Best Practice 2014: Wie Sie in diesem Jahr noch erfolgreicher arbeiten
VON Caroline Brunner Allgemein Selbstmanagement
1. Beginnen Sie den Tag mit der Visualisierung Ihrer drei priorisierten Tagesziele
Es ist essenziell, dass Sie sich darüber im Klaren sind, welche Prioritäten Sie welchen Projekten oder Modulen im Verlauf des Tages einräumen. Solange diese als gleich wichtig in Ihrem Kopf nebeneinander existieren, werden Sie dazu tendieren, die Prioritätenliste anderer zu übernehmen. Eine strikte Abfolge diszipliniert zudem gegenüber externen Ablenkungen.
Wenn Sie Ihrem Denken etwas als relevant kommunizieren, wird es diese Bewertung mit einem klaren „Nein“ gegenüber unwichtigeren, von aussen kommenden Anforderungen verteidigen. Sind Sie sich über den Stellenwert Ihrer eigenen Vorhaben selbst nicht klar, gibt es im entscheidenden Moment auch keine Basis, diese gegenüber ebenfalls dringlich erscheinenden Anliegen abzuwägen – und schon finden Sie sich gefangen in einem Netz zusätzlicher Verpflichtungen, die Sie von der Verwirklichung Ihrer eigenen Pläne abhalten.
2. Checken Sie Ihre Mails frühestens nach der Mittagspause.
Sie kennen das Szenario: Sie hatten Ihren Green Smoothie und sind zur Arbeit geradelt, statt zu fahren. Ihr Gehirn ist sauerstoffgeflutet und Sie voll Tatendrang und kreativer Energie, um Ihr anstehendes Projekt entscheidend voran zu bringen. Sie überschlagen die Umsetzung im Kopf: In etwa fünf Stunden sollten Sie den essenziellen Schritt weitergekommen sein, damit Sie im Team-Meeting am Nachmittag frischen Input liefern können. Sie fahren den Computer hoch und öffnen, ohne jede Reflexion, Ihren Mailaccount (oder, schlimmer noch, Sie lassen zu, dass er automatisch aufgeht).
Zwei Stunden später finden Sie sich missmutig und jeder Inspiration beraubt neben der Kaffeemaschine wieder. Ihre komplette Energie ist in die Beantwortung von 26 Mails geflossen – mit anderen Worten, hat sich an den Projekten anderer Menschen erschöpft, statt das eigene voran zu treiben.
In Retrospektive hätten alle diese Antworten bequem bis nachmittags warten können – hätten Sie die Mails nur nicht gelesen. Denn das macht eine Nichtbeantwortung oder auch nur Verdrängung des Inhalts unmöglich. Die einzige Lösung: Beschäftigen Sie sich mit Ihren Mails erst dann, wenn Sie jede originäre mentale Prozesse erfordernde Arbeit erledigt haben. Ansonsten werden Sie in einen Strudel der Alltäglichkeit hineingerissen, von dem sich Ihre Kreativität und Motivation am selben Tag nur schwer wieder erholen.
3. Nutzen Sie Mails nur für die dem Medium angemessenen Inhalte.
Wenn Sie Ihre Mails beantworten, dann nur um Fakten und Informationen zu teilen, Termine zu vereinbaren oder Termininhalte zu bestätigen. Setzen Sie Mails nicht zur Erläuterung oder Diskussion komplexer Inhalte ein, um Urteile zu fällen und zu begründen (vor allem keine negativen) oder detailliertes Feedback zu geben. Die Ausformulierung kostet Sie viel mehr Zeit und Energie, als ein Gespräch am Telefon. Letzteres hat zudem den Vorteil, sich nicht über Stunden oder oft sogar Tage hinzuziehen, wie Mailkorrespondenz es häufig tut; vor allem, wenn sie eine Reihe von auf cc) gesetzten Dritten involviert, die dann ebenfalls mit dem Schreiben beginnen und Antworten erwarten.
4. Haushalten Sie bewusst mit Ihrer mentalen Energie – in jedem Moment.
Es gibt eine Reihe von Tätigkeiten oder Angewohnheiten, die Ihnen mentale Energie abziehen. Machen Sie sich bewusst, zu welchen Sie tendieren und vergegenwärtigen Sie sich stündlich, ob Sie einen dieser Energiefresser wieder in Ihr Umfeld gelassen haben: Die Unfähigkeit, „Nein“ zu sagen, gehört, wie schon erläutert, dazu. Multitasking ist ein weiterer Kandidat, der so oft wie möglich vermieden werden sollte.
Die Erledigung von Arbeiten, die andere tun könnten und der gleichzeitige, oft unbewusst wirkende Ärger, dass man sich doch selbst darum kümmert. Der Versuch, für die Defizite von anderen Teammitgliedern oder Projektverantwortlichen zu kompensieren. Handeln, bevor alle Informationen zur Verfügung stehen. Das sind nur einige der parasitären Aktivitäten, die Ihnen die Energie aussaugen, die Sie für die wirklich wichtigen Herausforderungen benötigen. Erwischen Sie sich dabei, in eine oder mehrere davon involviert zu sein, dann treten Sie sofort einen Schritt zurück und fahren Sie Ihre Schutzschilde hoch – auch auf die Gefahr hin, sich punktuell unbeliebt zu machen.
5. Reduzieren Sie Meetings auf ein essenzielles und durchstrukturiertes Minimum
Abgesehen von Brainstorming-Sessions benötigen Sie für die wenigsten Meetings Ihre volle mentale Power. Setzen Sie Meetings ruhig an, wenn Sie persönlich eher ein kognitives Tief haben – der durch die Gruppe generierte Emergenzeffekt wird das Minus kompensieren. Entscheiden Sie vor dem Meeting, was das von Ihnen erwünschte Ergebnis ist und entwickeln Sie eine Strategie, die unter Berücksichtigung aller Beteiligten den effizientesten Weg dorthin aufzeigt.
Skizzieren Sie diesen Weg zu Beginn, so dass Sie ausschweifende Beiträge darauf zurück verweisen können. Setzen Sie keine festen Endpunkte – Menschen tendieren dazu, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit auch zu nutzen. Strukturieren Sie das Meeting lieber nach abzuarbeitenden Punkten.
Oberstes Bild: Wie stellt man richtig eine die Prioritätenliste zusammen? (Bild: © kantver – Fotolia.com)
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Caroline Brunner ist freiberufliche Online-Journalistin mit Fokus auf Arbeitspsychologie, Entrepreneurship, Kommunikation, Karriereplanung, Nachhaltigkeit und Verbraucherthemen.
