Die Checkliste für den grossen Büroumzug
Ein Büroumzug ist eine grosse Sache, die man nicht jeden Tag erlebt. Das betrifft sowohl die Firmeninhaber und das Management wie auch alle Mitarbeiter des Unternehmens. Daher sollte man sich bereits im Vorfeld gut überlegen, wie der Umzug so reibungslos wie möglich ablaufen kann und wer zu welchem Zeitpunkt in das Projekt einbezogen werden sollte. Die wichtigsten Fragen dafür sind hier zusammengefasst:
Wie bereitet man sich auf den Umzug vor?
Eine gute Vorbereitung und professionelle Planung ist die halbe Miete. Dabei sollte man sich entsprechend viel Zeit einplanen. Die Vorlaufzeit ist in erster Linie abhängig von der Grösse des Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter. Kleine Betriebe kommen mit etwa zwei bis drei Monaten Vorlaufzeit aus, mittlere Unternehmen bis 250 Arbeitsplätze sollten dagegen in etwa ein halbes Jahr einplanen. Bei Grossunternehmen verlängert sich die Dauer entsprechend. Ab 800 Mitarbeiter sollte man von ein- bis eineinhalb Jahre Vorlaufzeit ausgehen.
Termine für den Büroumzug um Ende März sollten bei der langfristigen Planung möglichst umgangen werden. Da es sich dabei in vielen Kantonen um einen offiziellen-ortsüblichen Kündigungstermin für viele Mietwohnungen handelt, sind natürlich auch die Zügelfirmen entsprechend gebucht.
Wer einen professionellen Umzugshelfer engagieren will, sollte einen Massnahmenkatalog mit den durchzuführenden Arbeiten erstellen und sich dafür entsprechende Angebote einholen. Entsprechende Umbau- und Renovierungsarbeiten im neuen Bürokomplex sollten dabei ebenfalls rechtzeitig geplant werden, um zum richtigen Zeitpunkt die passenden Handwerker dafür beauftragen zu können.
Zu einem professionellen Umzugsmanagement gehört selbstverständlich auch die Einbeziehung der Mitarbeiter des Unternehmens.
Was wird der Umzug voraussichtlich kosten?
Die Frage nach den Kosten lässt sich nicht pauschal beantworten und es gibt auch keine Formel dafür, mit der man einen ungefähren Preis errechnen kann. Der Preis ist von sehr vielen unterschiedlichen Faktoren abhängig. Dazu gehören vor allem die Grösse und Menge des Inventars und die Distanz zwischen den alten und den neuen Räumlichkeiten sowie eventuell die Übersiedlung teurer elektronischer Geräte.
Als groben Richtwert kann man bei einem einfachen Büroumzug bei einer Unternehmensgrösse ab 15 Mitarbeitern mit rund 250 bis 350 CHF pro Mitarbeiter kalkulieren.
Wie kann man sich gegen Schäden absichern?
Der Mietvertrag ist unterschrieben, die Umzugsfirma ist beauftragt. Eigentlich kann es jetzt losgehen, oder? Im Grunde genommen ja, doch als umsichtiger Unternehmer sollte man sich nicht darauf verlassen, dass sich das Umzugsunternehmen um eventuelle Probleme kümmert, die während des Umzugs entstehen.
Meistens variiert die Deckung des Umzugsunternehmens stark. Gesetzlich müssten die Zügelunternehmen zumindest die Kosten der Reparatur bezahlen oder den Minderwert, der an den Möbeln entstanden ist. Doch gerade dieser ist bei Möbeln oft nur schwer abzuschätzen und führt oft zu langen Streitigkeiten. Abhilfe schafft hier eine Umzugsversicherung, mit der die tatsächlichen Wiederbeschaffungskosten gedeckt werden können.
Wer muss informiert werden?
Ein Büroumzug erfordert ein umfassendes Kommunikationsmanagement. Daher sollte man sich auch hier bereits bei der Planung überlegen, wer zu welchem Zeitpunkt über den Umzug informiert werden muss.
Die ersten, die man in die Pläne einweihen sollte, sind der Betriebsrat und die eigenen Mitarbeiter, damit sie von dem Umzug nicht aus anderen Quellen erfahren. Danach sollten Kunden und Geschäftspartner mittels Rundschreiben über den bevorstehenden Umzug informiert werden.
Regelmässige Dienstleister wie die Reinigungsfirma und Energieversorger sollten ebenfalls in den Kommunikationsplan miteinbezogen werden. Hier gilt es abzuklären, ob die gleichen Unternehmen auch am neuen Standort weiter beauftragt werden können, oder eventuell Verträge fristgerecht gekündigt werden müssen, um doppelte Kosten zu vermeiden.
Rechtzeitig zum Umzug müssen der Eintrag im Handelsregister sowie Einträge in Telefonbüchern und eventuelle Online-Quellen wie Google Maps aktualisiert werden. Zusätzlich sollte überlegt werden, welche Ämter und Behörden von dem Umzug in Kenntnis gesetzt werden müssen.
Bei der Post sollte rechtzeitig ein Nachsendeauftrag in Auftrag gegeben werden, damit wichtige Schriftstücke auch verlässlich am neuen Standort ankommen.
Fazit
Ein Büroumzug kommt nur sehr selten vor. Wer es schafft, dabei professionell vorzugehen, hat viele Vorteile. Die Arbeit am neuen Standort kann schnell und unverzüglich aufgenommen werden, die Mitarbeiter sind durch die frühzeitige Einbeziehung zusätzlich motiviert und freuen sich über den neuen Standort und Kunden und Geschäftspartner fühlen sich wertgeschätzt, weil sie für so wichtig erachtet wurden, dass sie über den Umzug informiert wurden.
Ein entsprechendes Eröffnungsfest am neuen Standort, bei dem Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter eingeladen sind, bildet dann noch den krönenden Abschluss für den erfolgreichen Büroumzug.
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