Wenn der Kunde nicht zahlt

Jahr für Jahr entstehen grossen und kleinen Unternehmen, aber auch Freiberuflern und anderen Einzelkämpfern Zahlungsausfälle in nicht unbeträchtlicher Höhe. Während im Einzelfall nur frustrierende Erfahrungen bleiben, können in anderen Fällen ganze Unternehmen scheitern, wenn Kunden nicht oder nicht rechtzeitig zahlen.

Wenn der Kunde die Zahlung verweigert, gilt es zum einen, einen kühlen Kopf zu bewahren, und zum anderen, die rechtlichen Mittel konsequent auszuschöpfen. Dennoch passiert es immer wieder, dass Leistungen nicht bezahlt werden, da die Leistungsempfänger selbst oftmals pleite sind. Sorgen Sie von Beginn an dafür, dass bereits bei der Auftragsannahme Sicherheiten bestehen, Rechnungen in einem überschaubaren Zeitraum bezahlt werden, und schaffen Sie klare Abläufe, wenn Kunden Ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen.

Auftragsaquise mit Zahlungssicherheiten

Wer neue Kunden für seine Leistungen gewinnt, kann sich freuen. Damit diese Freude möglichst von langer Dauer bleibt, ist es nicht nur wichtig, die Auftragsdetails punktgenau zu klären. Auch nach der Leistungslieferung sollte Transparenz vor allem in der Abrechnung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung bestehen. Bei grossen Aufträgen ist es nicht nur wichtig, die Details zur eigentlichen Leistungserbringung zu klären. Auch für die Zahlungssicherheit sollte jetzt schon gesorgt werden.

Das ist besonders bei Neukunden wichtig. So kann es sinnvoll sein, eine Abschlagszahlung zu vereinbaren oder sich zunächst einen Überblick über die Solvenz des Kunden und etwaige negative Erfahrungen anderer Auftragnehmer zu verschaffen. In vielen Fällen kann schon bei der Klärung der Auftragsdaten eine Abschlagszahlung oder Vorauskasse für den gesamten Leistungsumfang verabredet werden. Solche Verabredungen sollten aber auch in Schriftform erfolgen und Bestandteil des Auftrages bzw. Vertrages sein.

Rechnungen transparent, rechtssicher und verbindlich gestalten

Wenn Rechnungen erstellt werden, ist auf die rechtlichen Erfordernisse zu achten. Neben den genauen Angaben zum Leistungsempfänger und zum Auftragnehmer selbst sind auch genaue Angaben zu ausgeführten Leistungen, den Einzelkosten und den Gesamtkosten zu erbringen. Nicht zu vergessen sind die steuerlichen Angaben und natürlich auch die gültigen Bankverbindungen.

Im europäischen Zahlungsverkehr ist mittlerweile das SEPA-Verfahren eingeführt, was den schnellen und reibungslosen Zahlungsverkehr auch über Ländergrenzen hinweg erleichtern soll. Sind Rechnungen unrichtig oder unvollständig ausgefüllt, können sich hier schon erste Probleme anbahnen. Auch die Angabe von Leistungszeitraum und vor allem des Zahlungszieles ist nicht zu versäumen. Ist kein Zahlungsziel angegeben, gelten automatisch die gesetzlichen Zahlungsfristen.

Erst wenn diese überschritten sind, gerät der Leistungsempfänger in Verzug. Deshalb lohnt es sich durchaus, verbindliche Zahlungsziele festzulegen. Das kann mit Angabe der ablaufenden Tage seit dem Rechnungsversand oder auch mit einer deutlichen Datumsangabe geschehen.

Kunden geraten in Verzug – was nun

Gerät ein Kunde in Verzug, sollte zunächst der partnerschaftliche Weg der formlosen Zahlungserinnerung gewählt werden. Hier kann der säumige Zahler freundlich aber bestimmt darauf hingewiesen werden, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde. Gleichzeitig sollte eine konkrete Nachfrist zur Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen gesetzt werden. Diese sollte 14 Tage in aller Regel nicht überschreiten.

Ist nach Ablauf dieser Nachfrist immer noch kein Zahlungseingang festzustellen, kommt der Mahnweg in Betracht. Eine erste sachliche und formelle Mahnung setzt den Kunden klar und deutlich in Verzug und beinhaltet neben der konkreten Forderungen und dem Verweis auf die entsprechende Rechnung auch die beabsichtigten Sanktionen, wenn keine Reaktion erfolgt. Wichtig ist, bei eventuell angeforderten Mahngebühren diese so zu halten, dass sie dem tatsächlichen Mehraufwand für die Mahnung entsprechen. Wer hier deutlich über das Ziel hinausschiesst gerät in Gefahr, sich des Wuchers verdächtig zu machen.

Ist die erste Mahnung erfolglos geblieben, darf bei geduldigen Auftraggebern gern auch eine zweite, dann aber letzte Mahnung erfolgen. In dieser wird jetzt aber auch deutlich darauf hingewiesen, dass als Folge einer Nichtzahlung dann das Inkassounternehmen eingeschaltet wird. Damit wächst für den Kunden der Druck, da das Inkassounternehmen selbst dann auch noch Kosten geltend machen wird.

In einzelnen Fällen kann hier auch schon der Weg zum Gericht sinnvoll sein, zumindest dann, wenn sich eine Betrugsabsicht seitens des Kunden offenbart. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn Leistungen in Anspruch genommen werden, obwohl dem Kunden bereits bei der Beauftragung klar ist, dass der Auftragnehmer nicht bezahlt werden kann oder nicht bezahlt werden soll.

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Eigene Sicherheiten schaffen

Besonders kleinere Unternehmen leiden oftmals ernsthaft unter Zahlungsausfällen. Gerade dann, wenn diese sich häufen oder grössere Summen betreffen. Richtig prekär wird es dann, wenn das leistungsausführende Unternehmen selbst hohe Kosten beispielsweise für Material, Zulieferer oder Subunternehmen hat und diese dann wegen der Zahlungsausfälle nicht begleichen kann. Dann droht dem Unternehmen in vielen Fällen selbst die Insolvenz mit entsprechenden Folgen für das Unternehmen und die Mitarbeiter.

Aus diesem Grund ist es für Unternehmen jeder Grössenordnung immer sinnvoll, eigene Sicherheiten zu schaffen. Diese können so aussehen, dass beispielsweise feste Prozentbeträge von eingehenden Zahlungen auf ein Rücklagenkonto deponiert werden. Diese Rücklagen können dann zumindest vorübergehend Zahlungsausfälle abfedern.

Zu den eigenen Sicherheiten gehört es auch, auf Kunden zu verzichten, deren Zahlungsmoral bekanntermassen schlecht ist. Wirtschaftsauskunfteien können hier in vielen Fällen wichtige Hinweise geben, was sich zumindest bei grossen Aufträgen immer lohnt. Dann gilt: Lieber auf einen unzuverlässigen Kunden verzichten, als mit hohem Risiko das eigene Unternehmen wirtschaftlich zu gefährden.

 

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