Büroeinrichtung: Funktional oder stylisch?

Egal ob ein neues Start-Up oder das brandneue Büro einer traditionsreichen Firma: Wer ein neues Büro einrichtet, muss wichtige Entscheidungen treffen.

Die Innenarchitektur und Einrichtung des Arbeitsplatzes hat grosse Auswirkungen auf Produktivität, Arbeitsmoral und Wohlbefinden. Selbstverständlich soll ein Büro ein Ort sein, der das effiziente Arbeiten fördert und gleichzeitig einladend wirkt und die mentale Gesundheit der Arbeitskräfte nicht belastet. In Versuchen, das Wohlbefinden aller Arbeiter zu steigern und Besuchern einen guten Eindruck zu vermitteln, werden immer mehr Büros mittlerweile mit einem Augenmerk auf modernen Style eingerichtet. Dieser sieht gut aus – aber erfüllt er wirklich, was er soll? Oder ist ein funktional eingerichtetes Büro nicht doch besser für die Produktivität?

Effizient muss es sein

Ein Unternehmen braucht vor allem eins: Motivierte und produktive Mitarbeiter und einen möglichst reibungslosen Ablauf, um alle Geschäfte möglichst effizient zu erledigen. Deshalb muss die Einrichtung eines Büros, egal ob gross oder klein, diesem Zweck dienen. Passende Schränke, z.B. ein Metallschrank für gut durchdachte Organisation und ausgeklügelte Raumverteilung spielen hier eine signifikante Rolle. Ablenkungen sollten reduziert werden und die neueste Technik sollte in jedem Fall zur Verfügung stehen. Büromöbel sollten so angeordnet werden, dass Wege kurz sind und alles einen festen und logischen Platz hat. Kommunikation zwischen Mitarbeitern sollte vereinfacht sein, Meetingräume nicht zu weit entfernt.

Dieses Design steigert zwar die Produktivität während des Arbeitens, wird aber häufig in einer Art und Weise umgesetzt, die eine beinahe trostlose Erscheinung abgibt. Dunkle und minimalistische Farben wie grau, schwarz oder weiss dominieren das Ambiente und es gibt wenig Raum für Persönlichkeit – weder für die Mitarbeiter noch für den Charakter des Unternehmens. Wenn bei der Einrichtung zu sehr auf effizient geachtet wird, leidet in vielen Fällen das Wohlbefinden und in Folge dessen die Motivation der Mitarbeiter, was wiederum zu einer verringerten Arbeitsleistung, mehr Ausfällen oder sogar zu Kündigungen führen kann.

Hier eine Pro und Contra Liste für eine rein effiziente Einrichtung des Büros:

Pro	Contra
Kurzfristig gesteigerte Produktivität	Langfristige Auswirkungen auf das Wohlbefinden und dadurch Motivation der Mitarbeiter
Mehr Organisation im Arbeitsalltag	Kein guter Eindruck bei Besuchern
Meist pflegeleichter	Das Büro repräsentiert selten den Charakter des Unternehmens

Gut aussehen soll es

Die andere Seite der Medaille sind Büros, welche sich voll und ganz auf ein eindrucksvolles äusseres Erscheinungsbild stützen. Betritt man diese Büros, weiss man sofort, um was es dem Unternehmen geht. Moderner, minimalistischer Stil oder expressionsstarke Farben und Formen, die beinahe schon verspielt wirken. Industrieller Stil oder gemütliche Atmosphäre mit Pflanzen und bequemen Möbeln. Die Möglichkeiten sind hier deutlich vielfältiger und flexibler als bei einem rein effizienten Design. Bei den Mitarbeitern ist solch eine äusserlich ansprechende Einrichtung selbstverständlich beliebt, sie wirkt sich positiv auf das Wohlbefinden aus und erhöht damit Loyalität und auf lange Sicht auch die Leistung. Einige Firmen gehen sogar über den Schritt des rein optischen hinaus. Unternehmen wie Google sind dafür bekannt, nicht nur spannende Designelemente zu implementieren, sondern auch gesonderte Räume, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, wie zum Beispiel ein Tonstudio oder eine Raum zum Abschalten in dem sich Hängematten und Sofas finden.

Leider sind solche rein auf Design ausgelegten Büros häufig nicht gut durchdacht, weshalb die Effizienz auf lange Sicht häufig leidet, da es an Organisation und Orientierung fehlt. Dazu kommt, dass vor allem sehr verspielte Designs nach einiger Zeit ermüdend wirken, da sie in stressigen Zeiten zur Überstimulation der Sinne beitragen können.

Hier eine Pro und Contra Liste für eine rein optisch ansprechende Einrichtung des Büros:

Pro	Contra
Guter erster Eindruck bei Besuchern	Häufig nicht gut durchdacht
Gesteigertes Wohlbefinden der Mitarbeiter und in Folge dessen grössere Loyalität zum Unternehmen und gesteigerte Leistung	Mangel an Organisation zu Gunsten von Design
Lässt den Charakter des Unternehmens aufleben	Teilweise auf Dauer ermüdend

Gesundheit ist das A und

Im Endeffekt sollte bei der Entscheidung über die Einrichtung allerdings ein ganz anderer Faktor im Vordergrund stehen. Und zwar die Gesundheit.

Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Mäuse, anpassbare und unterstützende Bürostühle, behindertenfreundliche Umgebung, gute Technik und die Möglichkeit sich zu Entspannen, zu Bewegen und zu Essen sind genauso wichtig wie die mentale Gesundheit und das Wohlbefinden. Letzteres ist auch eng verbunden mit der Zusammenarbeit im Team.

Das Thema Gesundheit wird bei der Gestaltung von Büroräume häufig ausser Acht gelassen, was ein fataler Fehler ist, durch dem einen viele Möglichkeiten und Verbesserungen entgehen können. So gehört in diese Kategorie auch die korrekte Beleuchtung des Arbeitsplatzes, die auf jeden Fall durchdacht werden sollte, genauso wie Schallschutz und Raumklima.

Die Stimmen der MitarbeiterInnen

Eigentlich liegt die Lösung über die Entscheidung näher, als man denkt. Da die Einrichtung den MitarbeiterInnen dienen und sie fördern soll, macht es Sinn, sie vorab zu befragen, was ihnen in einer Arbeitsatmosphäre wichtig ist.

Stellen Sie vorab mögliche Konzepte und Lösungen zusammen, aus denen die Angestellten auswählen können und lassen Sie Ihnen ebenfalls Raum zum Einbringen von eigenen Ideen und individuellen Bedürfnissen. Stellen Sie klar, dass jeder sich wünschen darf, was er oder sie möchte, ohne verurteilt zu werden und dass am Ende die besten Lösungen gefunden werden. So kann es sein, dass jemand lieber in einem Einzelbüro und für sich alleine arbeitet, während einige andere Kollegen lieber zusammen sitzen. Hier sollte auf die persönlichen Wünsche so gut es geht eingegangen werden, sofern das Unternehmen vor hat, diese Mitarbeiter zu behalten.

Sollte die Erfüllung aller Wünsche nicht umgesetzt werden können, sollte definitiv im gemeinsamen Dialog nach Kompromissen gesucht werden, anstatt eine Entscheidung zu fällen, die alle akzeptieren müssen. Dies wird die Loyalität zum Unternehmen drastisch erhöhen und das Wohlbefinden und die Arbeitsmoral auf lange Sicht verbessern.

Ein Unternehmen ist nicht nur ein leitendes Motto und ein Anbieter von Leistungen oder Produkten, sondern vor allem ein Ort an dem Menschen zusammenkommen, um etwas zu erschaffen. Das Büro sollte die Aufgaben erleichtern, Produktivität fördern, aber dabei nicht den Komfort, die physische und mentale Gesundheit der Angestellten und den äusseren Eindruck vergessen. Wer hier mit seinen Mitarbeitern zusammen arbeitet kreiert am Ende ein Design, das nicht nur einzigartig ist, sondern auch all diese Punkte erfüllt.

 

Titelbild: August_0802 – shutterstock.com