Wie der monatliche Aufwand in der Personalverrechnung reduziert werden kann

Die monatliche Gehalts- und Lohnabrechnung gehört zu den administrativen Aufgaben eines Arbeitgebers. Sie ist gesetzlich festgeschrieben und muss auch mit einer Jahresabrechnung abgeschlossen werden.

Da sich die Gesetze häufig ändern, muss das Personal auch regelmässig geschult werden. Gesetze sollten nicht verletzt werden, da dies schwerwiegende Rechtsfolgen nachziehen könnte. Eine ordnungsgemäss durchgeführte Personalabrechnung inkludiert die genaue Aufschlüsselung des Lohns bzw. Gehalts für einen bestimmten Zeitraum und dient der Nachvollziehbarkeit über die erfolgte Zahlung.

Sie ist wichtig für den Dienstnehmer, da dieser auf dieser Grundlage auch den Jahresausgleich beim Finanzamt durchführen muss. Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, wie sie diese monatliche administrative Aufgabe bewältigen, um alle Interessen zu befriedigen. Man darf nicht vergessen, dass es verschiedene Interessensparteien gibt. Zum einen fragt der Arbeitnehmer am 1. des Monats nach seinem Gehalt und möchte neben dem Geld am Konto auch eine ordnungsgemäss durchgeführte Lohnabrechnung zugeschickt bekommen.

Vorteile des Outsourcings der Personalverrechnung

Es ist aber auch der Gesetzgeber zu befriedigen. Zum Beispiel müssen die Sozialabgaben an das Finanzamt bezahlt werden. Es sind Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen aber auch Kommunalsteuern zu begleichen. Für jeden Betrag sind eigene Fristen zu beachten, die auch eingehalten werden müssen. Gerade kleine Unternehmen stellen sich daher auch die Frage, ob sie diesen Aufwand selbst bewältigen sollen oder die Abrechnung an ein Lohnbüro ausgliedern sollten. Das Outsourcing bringt viele Vorteile. Insbesondere kleine Unternehmen profitieren von der Expertise des Lohnbüros.

Der Auftraggeber muss demnach auch keine Mitarbeiter in der Personalverrechnung einstellen, diese schulen und damit hohe Kosten in seine Bücher schreiben. Grosse Unternehmen führen in der Regel eine eigene Abteilung mit mehreren Angestellten. Sie führen nicht nur die Lohnverrechnung durch, sondern stehen den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen des Unternehmens für Fragen zur Verfügung. Man darf nicht vergessen, dass gerade international tätige Unternehmen sich mit Spezialfragen zu beschäftigen haben.

Individuelle Abwägungen

Jedes Unternehmen muss diese Fragen selbst beantworten. Es gibt gute Gründe, die Lohnabrechnung auszulagern. Die meisten Unternehmen mit einer kleinen Personaldichte sollten vom Outsourcing profitieren. Vor allem müssen dann keine Detailfragen beantwortet werden. Jeder Mitarbeiterwechsel sorgt für Turbulenzen und bindet Personalressourcen die gerade kleine, wachstumsstarke Unternehmen besser anderswertig binden sollten. Das Lohnbüro ist zudem preiswert und liefert Ihnen die Fachexpertise.

 

Titelbild: wutzkohphoto – shutterstock.com

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