Kollegiale Beratung im Unternehmen
VON Daniel Lehrmann Kommunikation
Günstiger und oft genauso gut geht es mit einer Beratung unter Kollegen, die häufig ebenso effektiv ist und Barrieren beseitigen kann.
Das Problem
Wo genau ein beliebiges Problem liegt, ist für die kollegiale Beratung nicht weiter von Belang, denn grundsätzlich lassen sich alle Schwierigkeiten durch diese „Gruppentherapie“ lösen. Ob es dabei um eine Problem mit einem bestimmten Kunden des Unternehmens geht oder auch um Belange innerhalb des Unternehmens – wie vielleicht Streitigkeiten zwischen zwei Mitarbeitern oder ganzen Gruppen -, ist also für die Wirkung der Beratung unerheblich.
Um die Probleme effektiv zu bekämpfen, gilt es jedoch immer, zunächst eine Gruppe zu bilden. Diese muss nicht zwingend aus direkt betroffenen Personen zusammengesetzt sein (bis auf die Person des Ratsuchenden selbstverständlich) und sollte aus maximal acht Teilnehmern bestehen, ausserdem sollte ein Moderator gefunden werden. Der folgende Ablauf hat sich anschliessend als wirksam erwiesen, so dass die Anstellung eines externen Beraters oft hinfällig wird – und das gefällt sowohl dem Budget des Unternehmens als in der Regel auch den Mitarbeitern selbst.
1. Wo liegt das Problem?
Diese Frage ist offensichtlich von grösster Wichtigkeit. Hier sollte genau erklärt werden, warum die Teilnehmer überhaupt hier sind. Keinerlei Details sollten bei der Beschreibung des Problems ausgelassen werden. Dieser erste Einstieg ist auch deshalb so wichtig, weil hier natürlich gilt: Wer kein Ziel hat, kann nirgendwo ankommen. Auch möglicherweise problematische Aussagen – wie vielleicht das Verhalten eines anwesenden anderen Mitarbeiters – sollten in aller Deutlichkeit angesprochen werden, selbst wenn das schwerfällt. Unterbrechen sollte man den Redenden dabei nicht, es sei denn, es geht um reine Verständnisfragen. Die Dauer der gesamten Beratung sollte in der Regel maximal 90 Minuten betragen, für diesen ersten Abschnitt sind etwa fünf Minuten reserviert.
2. Stellen Sie Fragen
Zu dem erwähnten Problem werden anschliessend Fragen gestellt. Es gibt dabei keine richtigen oder falschen Fragen – erlaubt ist, was einer Person in den Sinn kommt. Wichtig ist jedoch, dass hier noch keine Meinungen gebildet oder Antworten gewertet werden. Ein distanzierter und rationaler Umgang mit den Antworten ist auch Aufgabe des Moderators. Dieser Abschnitt sollte etwa 15 Minuten dauern. Irgendwann – meistens stellt sich dieser Prozess automatisch ein – werden die anwesenden „Berater“ eigene Ideen haben und schlussfolgern, wie es überhaupt zu dem Problem kommen konnte und ob es sich beispielsweise um ein personelles Problem oder ein Problem mit dem Unternehmen handelt. Daher folgt nun der nächste Abschnitt.
3. Sammeln von Hypothesen
Jeder Berater darf nun ganz nach eigenem Ermessen kundgeben, was er oder sie als Ursache und Art des Problems sieht. Alle Hypothesen sollten gut sichtbar aufgeschrieben werden. Wichtig in dieser Phase ist vor allem, dass tatsächlich nur Vermutungen aufgestellt werden. Es geht nicht darum, Lösungen zu finden – denn schliesslich wissen Sie noch gar nicht, welches Problem überhaupt genau vorliegt. Weiterhin sollte die Person, die ursprünglich mit dem Problem vorgetreten ist, Distanz wahren und sich nicht in diese Phase einmischen (was manchmal jedoch nicht einfach ist).
4. Identifikation des Problems
Der Ratsuchende darf nun wieder in das Geschehen eingreifen, um die seiner Meinung nach zutreffendsten Annahmen anzuzeigen. Es geht nicht darum, die einzig richtige Lösung zu finden, sondern diejenigen Annahmen einzukreisen, welche dem Ratsuchenden als wahrscheinlich am wichtigsten vorkommen. Das kann durch eine hohe emotionale Resonanz bereits gegeben sein. Alle anderen Annahmen werden zunächst verworfen, wobei sie jedoch nicht komplett ignoriert werden sollten. Es kann natürlich vorkommen, dass sich der Ratsuchende zunächst irrt und sich eine zuerst abgehakte Annahme im Nachhinein doch als richtig herausstellt.
5. Die Lösung des Problems
Der ursprüngliche Ratsuchende darf sich nun wieder aus der Diskussion ausklinken und zusehen, wie die anderen Mitarbeiter eine Lösung der herausgesuchten Probleme suchen und hoffentlich finden. Für diese Person kann es aber sehr wichtig sein, den Weg zu beobachten, der zur Lösung des Problems führt, denn auch daraus lassen sich bereits Erkenntnisse gewinnen.
Am Ende dieses Prozesses sollten einige Lösungsvorschläge bereitstehen, welche der Ratsuchende dann für sich bewerten kann. Häufig ist es ratsam, diese Vorschläge vielleicht erst am nächsten Tag zu analysieren, um ein wenig emotionale Distanz aufzubauen. Ausserdem ist natürlich nicht garantiert, dass die Lösungen richtig sein müssen – denn auch eine Gruppe kann sich natürlich irren.
6. Die Nachbearbeitung
Es kann nicht schaden, im Anschluss noch einmal zu diskutieren, welche emotionalen Prozesse während der Beratung stattgefunden haben. Da während der vorangegangenen fünf Phasen alles rein rational analysiert wurde, kann jetzt vielleicht ein emotionaler Anteil in die Problemlösung Einzug halten. Hier gilt es jedoch, vorsichtig zu sein, da emotionale Entscheidungen häufig falsch sind („Ich fand den ja schon immer unsympathisch…“) und daher nur als Hilfe genutzt werden sollten – und nicht als alleinige Wahrheit.
Ebenso kann es in dieser Phase nicht schaden, ein eingeschworenes Team als Berater einzusetzen. Diese verfügen bereits über das Vertrauen, das in einer solchen Gruppe in heiklen Situationen unbedingt gegeben sein muss.
Oberstes Bild: © Image Point Fr – Shutterstock.com
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