Wie Sie sich im Büro richtig konzentrieren
von Daniel Lehrmann Organisation Selbstmanagement
Warum Multitasking nicht funktioniert
Sie setzen sich an Ihren Computer, öffnen ein E-Mail-Programm und vielleicht den Browser, dazu einige Applikationen, die Ihr Unternehmen nun einmal braucht, und nebenbei klingelt das Telefon und einige Kollegen stellen Ihnen mehr oder weniger wichtige Fragen. Wenn Sie diese Zeit bewusst durchleben, werden Sie feststellen, dass Sie zwar alle Aufgaben ein wenig angehen – aber keine davon wirklich erledigen. Sie nehmen sich dann vor, nach der nächsten Pause durchzustarten, aber auch das gelingt nicht wirklich, da Sie in denselben Rhythmus verfallen.
Die Erklärung für dieses Versagen des Multitasking ist einfach: Auch mentale Anstrengungen sind, nun ja, anstrengend. Vergleichbar wäre dies mit dem Versuch, Fussball und Tennis gleichzeitig zu spielen und dabei einen Langlauf zu gewinnen: Es ist einfach nicht möglich. Intensive Konzentration, wie sie in den meisten Unternehmen gefordert wird, saugt Ihren geistigen Akku sehr schnell leer. Nicht umsonst nehmen Schachgrossmeister auf wichtigen Turnieren einige Kilogramm Körpergewicht ab – obwohl Sie den ganzen Tag nur auf einem Stuhl sitzen.
Kleine Störungen verkraften wir alle
Anders sieht es aus, wenn Sie konzentriert an einer Aufgabe sitzen und nur eine einzelne „Störung“ erleiden müssen – wie etwa eine Anfrage eines Kollegen. In diesem Fall schaltet Ihr Gehirn nur in eine Art Pause. Sie können danach wahrscheinlich mit derselben Intensität an Ihrem Projekt weiterarbeiten. Erst durch die Reizüberflutung durch zahlreiche wichtige und auch unwichtige Angebote werden Sie massiv an der Ausübung Ihrer eigentlichen Pflichten gestört. Langfristig macht sich dies durch eine deutlich verringerte Produktivität bemerkbar.
Falls Sie schon einmal zu Hause gearbeitet haben, werden Sie das nachvollziehen können: Zahlreiche Ablenkungen warten praktisch an jeder Ecke auf Sie und es kann sehr schwer sein, überhaupt mit der Arbeit zu beginnen. Verfügen Sie hingegen über ein separates Arbeitszimmer, gelingen Ihnen alle Aufgaben viel leichter. Dasselbe Prinzip findet auch im Büro statt, nur dass der Ort ein anderer ist. Abhilfe schaffen kann schon das richtige Mobiliar, aber eine alleinseligmachende Lösung ist das selten.
Massnahmen gegen das Multitasking
Effektiver ist also die höchstmögliche Konzentration auf eine Aufgabe. Damit das gelingt, müssen Sie jedoch in die Trickkiste greifen – und wir haben diese schon einmal für Sie geöffnet:
Kommunizieren Sie Konzentration:
Wenn Sie gerade nicht gestört werden wollen, können Sie das Ihre Mitarbeiter wissen lassen. Wie Sie das machen, bleibt Ihnen überlassen: Vielleicht platzieren Sie eine kleine rote Fahne auf dem Schreibtisch oder hängen ein bestimmtes Tuch über Ihren Stuhl. Effektiv ist auch das Aufsetzen von Kopfhörern, falls gestattet. Darüber müssen Sie nicht einmal Musik hören: Das Bild eines Menschen, der von der Aussenwelt nichts mitbekommen möchte, ist offensichtlich und sorgt dafür, dass die meisten Kollegen Sie nicht stören werden.
Finden Sie Zeit für Konzentration:
Wenn Sie nicht als einziger Mitarbeiter unter ständigen Störungen leiden, können Sie das Problem auch vor der versammelten Belegschaft ansprechen. Dann können Sie den Vorschlag machen, beispielsweise von 13:00 bis 14:00 Uhr eine „Konzentrationsstunde“ einzuführen. In dieser Zeit sind Ablenkungen nicht gestattet, so dass eher eine Art Bibliotheksatmosphäre im Büro aufkommt. Sie werden staunen, welche Massen von Arbeit in dieser relativ kurzen Zeitspanne plötzlich absolviert werden können.
Die Offline-Methode:
Wenn Sie keinen Zugang zum Internet für ein bestimmtes Projekt benötigen, sollten Sie den Zugang einfach testweise abschalten. Eine schwierige Aufgabe wird vom Menschen gerne aufgeschoben. Wenn YouTube & Co. dann nur einen Mausklick entfernt sind, kann es sehr schwer sein, diesen Versuchungen zu widerstehen. Probieren Sie es also aus: Trennen Sie sich vom Internet und vergessen Sie dabei auch das Smartphone nicht, denn auch das empfängt permanent Mitteilungen über das Internet – aber entspannen Sie dabei nicht zu viel, denn die Arbeit soll schliesslich auch erledigt werden.
Der strategische Rückzug:
Möglicherweise etwas rabiat, aber sehr wirkungsvoll: der Rückzug. Wenn Sie keine Möglichkeit für eine konzentrierte Arbeit finden, dann nehmen Sie einfach den Laptop mit und arbeiten Sie, bei entsprechendem Wetter, draussen weiter oder gehen Sie einfach nach Hause, wenn es Ihnen die Art Ihrer Arbeit gestattet. Ein Rückzugsort kann für die Produktivität wahre Wunder vollbringen. Verlegen Sie aber nicht einfach Ihr Büro: Permanente Erreichbarkeit per Telefon ist nicht das, was Sie sich bei einem Standardortwechsel wünschen sollten.
Weniger Störungen, mehr Produktivität
Diese Tipps sind natürlich keine Einladungen, sich ab jetzt komplett „asozial“ gegenüber Ihren Kollegen zu verhalten. Teamarbeit ist nach wie vor essenziell in modernen Unternehmen. Wir wollen Ihnen nur einen kleinen Denkanstoss geben und Sie dazu verleiten, hin und wieder im Sinne der Produktivität auf allzu viele Ablenkungen zu verzichten – denn das findet garantiert auch Ihr Chef gut.
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