Firmenveranstaltungen richtig kalkulieren - darauf müssen Unternehmen achten
Die Planung einer Firmenveranstaltung setzt immer Kompetenz und Erfahrung voraus. Zahlreiche Punkte müssen bedacht und geplant werden, um für einen reibungslosen Ablauf sorgen zu können. Ein wichtiger Bestandteil der Veranstaltungsplanung ist die Kalkulation von Kosten und Budget. Wichtig ist es dabei, von Anfang an alle Kosten zu berücksichtigen.
Steht eine Firmenveranstaltung an, ganz egal, ob es sich um eine Weihnachtsfeier, ein Jubiläum oder den Tag der offenen Tür handelt, sollte möglichst zu Beginn der Vorbereitung die Budgetplanung erfolgen. Hier müssen natürlich verschiedene Aspekte angefangen von der Location über das Catering bis hin zur Unterhaltung bedacht werden. Wichtig ist es, zunächst ein Budget für die Veranstaltung festzulegen. So lässt sich vermeiden, dass Zeit in Ideen investiert wird, die aus finanzieller Sicht nicht realisierbar sind. Ohne klares Budget erschwert sich die gesamte Veranstaltungsplanung unnütz und es entstehen Hürden, an die im Eventmanagement zunächst nicht gedacht wurde.
Budget realistisch einschätzen
Eine der ersten grossen Herausforderungen einer jeden Firmenfeier ist es, das zur Verfügung stehende Budget realistisch einzuschätzen. Grundsätzlich sollte bei der Kalkulation mit einem finanziellen Spielraum gearbeitet werden, sodass sich plötzlich steigende Kosten rasch abfedern lassen. Bei der Budgetplanung kann es hilfreich sein, verschiedene Szenarien zu berücksichtigen. So kann eine Firmenfeier nicht nur mit eigenen Geldern finanziert werden. Eine Option, die Unternehmen in vielen Fällen in Betracht ziehen können, sind Sponsoren, die durch eigene finanzielle Mittel die Veranstaltung unterstützen. Das kann gerade bei grösseren Events eine Hilfe sein. Erst wenn das Budget steht, kann die Veranstaltungsplanung im Detail fortgeführt werden.
Um die Kosten nicht aus dem Blick zu verlieren und das vorgegebene Budget einzuhalten, werden alle Posten erfasst. Dies ist beispielsweise im Rahmen einer Excel-Tabelle sehr einfach und komfortabel möglich. Gerade eventuell zu tätigende Vorauszahlungen gehören zu den Faktoren, die rasch dazu führen, dass sich Unternehmen bei den Gesamtkosten einer Veranstaltung unterschätzen.
Die unterschiedlichen Kalkulationen für Firmenveranstaltungen
Um bei der Organisation einer Firmenveranstaltung die Kosten nicht aus den Augen zu verlieren, können verschiedene Kalkulationsformen genutzt werden. Der erste Schritt, der hinsichtlich der Kostenplanung unternommen wird, ist die Vorkalkulation. Das Ziel der Vorkalkulation ist simpel. In erster Linie geht es darum, die entstehenden Eventkosten ein erstes Mal abzuschätzen. Da hier natürlich noch offen ist, was die einzelnen Posten tatsächlich kosten werden, ist es wichtig, die Vorkalkulation nicht zu knapp vorzunehmen und einen gewissen finanziellen Spielraum zu lassen. Auch wenn schon die einen oder anderen Events organisiert wurden, lässt sich nicht jedes Detail auf der Kostenseite genau abschätzen. Die Vorkalkulation bildet trotzdem so etwas wie den groben Fahrplan für die weitere Organisation.
Ist die Vorkalkulation abgeschlossen und sind die ersten Planungsschritte erfolgt, sollte prinzipiell eine Zwischenkalkulation vorgenommen werden. Als Grundlage dieser Zwischenkalkulation wird natürlich die Vorkalkulation genutzt. Grundsätzlich werden dabei die Daten der Kalkulation regelmässig aktualisiert, sodass immer genau ersichtlich ist, wie viel Budget für die weitere Planung noch zur Verfügung steht. Die Zwischenkalkulation umfasst sowohl einzelne Preise als auch genaue Mengenangaben.
Aus den Daten, die im Rahmen der Zwischenkalkulation gesammelt wurden, ergeben sich die Grundlagen der Nachkalkulation. Hier geht es in erster Linie darum, die tatsächlich eingegangenen Rechnungen zu erfassen und als Kosten aufzuführen. Nur so lassen sich zum Schluss die wirklich entstandenen Gesamtkosten und natürlich auch der Return on Investment erfassen.
Welche Informationen muss die Kalkulation bereithalten?
Die Kalkulation einer Veranstaltung definiert alle wichtigen Informationen und Fakten zu einer Firmenfeier und bietet dem Betrachter damit die Möglichkeit, sich rasch einen Überblick zu verschaffen. In dieser Datei werden daher nicht nur die entstehenden Kosten erfasst, sondern auch allgemeine Informationen. Dazu gehören zum Beispiel der Veranstaltungstermin sowie die Location. Weiterhin hält das Dokument immer genau fest, wann die Kalkulation erstellt und angepasst wurde.
Um anschliessend die Firmenfeier so genau wie möglich zu planen, werden die verschiedenen Event-Bestandteile erfasst. Hier spielen Kosten für die Location ebenso eine Rolle wie für das Catering und die Unterhaltung. Für jeden einzelnen Punkt werden zunächst nur die Nettoaufwendungen erfasst. Die steuerliche Belastung wird erst zum Schluss auf den Nettowert aufgeschlagen. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, die Bestandteile einer solchen Veranstaltung so detailliert wie möglich zu erfassen. Das bietet den Vorteil, dass mögliches Einsparpotenzial schneller erfasst werden kann. Gleichzeitig wird dadurch ein Vergleich der einzelnen Posten erleichtert.
Ist die Erfassung der einzelnen Kostenpunkte abgeschlossen, bieten sich zwei Möglichkeiten. In der vereinfachten Kalkulation werden jetzt nur noch die Ausgaben berücksichtigt, die durch die Steuer entstehen. Sie werden zum Schluss zum Netto-Gesamtbetrag addiert.
Wer sich einen noch genaueren Überblick über die Eventkosten verschaffen möchte, geht einen Schritt weiter und berechnet die Aufwendungen, die pro Teilnehmer für die Feier anfallen. Diese zusätzliche Berechnung ist sehr leicht vorzunehmen, ist aber nur möglich, wenn die Anzahl der Teilnehmer bekannt ist. Die Kosten pro Teilnehmer sind gerade dann interessant, wenn der finanzielle Gesamtaufwand verschiedener Events verglichen werden soll. Neben den direkten Kosten müssen generell auch die indirekten Kosten einer Veranstaltung bedacht werden. Diese entstehen beispielsweise durch den Personaleinsatz und die Verwaltung.
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