Geschäftliche Einladung? So hinterlassen Sie den perfekten ersten Eindruck

Gerade in Zeiten, in denen viele Geschäftskontakte und vor allem das schliesslich nicht neu erfundene Netzwerken hauptsächlich virtuell auf Social Media-Plattformen gepflegt werden, ist die persönliche Kommunikation eine exzellente Möglichkeit, wirklich bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Bei Messen und Branchentreffen entstehen entsprechende Gelegenheiten häufig organisch – und solche informellen Get-Togethers sind tatsächlich essenziell zur Kontaktpflege und Anbahnung, zum generellen Networking und zur subtilen Austarierung von Geschäftspotenzialen.

Die entscheidenden Gespräche finden aber immer noch bei eher intimeren Anlässen wie Geschäftsessen oder Vorträgen mit Empfang statt. Hier werden branchenabhängig die wirklich wichtigen Entschlüsse getroffen. Das Paradoxe daran: Während gerade junge Unternehmer und Entrepreneure die digitale Netikette meist aus dem Ärmeln schütteln können, sind sie häufig unsicher in Fragen des Stils auf persönlicher Ebene. Wie also umgehen mit Einladungen von zukünftigen (oder bestehenden) Geschäftspartnern?


Einer geschäftlichen Einladung sollte man immer angemessene Wertschätzung entgegenbringen – auch wenn man absagt. (Bild: GG-berlin / pixelio.de)

Im deutschsprachigen Raum werden Einladungen häufig immer noch recht formell, das heisst schriftlich statt mündlich ausgesprochen. Dies kann per eMail oder, in abnehmendem Masse, postalisch der Fall sein. Jede Einladung sollte zeitnah und mit demselben Kommunikationsmittel beantwortet werden, es sei denn, der Gastgeber ist gut bekannt. In diesem Fall reicht auch eine telefonische Zu- oder Absage.

Ist die Einladung offensichtlich persönlich abgefasst, bedarf sie auch einer persönlichen Antwort durch den Empfänger. Eine durch die Sekretärin oder einen Mitarbeiter im Auftrag (i.A.) abgefasste und unterschriebene Zu- oder Absage entbehrt der Wertschätzung, die in jedem Fall, und gerade bei einer Absage, kommuniziert werden sollte.

Ist eine Einladung persönlich adressiert, muss sie auch persönlich wahrgenommen werden. Ist der Gast verhindert, sollte eine Absage in jedem Fall nachvollziehbar begründet werden. Natürlich sollte der Grund objektiv gleich wichtig oder wichtiger sein als der ausgeschlagene Anlass, allerdings auch nicht zu lang und apologetisch formuliert sein. In einigen Branchen, etwa Unternehmensberatungen, kann eine Absage aus persönlichen Gründen, wie etwa der Erkrankung eines Familienmitgliedes, als vermeintliches Zeichen verschobener Prioritäten wahrgenommen werden. Ob man diese Kultur des business-before-private mittragen möchte, entscheidet jeder selbst.


Im Idealfall wird eine Absage auf eine geschäftliche Einladung mit ehrlichem Bedauern formuliert. (Bild: © Maryna Pleshkun – shutterstock.com)

Wichtig ist: Ein ernst gemeintes, authentisch formuliertes Bedauern wird immer gern gesehen. Wenn es sich allerdings um eine Einladung im sehr kleinem Kreis mit einem bekannt spezifischen Zweck oder Gesprächsinhalt handelt, sollte der Absage unmittelbar der Vorschlag eines oder mehrerer Alternativtermine hinzugefügt werden, die der Gast dann seinerseits auch zu organisieren bereit sein sollte.

In keinem Fall sollte die Einladung ohne Absprache mit dem Gastgeber weiter delegiert werden. Es wird fast immer als eine Missachtung der Gastgeberrolle angesehen, wenn man einen Stellvertreter schickt, vor allem, wenn es um gesetzte Essen oder eine Veranstaltung im kleinen Kreis geht. Eine Vertretung muss vorher begründet angefragt werden, etwa mit den Worten „Leider bin ich selbst an diesem Tag verhindert. Sehr gerne würden wir aber mit unserem Unternehmen an (folgt Anlass) teilnehmen. Mein Kollege (folgt Name) könnte mich vertreten. Bitte teilen Sie mir doch mit, ob Ihnen dies entgegenkommen würde.“


Ob eine Begleitung gewünscht ist, sollte vor der geschäftlichen Einladung geklärt werden. (Bild: © CandyBox Images – shutterstock.com)

Falls es sich hingegen um eine anonymere Veranstaltung mit vielen Gästen ohne gesetzte Tischordnung etc. handelt, sollte die Teilnahme durch einen anderen Gast als den Empfänger der Einladung vorab zumindest kommuniziert werden.

Gleiches gilt unbedingt hinsichtlich der Begleitung. Ob eine solche gewünscht ist, wird aus der Einladung hervorgehen. Auch hier sollte jeder weitere Gast zeitnah mitgeteilt werden, damit der Gastgeber frühzeitig planen kann. Falls man jemand mitnehmen möchten, ohne dass dies explizit erwünscht wurde, ist dringend ein vorheriges Einverständnis des Gastgebers einzuholen, am besten unter Nennung von Gründen.

Dabei muss genügend Raum für eine Absage gelassen werden – wenig hinterlässt einen so schlechten Eindruck wie „aufgezwungene“ Gäste, die dann vor Ort ein intensives und konstruktives, unter Umständen vertrauliches Gespräch mit den anderen Anwesenden unmöglich machen. Dies ist natürlich besonders für ausländische Geschäftsleute schwierig, die ihren Partner in die Schweiz mitgebracht haben und diesen gerne in die Abendgestaltung einbeziehen möchten. Nicht alle Veranstaltungen sind aber für Paare ausgelegt; dies sollte respektiert werden.



Auch wenn es altmodisch erscheinen mag: Ein sorgfältig ausgewähltes Gastgeschenk bleibt lange in Erinnerung. Dabei liegt die Betonung auf „sorgfältig“. Kennt man seinen Gastgeber noch nicht gut und kann sich auch nicht an gemeinsame Geschäftsfreunde mit Bitte um einen Hinweis auf Interessen und Neigungen wenden, hilft meist ein Blick ins Internet – oder eben ein Anruf im Sekretariat. Wenig ist schlimmer als etwa eine Flasche Whiskey mitzubringen, wenn der Gastgeber sich gerade der Abstinenz verschrieben hat. Wird das Essen in den privaten Räumen des Gastgebers gehalten, macht sich auch ein Mitbringsel für die Ehefrau oder, auch das ist nicht mehr unüblich, den Ehemann sehr gut.

Ist der Kontext aber legerer, dann sollte erst recht nicht vergessen werden, dass Auftreten, Verhalten und Kleidung vom Gegenüber ebenso präzise gescannt werden, als würde man sich am Konferenztisch oder bei einem gesetzten Dinner gegenüber sitzen. Eine entspannte Atmosphäre darf niemals vergessen lassen, dass der Gast nach wie vor für die Unternehmenskultur seiner Firma steht und nicht nur als Privatperson eingeladen ist – selbst wenn es scheinbar nur um eine erste Runde auf dem Golf-Course geht.

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Oberstes Bild: © modul_a – fotolia.com

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