Jetzt wird es Zeit für eine Pressekonferenz

Eine Pressekonferenz ist ein hervorragender Anlass, um ein Unternehmen zu präsentieren, es in den Fokus des Medieninteresses zu rücken sowie vorhandene Pressekontakte zu intensivieren und neue zu knüpfen. Allerdings ist die Organisation einer Pressekonferenz arbeitsintensiv und auch kostenaufwendig, so dass Anlass und Zeitpunkt sorgfältig gewählt werden sollten.

Auf den Zeitpunkt und das öffentliche Interesse kommt es an

Drei wesentliche Voraussetzungen bedingen den Erfolg einer Pressekonferenz: ein aktuelles Thema, der richtige Einladungsverteiler sowie eine professionelle Organisation. Es gibt viele Gründe, zu einer Pressekonferenz einzuladen. Anlass können beispielsweise eine Erweiterung des Leistungs- oder Produktportfolios sein, ein Firmenjubiläum, eine Firmengründung oder die Änderung der Rechtsform, eine personelle Erweiterung oder ein Wechsel in der Geschäftsführung, die Firmenübergabe an die nächste Generation, die Einweihung neuer Räumlichkeiten oder auch die Präsentation des aktuellen Geschäftsberichtes.

Der Anlass muss nicht nur Journalisten interessieren, sondern vor allem die breite Öffentlichkeit, die über traditionelle Medien wie Zeitung, Radio und Fernsehen sowie über die neuen Medien informiert wird. Erst wenn ein öffentliches Interesse an der Berichterstattung besteht, ist eine Pressekonferenz die richtige Wahl.

Der Erfolg einer solchen ist massgeblich abhängig von den bereits bestehenden Pressekontakten. Wer diese Kontakte nicht regelmässig hegt und pflegt, wird trotz einer Einladung zu einer Pressekonferenz mit einer geringeren Resonanz rechnen müssen. Der regelmässige persönliche Kontakt zu den Vertretern der Presse ist deshalb eine sehr wesentliche Aufgabe der Verantwortlichen von Presseabteilungen und sollte bei Dienstleistern und kleineren Unternehmen fester Bestandteil der Unternehmenskultur sein.

Die Einladung zu einer Pressekonferenz

Eine unstrukturierte und willkürliche Vorgehensweise ist bei der Einladung zur Pressekonferenz nicht empfehlenswert. Journalisten schätzen das nicht und werden auf Einladungen nicht mehr reagieren. Stattdessen ist es wichtig, einen Presseverteiler aufzubauen und sorgfältig zu pflegen, so dass dem Anlass entsprechend auf dieses Gebiet spezialisierte Medienvertreter eingeladen werden können. Was den Lokalredakteur interessiert, kann für einen Wirtschaftsredakteur uninteressant sein und umgekehrt. Insoweit ist je nach Thema zu differenzieren: Bei fachspezifischen Themen wird die Fachpresse eingeladen, bei lokalen Themen Lokaljournalisten und bei wirtschaftlichen Themen Vertreter von Wirtschaftsredaktionen regionaler und überregionaler Print-, Fach- und Onlinemedien.

Findet die Pressekonferenz anlässlich einer Preisverleihung statt, dann sind die jeweiligen Redaktionen aus Rundfunk, Fernsehen sowie Print- und Onlinemedien und Nachrichtenagenturen die richtigen Adressaten. Nicht vergessen werden sollten freie Journalisten und lokale Rundfunksender.

Die Einladung konzentriert sich inhaltlich auf die wichtigsten Eckdaten, auf das Datum, die Uhrzeit und den Ort der Veranstaltung sowie die Vorstellung der Referenten. Kurz und prägnant wird der Grund für die Einladung beschrieben, der nicht nur Appetit machen, sondern Journalisten auch von der Notwendigkeit ihres Kommens überzeugen soll. Die Aussendung findet im Idealfall zwei Wochen vor der Pressekonferenz statt und ist mit einem Antwortformular ausgestattet. Optisch wird die Einladung mit dem unternehmensüblichen Briefbogen verschickt und entsprechend als Presseinformation betitelt.

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Mit einer professionellen Organisation den Erfolg sichern

Tatsächlich birgt jede Pressekonferenz nicht nur Chancen, sondern auch Risiken. Und die bestehen vor allem darin, dass ein Unternehmen trotz einer detaillierten Planung und einer vorbildlichen Organisation keinen Einfluss auf die Resonanz der Pressekonferenz und auf eine wohlwollende Berichterstattung hat. Ebenso risikoreich sind Fragen seitens der Journalisten, die nicht immer kalkulierbar sind und die die Veranstaltung in eine nicht gewünschte Richtung lenken können. Ein detaillierter Ablaufplan federt mögliche Risiken ab, und eine professionelle Organisation unterstützt den erfolgreichen Verlauf einer Pressekonferenz. Besonderes Augenmerk gilt diesen möglichen Schwachstellen:

• Ausreichende Parkmöglichkeiten und deutlich sichtbare Hinweisschilder weisen den Journalisten den Weg zu den Räumlichkeiten, in denen die Pressekonferenz stattfindet.

• Eine freundliche Begrüssung zu Beginn und eine exzellente Betreuung während der Pressekonferenz schaffen eine angenehme und vertrauliche Atmosphäre. Gleiches gilt für ausreichend Sitz- und Schreibmöglichkeiten, die bei Bedarf unverzüglich erweitert werden können. Das gilt insbesondere für eine spontane Teilnahme von Journalisten – was regelmässig vorkommt und branchenüblich ist –, die zügig mit einem Namensschild und Teilnehmerunterlagen ausgestattet werden sollten.

• Zu den die Pressekonferenz flankierenden und mediengerecht aufbereiteten Materialien gehören eine Pressemappe mit den wichtigsten Informationen über die Veranstaltung und über das Unternehmen, die jedem Journalisten zur Verfügung stehen sollten.

• Ausserdem ist sicherzustellen, dass die Referenten rechtzeitig erscheinen, damit die Pressekonferenz pünktlich zum genannten Zeitpunkt starten kann.

• Ein mehrmaliges Ausprobieren und Proben vor der Pressekonferenz sichert eine reibungslos funktionierende Technik.

• Gleiches gilt für die Moderation, die mit guter Vorbereitung professionell wirkt und vor allem eine persönliche Ansprache der Journalisten während der Fragerunde möglich macht. Mit einigem Geschick und Professionalität muss der Moderator durch die Fragerunde führen, immer mit Blick auf die Referenten und die Journalisten, die der Reihe nach berücksichtigt werden sollten.

Wer als Geschäftsführung die interne Kommunikation mit Mitarbeitern pflegt, wird diese unmittelbar nach Beendigung der Pressekonferenz über die wichtigsten Inhalte informieren. Dies kann über ein per E-Mail oder per Hauspost versendetes Statement geschehen, über eine Audio- oder Videodatei oder auch über das Intranet. Diese schnelle Geste nimmt möglichen Spekulationen und Gerüchten den Raum und unterstreicht einen professionellen und kooperativen Kommunikationsstil im Umgang der Führungsetage mit den Mitarbeitern.

 

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