So wird Ihre Hausmesse zum Heimspiel!

28.11.2014 |  Von  |  Organisation
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Lassen sich grosse, branchenbezogene Messen durch kleine Hausmessen ersetzen, um die eigenen Dienstleistungen und Produkte einem dafür eingeladenen und spezifischen Fachpublikum vorzustellen? Nein, lassen sie sich nicht. Jedoch eignet sich die Hausmesse bestens dazu, neue Produktlinien einzuführen und dem Veranstalter den direkten Kontakt zum Kunden und damit einhergehende Umsatzsteigerungen zu sichern

Doch welche Kriterien sind bei der Organisation einer Hausmesse zu beachten, damit die Messe ein erfolgreiches Heimspiel wird? Ist es ausreichend, ausgewählten Kunden nur die eigenen Produkte zu präsentieren? Dem ist eher nicht so. Vor allem bei Hausmessen müssen Veranstalter ein enormes Organisationspensum an den Tag legen. In diesem Artikel geben wir Einblicke in die Organisation und zeigen die positiven Aspekte der Hausmesse auf.

Die Hausmesse ersetzt eine Branchenmesse nicht, sondern ergänzt sie

Eventveranstalter, die professionell Hausmessen ausrichten, raten Interessenten davon ab, den Messestand auf einer Branchenmesse gegen eine reine Hausmesse einzutauschen. Die Hausmesse ist eine Ergänzung, aber kein Ersatz. Für den Ausbau der Beziehungen zu Bestandskunden und die Intensivierung des Kontakts zu Entscheidungsträgern ist die Hausmesse geradezu ideal. Auch bietet sie den Vorteil, dass die Kundenberatung auf dem eigenen Firmengelände durch die eigenen Mitarbeiter viel intensiver ist. Dadurch können beratungsintensivere Produkte oder erklärungsbedürftigere Dienstleistungen besser verkauft werden. Ausrichter einer Hausmesse können zudem davon ausgehen, dass zusätzliche Events für die Besucher, die über die eigentliche Produktpalette hinausgehen, auch weit längere Besuchsdauern gegenüber denen auf Branchenmessen erzielen. Darüber hinaus ist man bei einer Hausmesse nicht auf Messezyklen angewiesen, die einen Messetermin oft nur alle fünf Jahre erlauben.

Erfolgreiche Hausmessen übertreffen die Erwartungen der Gäste

Vor der Entscheidung eine Hausmesse zu veranstalten, sollte man sich im Klaren sein, dass dieses Heimspiel nicht den Regeln und Vorgehensweisen einer Branchenmesse folgt. Bei einer Fachmesse kümmert sich zum Beispiel der Veranstalter um die Werbemassnahmen, damit Besucher angelockt werden. Ausrichter von Hausmessen stehen vor der grossen Verantwortung, alle Marketing- und Werbemassnahmen selbst zu organisieren, um den Besucherfluss zu sichern. Sie sollten deshalb unbedingt darauf achten, dem Kunden auf der Einladung einen expliziten Anreiz zu geben, warum er Ihre Hausmesse besuchen soll.

Um genau diese Frage beantworten zu können, muss auch das Konzept der Hausmesse entsprechend ausgerichtet sein. Der Messeerfolg muss kontrollierbar und messbar sein. Darüber hinaus sollten Sie aber nicht vergessen, dass der Kunde nicht nur wegen der Messe, sondern auch wegen des Drumherums kommt. Der Erfolg Ihrer Messe hängt also auch davon ab, wie kreativ Sie Ihren Event gestalten, damit Sie die Erwartungshaltung Ihrer Kunden übertreffen können.


Machen Sie sich vorher eine Checkliste. (Bild: © cristovao - shutterstock.com)

Machen Sie sich vorher eine Checkliste. (Bild: © cristovao – shutterstock.com)


Eine erfolgreiche Hausmesse braucht eine perfekte Checkliste!

Eine Hausmesse zu organisieren ist aufwendiger, als Sie denken. Machen Sie sich deshalb vorher eine Checkliste, mit der Sie Ihre Messe systematisch organisieren können und dabei nichts vergessen.

  1. Ziele stecken und Zielgruppen fokussierenZuerst sollten Sie sich den Zweck Ihrer Messe überlegen, danach legen Sie die Zielgruppe fest. Denn ihr Heimspiel dient nicht der Neukundenakquise, sondern ist auf Bestandskunden oder ehemalige Kunden als auch auf Banken, Geschäftspartner, Lieferanten sowie die Presse und regionale Prominenz ausgerichtet. Überlegen Sie sich, bestimmte Lieferanten als mögliche Co-Aussteller anzufragen.
  2. Ein wasserdichtes Konzept muss her!Am besten unterteilen Sie Ihren Programmablauf in einen offiziellen und inoffiziellen Teil. Ausserdem sollten Sie früh einen geeigneten Termin festlegen, der ausserhalb der Ferienzeit liegt. Ihre Messeinhalte sollten die Kernzielgruppe ansprechen, d.h. Ihre Kunden. Wenn Sie über eine grosse Palette an Produkten verfügen, sollten Sie diese in klare Produktlinien einteilen. Eine Festlegung des Zeitplans samt aller zusätzlichen Massnahmen ist von Vorteil.
  1. Die Einladung ist von grosser WichtigkeitIhre Einladungen, die Sie in mehreren Etappen an die Gäste versenden sollten, müssen in sich stimmig sein. Sollten Personen nicht auf Ihre Einladung reagieren, kontaktieren Sie diese am besten noch einmal persönlich. Zusagen sollten mit einem Dankeschreiben beantwortet werden.
  1. Bereiten Sie sich perfekt vorBereiten Sie Räumlichkeiten für Vorträge oder Präsentationen so vor, dass genügend Infomaterial vorhanden ist. Für Abwechslung zwischendurch kann ein kleines Rahmenprogramm mit unterschiedlichen Künstlern sorgen. Machen Sie einen Bewirtungsplan und bestellen Sie das Catering möglichst früh. Weit angereisten Kunden sollten Sie Übernachtungsmöglichkeiten in Hotels anbieten. Auch ein Shuttleservice zu Ihrer Messe bietet Ihren Kunden grossen Komfort.
  2. Die Auswahl des TeamsEin frühzeitiges Festlegen Ihres Teams und seiner Kleiderordnung ist von grosser Wichtigkeit. Erstellen Sie ein Organigramm, anhand dessen jedem Mitarbeiter seine genaue Tätigkeit zugewiesen wird.
  3. Gute Nacharbeit ist unerlässlichNach der Messe ist es wichtig, Ihre Kunden zeitnah zu kontaktieren und Follow-ups zu verschicken. Ein Dankeschreiben kombiniert mit Hinweisen auf Folgemessen sollte an alle Besucher versendet werden. Auch die Fachpresse muss mit weiteren Informationen versorgt werden.

 

Oberstes Bild: © visivastudio – shutterstock.com

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