Spesen und Spesenreglemente – ein Überblick zu den wichtigsten Fakten

Die Abgrenzung zwischen Lohn und Spesen stellt seit Jahren die Praxis immer wieder vor schwierige Fragen aus steuerrechtlicher Sicht, aber auch für die Sozialversicherungsabzüge. Um dies zu konkretisieren, wurde mit der Einführung des neuen Lohnausweises die Möglichkeit von einheitlich durch die Steuerämter des Sitzkantons genehmigten Spesenreglementen geschaffen.

Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Überlegungen zum Thema zusammengestellt.

Welche Vorgaben existieren zum Thema Spesen?

Schon lange gilt der Grundsatz, dass echte geschäftliche Auslagen, die einem Arbeitnehmer durch die Verrichtung seiner Arbeit entstehen, als Spesen ohne Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsfolgen vergütet werden können. Gleichzeitig ist die Entschädigung für die geleistete Arbeit steuerbar und sozialversicherungspflichtig, egal ob diese als Barlohn oder als Sachleistung vergütet wird. Abgrenzungsschwierigkeiten ergeben sich immer dort, wo eine Leistung sowohl geschäftlichen als auch privaten Charakter hat, so z.B. bei einem auch privat nutzbaren Geschäftswagen oder einem Essen mit Geschäftspartnern.

Auch wenn es bereits vor 2007 im Zusammenhang mit dem alten Lohnausweis rudimentäre Bestimmungen gab, was in welchem Rahmen als Spesen galt, und unter anderem auch einzelne Kantone Spesenreglemente genehmigt haben, wurde dieses Thema erst mit dem neuen Lohnausweis im Jahr 2007 formalisiert und vereinheitlicht. Die genauen Regelungen finden sich in der Wegleitung zum neuen Lohnausweis, die von der Schweizerischen Steuerkonferenz herausgegeben wurde und regelmässig angepasst wird.

Welche Arten von Spesen gibt es?

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen:

Effektive Spesen

Dazu gehören alle Spesenentschädigungen, die im Rahmen der effektiv entstandenen Kosten gegen Beleg vergütet werden. Ebenso zu den effektiven Spesen gehören der Einfachheit halber pauschale Vergütungen, die für jedes tatsächlich stattgefundene Ereignis vergütet werden, z.B. eine Pauschale von maximal CHF 30 pro Mittagessen im Ausseneinsatz. Werden alle dafür vorgesehenen Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen. Auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden.

Pauschalspesen

Darunter fallen alle pro Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, so z.B. Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur. Ebenso in diese Kategorie fallen die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Aussendienstmitarbeitern, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgt. Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.

Wie können Spesen geregelt werden?

Die Wegleitung zum neuen Lohnausweis regelt die Deklaration von Spesen mit drei Varianten:

Variante 1: Keine oder keine steuerkonforme Regelung

Falls keine der beiden anderen Varianten zur Anwendung kommt, müssen im Lohnausweis die gesamten effektiven und pauschalen Spesen betragsmässig und detailliert ausgewiesen werden. Die Steuerverwaltung des Arbeitnehmers prüft dann in der Veranlagung individuell, wie viel davon als Spesen anerkannt und wie viel als Lohn besteuert wird.

Variante 2: Effektive Spesenvergütungen gemäss Wegleitung zum Lohnausweis

Hier ist die Spesenvergütung nur anhand von Belegen oder in Form einer Einzelfallpauschalen möglich und diese müssen grundsätzlich deklariert werden (Ziffer 13.1.1). Keine Deklarationspflicht von Spesenauslagen besteht, wenn folgende Vorgaben eingehalten werden. Für die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen ist eine tatsächliche Reisetätigkeit Voraussetzung. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig:

• Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet;
• Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30;
• Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet;
• Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg;
• Für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeuges werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet;
• Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20 vergütet.

Werden alle diese Vorgaben eingehalten, genügt es, im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz (X) einzusetzen. Auf die Angabe des effektiven Spesenbetrages kann verzichtet werden.

Variante 3: Durch die Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement

Es besteht die Möglichkeit, ein Spesenreglement von der Steuerverwaltung des Sitzkantons genehmigen zu lassen. Hierbei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Unternehmen und Steuerverwaltung, in der sich das Unternehmen verpflichtet, nur Spesen im Rahmen dieses Reglements zu vergüten, während dem im Gegenzug die Steuerverwaltungen in der ganzen Schweiz die bezahlten Spesen als solche akzeptieren und ohne Weiteres auf eine Aufrechnung als Lohn verzichten. In der Regel wird diese Beurteilung auch von der AHV und den anderen Sozialversicherungen übernommen. Die Steuerkonferenz hat ein Muster-Spesenreglement veröffentlicht, das als Grundlage für individuelle Spesenreglemente dienen soll. Individuell auf das Unternehmen zugeschnittene Regelungen sind möglich und in begründeten Fällen kann von den Grundsätzen aus der Wegleitung abgewichen werden. Im Lohnausweis ist auf das genehmigte Spesenreglement hinzuweisen und auch hier entfällt die Angabe der effektiven Spesen. Die pauschalen Spesen sind betragsmässig (Ziffer 13.2 des Lohnausweises) aufzuführen und der entsprechende Vermerk (in Ziffer 15 des Lohnausweises) muss angebracht werden, es besteht jedoch keine Gefahr einer Aufrechnung.

Welche Variante ist für mein Unternehmen sinnvoll?

Variante 1 kann grundsätzlich nicht empfohlen werden, da diese neben einem erheblichen Erfassungsaufwand für die effektiven Spesen auch zu einer grossen Rechtsunsicherheit, sowohl bei den privaten Steuern der Mitarbeitenden, als auch bei den Sozialversicherungsbeiträgen des Unternehmens führt. Variante 2 kann in einfachen Verhältnissen die passende Lösung sein, sofern nur unwesentliche Spesenzahlungen vorkommen und keine Pauschalspesen vergütet werden und damit auch der Verwaltungsaufwand und die Verbuchung der einzelnen Spesenbelege verhältnismässig bleiben.

Variante 3 ist in komplexeren Situationen mit viel Aussendienst- und Reisetätigkeit sowie bei der Zahlung von Pauschalspesen viel sinnvoller und es führt eigentlich kein Weg an einem genehmigten Spesenreglement vorbei.

Die artax Fide Consult AG hat in Zusammenarbeit mit den Steuerverwaltungen eine eigene Vorlage entwickelt, die teilweise attraktivere Regelungen als die offiziellen Muster der Steuerverwaltungen enthält, ein paar zusätzliche in der Praxis oft vorkommende Spesenarten regelt und bereits bei vielen Kunden erfolgreich implementiert werden konnte. Von dieser Vorlage ausgehend können wir ein optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmtes Reglement erarbeiten und für Sie genehmigen lassen. Durch unsere langjährige Erfahrung mit dem Thema können wir frühzeitig abschätzen, welche Regelungen Aussicht auf Genehmigung haben. Dies auch bei der Überprüfung von älteren Reglementen.

Dieser Artikel kann nur einen groben Überblick über die komplexe Thematik Lohn, Lohnausweis und Spesenreglemente vermitteln. Wir stehen Ihnen aber gerne zur Verfügung, um die für Ihre Situation passende Lösung zu finden und mit Ihnen umzusetzen.

 

Quelle: artax Fide Consult
Titelbild: Drazen Zigic – shutterstock.com

About lic.rer.pol. Urs Fischer & lic. iur. Dominic Suter

Lic.rer.pol. Urs Fischer ist Treuhänder / MWST-Spezialist STS und zugelassener Revisor RAB. Lic. iur. Dominic Suter ist Spezialist Steuern und Mobility,


Ihr Kommentar zu:

Spesen und Spesenreglemente – ein Überblick zu den wichtigsten Fakten

Für die Kommentare gilt die Netiquette! Erwünscht sind weder diskriminierende bzw. beleidigende Kommentare noch solche, die zur Platzierung von Werbelinks dienen. Die Agentur belmedia GmbH behält sich vor, Kommentare ggf. nicht zu veröffentlichen.