetermine stattfinden können. Sagen Sie keine spezifischen Interviews zu, ohne vorher das Einverständnis des Sprechers auch hinsichtlich Zeitpunkt und Dauer eingeholt zu haben. Das gleiche gilt für dessen Teilnahme an Pressekonferenzen während des Events.

3. Lassen Sie Ihren Vortragenden Freiheit

Natürlich wollen Sie am liebsten jedes Detail Ihres Events kontrollieren. Bei Ihren Sprechern jedoch wird dies nur bedingt möglich sein; hüten Sie sich davor, es zu exzessiv zu versuchen. Bitten Sie nur in absoluten Ausnahmefällen vorab um den Inhalt des Vortrags oder eine Kopie des zu zeigenden Bildmaterials. Sie haben den Vortragenden sorgfältig ausgesucht – das müsste als Filterfunktion reichen. Akzeptieren Sie das Angebot des Inhalts, falls es kommt; lassen Sie sich andernfalls positiv überraschen. Soviel Vertrauen müssen Sie aufbringen. Und nehmen Sie auf keinen Fall Einfluss auf Redeinhalte, es sei denn, Ihre Vortragenden sind als Werbefiguren bezahlt (natürlich gibt es auch das). Selbst dann ist es in vielen Fällen besser, sie die eigene Rede schreiben zu lassen, statt ihnen vorformulierten Worte in den Mund beziehungsweise aufs Pult zu legen.

4. Umsorgen Sie Ihre Sprecher

Erfragen Sie sämtliche Wünsche bezüglich Reise, Unterbringung und Catering rechtzeitig und versuchen Sie sie nach Möglichkeit zu erfüllen. Sind diese offensichtlich unverhältnismässig oder liegen ausserhalb Ihres Budgets, dann verneinen Sie sie nicht einfach, sondern erläutern die eigenen Limitationen – natürlich ohne dabei bittstellerisch zu werden. Zeigen Sie dem Sprecher unter Umständen auf, dass Sie ein neue Konferenz oder ein Start-Up mit eingeschränkten Mitteln, aber gerade deshalb sehr stolz und glücklich sind, einen inhaltlich so „schwergewichtigen“ Gast willkommen heissen zu können.

Versuchen Sie aber unter keinen Umständen, Ihren Sprecher dazu zu überreden, völlig umsonst zu kommen und nur gegen eine Erstattung von Reise- und Hotelkosten. Auch wenn Sie nur ein kleines Budget zur Verfügung haben: Bieten Sie es an. Kein guter Sprecher kommt jemals umsonst – es sei denn, es handelt sich um eine Wohltätigkeitsveranstaltung und alle anwesenden Sprecher spenden ihr Honorar. Sollte dem so sein, dann kommunizieren Sie dies deutlich vorab und bemühen Sie sich, als erstes einen bekannten Keynote-Sprecher zu gewinnen, den Sie als leuchtendes Beispiel anführen können.


Sorgen Sie dafür, dass Ihrem Sprecher alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, die er braucht – und dass diese auch funktionieren. (Bild: Cornelia Menichelli / pixelio.de)


5. Sparen Sie nicht an der Technik

Sorgen Sie dafür, dass Ihrem Sprecher alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, die er braucht – und dass diese auch funktionieren. Engagieren Sie, falls Sie sich nicht zu 100 % selbst darum kümmern können, einen zusätzlichen Techniker – und wenn es nur für die Dauer des Vortrages ist.

6. Stellen Sie Informationen zum Publikum zur Verfügung

Versorgen Sie Ihren Vortragenden vorab mit soviel Daten und Fakten zur Zusammensetzung, Herkunft, Interessenlage und dem Alter seines prospektiven Publikums, wie Ihnen möglich ist. Diese Dienstleistung ist sehr selten und wird dafür sorgen, dass Sie bei Ihrem Gast für immer in der angenehmsten Erinnerung bleiben. Geben Sie sich Mühe mit der transparenten und aussagekräftigen Zusammenstellung der Informationen. Wenn es das erste Event dieser Art ist, das Sie veranstalten, dann skizzieren Sie Ihr Wunschpublikum und die Zielgruppe, an die Sie sich mit Ihrem Marketing und Ihrer Kommunikation wenden.

7. Stimmen Sie Ihr Marketing ab

Wenn Ihr Vortragender selbst bereits ist, seinen Vortrag oder Beitrag bei und zu Ihrem Event nach aussen zu kommunizieren, ist das natürlich ein Bonus. Sie können dies auch von sich aus vorschlagen; viele Sprecher kommen selbst nicht auf die Idee, sind aber an sich gerne bereit, ihre Netzwerke zu bespielen und so eine Multiplikatorenwirkung zu erreichen. Sollte dies der Fall sein, dann stimmen Sie ihre Schritte und Massnahmen eng aufeinander ab, um das Meiste aus ihnen heraus zu holen. 

 

Oberstes Bild: @ maxoidos – Fotolia.com

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Caroline Brunner ist freiberufliche Online-Journalistin mit Fokus auf Arbeitspsychologie, Entrepreneurship, Kommunikation, Karriereplanung, Nachhaltigkeit und Verbraucherthemen.

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