Moment Mail!

13.02.2014 |  Von  |  Kommunikation, Marketing, Web
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Durch die Verlagerung des Briefverkehrs auf den Daten-Highway ist der Informationsaustausch schneller, preiswerter und einfacher geworden als er es auf dem klassischen Postweg je war. Doch entheben diese Vorzüge den Absender automatisch auch der Einhaltung gewisser Regeln? Sind Anstand, Anrede und Aufmerksamkeit im E-Mail-Verkehr vollkommen obsolet? Natürlich nicht! Lesen Sie hier nach, was es beim Versand elektronischer Post zu beachten gilt:

Da wäre zunächst einmal die Anrede. Nicht die des Empfängers, sondern die des modernen Briefes selbst. Rein sprachlich betrachtet handelt es sich um ein ausgesprochen feminines Wesen, da „Mail“ im Englischen für „Post“ steht und diesem Wort in der deutschen Sprache ein weiblicher Artikel vorangestellt wird. In weiten Teilen Süddeutschlands und in ganz Österreich findet darüber hinaus auch die sächliche Form Anwendung. In der Schweiz hingegen heisst es immer und überall DAS E-Mail — folglich also auch in diesem Artikel.



Post_Petra-Bork_pixelio.de

„Mail“ steht im Englischen für „Post“ (Bild: Petra Bork / pixelio.de)

Fast ebensolches Kopfzerbrechen bereitet die Schreibweise, deren Mannigfaltigkeit sogar auf Geschäftsbriefen zu bewundern ist. Doch wer eine Empfangsadresse für E(lektro)-Post besitzt, kann dort auch nur solche empfangen – eben E-Mail. Es kommen weder e-Mail, e-mail noch E-mail an und natürlich erst recht kein Email, denn das findet sich ausschliesslich als Überzug auf der Oberfläche von Sanitärkeramik.

Nachdem diese beiden grundlegenden Hürden genommen sind, kann es ans Schreiben gehen. Haben Sie ein Postfach mit Unteradressen, vergewissern Sie sich, dass der gewünschte Absender eingestellt ist. Nur wenig ist peinlicher, als sich beim Geschäftspartner unter einem verfänglichen Nickname zu melden. Soll das E-Mail mehrere Empfänger erreichen, senden Sie diesen Ihren Brief als „Blindcopy“. Anderenfalls kann jeder, der das Schreiben erhält, die Daten der übrigen Korrespondenz-Partner einsehen.



Eine der nächsten Herausforderungen ist die so genannte Betreffzeile. Sie legt Ihnen nahe, dem geplanten Text eine Überschrift zu geben oder ihn mit einer kurzen Zusammenfassung zu übertiteln. Ganz einfach deshalb, weil Sie dem Empfänger dadurch die Zuordnung erleichtern bzw. ihm verdeutlichen, was ihn beim Öffnen des erhaltenen E-Mail erwartet.



Von automatisch generierten Antwort- und Spamschreiben abgesehen werden E-Mail von Menschen geschrieben – und gelesen. Es gehört sich daher, dass Sie diese zunächst einmal freundlich ansprechen. Ob es sich bei der Begrüssung um ein förmliches „Sehr geehrter Herr“, ein fast immer passendes „Guten Tag“ oder ein saloppes „Hallo“ handelt, hängt natürlich von Ihrem persönlichen Verhältnis zum Empfänger ab; völlig ohne einleitende Grussformel aber wirkt ein E-Mail immer unhöflich.

Wenn Sie daraus nun schliessen, Ihre Post müsse zwingend die berühmte „persönliche Note“ aufweisen: Halten Sie ein! Rhythmisch ins Bild springende Figuren, weinrote Schrift auf pinkfarbigem Grund oder unermüdlich blinkende Buchstaben sorgen nur in ausgesuchten Gesellschaftsschichten für Begeisterung. Gestalten Sie Ihren Text lieber durch sinnvolle Absätze, Bulletpoints oder Einrücker. Doch auch hier gilt: Weniger ist mehr!

Diese Aussage trifft allerdings nicht auf die Einhaltung von Orthografie, Grammatik und Interpunktion zu. Zu diesem Zweck bemühen Sie bitte alles, was Ihnen in Zweifelsfragen weiterhelfen kann: Thesaurus, Rechtschreibprüfung, Fremdwörterbuch, Stillexikon… Nutzen Sie bitte auch alle sinnvollen Funktionen Ihrer Tastatur; halten Sie die Shift-Taste jedoch nicht im Dauerbetrieb, denn das könnte dazu führen, dass Sie Ihren Gesprächspartner ungewollt ANSCHREIEN – so wird permanentes Gross-Schreiben im E-Mail-Verkehr nämlich empfunden.

Den angemessenen Abschluss findet Ihr Brief mit einer vollständig ausgeschriebenen Grussformel. Lächeln Sie dabei weder in Chat-Sprache noch mit Satzzeichen, denn Laut- und Divismalereien gehören anderen Medien mit eigenen Regeln an, die im geschäftlichen E-Mail-Verkehr nicht greifen.

Erwarten Sie eine Antwort, machen sich bei der Unterzeichnung ein paar Informationen zur eigenen Person notwendig. Da der Empfänger eines E-Mail weder am Schriftbild noch am Poststempel auf den dahinter stehenden Absender schliessen kann, sollten Ihre Angaben eindeutige Hinweise auf Geschlecht und Wohnort beinhalten. Damit liefern Sie nicht nur Anhaltspunkte für die korrekte Anrede, sondern auch für eine persönliche Bemerkung.



Ist die Möglichkeit einer automatischen Signatur gegeben, sollten Sie deren Inhalt bei jeder Korrespondenz individuell prüfen. Sich selbständig ergänzende Grusszeilen, die komplette Firmenanschrift oder der Leitspruch des Unternehmens samt Telefon-, Fax- und Funknummern können relevant sein, sind aber nicht immer erforderlich. Beschränken Sie sich bei diesen Angaben auf die wichtigsten Eckdaten oder löschen Sie die Signatur im Zweifelsfall ganz.

Letzteres tun Sie auch mit dem so genannten Disclaimer. Dieser oft eine ganze Seite füllende Anhang soll unbefugte Empfänger davon abhalten, das soeben erhaltene E-Mail zu lesen. Doch erstens befindet er sich in der Regel am Ende des Textes und zweitens ist er juristisch vollkommen nutzlos.

Möchten Sie auf ein eingegangenes E-Mail reagieren, stehen Ihnen hierfür einige praktische Funktionen zur Verfügung: Bei Betätigung des „Antworten“-Buttons wenden Sie sich ausschliesslich an den Absender; drücken Sie hingegen auf „Allen antworten“, kann jeder im Verteiler Genannte Ihre Zeilen mitlesen. In beiden Fällen wird der ursprüngliche Text des Absenders in das neue E-Mail eingefügt. Setzen Sie Ihre Antwort bitte darunter und kürzen Sie das Zitat Ihres Briefpartners auf das Wesentliche bzw. auf den Sachverhalt, auf den sich Ihre Aussage oder Frage bezieht. Sie erleichtern damit den Lesefluss, das Verständnis und ein später vielleicht notwendiges Ausdrucken.



 

Oberstes Bild: @ evgeniya_m – Fotolia.com

Über Christiane Dietering

Christiane Dietering hat eine handwerkliche, zwei kaufmännische und eine Autoren-Ausbildung absolviert. Sie arbeitet als freie Texterin, Rezensentin und Journalistin in den Themenbereichen Kunst und Kultur. Ihre Hauptauftraggeber sind Veranstalter von Musikaufführungen, Lesebühnen und Erotik-Events.



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